In alcuni paesi, determinate spese aziendali o donazioni possono avere implicazioni sulla retribuzione. In altre parole, i dipendenti potrebbero essere tenuti a pagare l'imposta sul reddito sugli importi ricevuti. Le aziende sono legalmente obbligate a dedurre tali importi dallo stipendio del dipendente.

Per facilitare la gestione delle paghe, Perk genera un report degli importi imponibili delle spese (ovvero gli importi delle spese soggette a imposta sul reddito), suddiviso per dipendente, in modo che possa essere elaborato da un sistema di elaborazione paghe di terze parti. Perk calcola l'importo dell'imposta sulle spese con scontrino, senza scontrino e sulle spese chilometriche. Le spese contrassegnate come note di credito sono escluse da questo calcolo.

Calcolo dell'importo imponibile per l'imposta sui benefit aziendali

In Perk, è possibile impostare regole fiscali per calcolare l'importo imponibile applicabile per dipendente. Nella regola fiscale, si determina il periodo di aggregazione durante il quale vengono accumulate le spese e la soglia oltre la quale gli importi delle spese sono soggetti a tassazione. Le regole fiscali sono impostate per categorie specifiche, il che significa che tutte le spese ricevute, senza ricevuta o chilometriche inviate per tali categorie sono soggette alla regola fiscale. Il calcolo utilizza l'importo totale della spesa come base. La configurazione della categoria non ha alcun impatto sul calcolo; viene utilizzata solo per attivarlo.

Ad esempio, si imposta una regola fiscale che stabilisce che tutte le spese per pasti superiori a 100 euro all'anno siano soggette a imposta sul reddito. Un dipendente effettua due viaggi durante l'anno e presenta due pasti da 45 euro per ogni viaggio. Le spese per i pasti del viaggio 1 non superano la soglia annuale; pertanto, non sono soggette a imposta. Nel viaggio 2, la spesa per il primo pasto supera la soglia cumulativa di 100 euro; pertanto, parte di tale spesa è soggetta a imposta. L'ultima spesa per il pasto è interamente soggetta a imposta.

Importo imponibile per partecipante

Gli importi imponibili vengono calcolati per tutti i partecipanti della propria azienda (ovvero gli utenti appartenenti all'entità giuridica della spesa). Perk non calcola gli importi imponibili per i partecipanti di altre aziende dell'organizzazione o per i partecipanti esterni (ovvero i dipendenti di altre organizzazioni).

Per le spese in cui i partecipanti sono stati specificati come numero e nome in un campo di testo e per le spese chilometriche, gli importi imponibili vengono calcolati per il mittente della spesa o per la persona per la quale l'utente invia la spesa nel caso degli assistenti. L'importo della spesa viene sempre suddiviso equamente tra il numero di partecipanti (indipendentemente dal fatto che siano utenti Perk o esterni). Ad esempio, se il numero di partecipanti a una spesa di 100 EUR è 2, l'importo della spesa su cui viene calcolato l'importo imponibile è 50 EUR.

Spesa di 498,65 euro divisa tra 4 partecipanti.
Perk calcola solo gli importi imponibili per i 2 appartenenti all'azienda.

Importi imponibili calcolati sulle spese esportate

L'importo imponibile per l'imposta sui benefit aziendali viene calcolato durante il processo di esportazione . Le spese in stato di bozza, approvazione, revisione o pronte per l'esportazione non vengono considerate nel calcolo dell'importo imponibile. Il calcolo prende in considerazione la spesa corrente e tutte le spese precedentemente esportate per lo stesso dipendente e categoria nello stesso periodo, come specificato dalla norma fiscale.

Figura 1. Importo imponibile totale di una spesa ripartita tra 4 partecipanti (importo totale della spesa EUR 498,65)

Una volta esportata, la spesa viene aggiornata con un riepilogo per ciascuna regola fiscale degli importi imponibili per i partecipanti elencati nella spesa. Inoltre, il riepilogo mostra le spese precedenti associate alla stessa regola fiscale per scopi di tracciabilità. Se più spese vengono esportate nello stesso processo di esportazione, Perk calcola l'importo imponibile per ciascuna spesa in successione in base a (in ordine di priorità):

• Data di spesa
• Data di presentazione
• Data di revisione
• Data di approvazione

In altre parole, se in un lavoro di esportazione sono presenti più spese, viene calcolata prima la spesa con la data di spesa più vecchia, poi quella immediatamente più vecchia e così via, fino a quando non vengono calcolati gli importi imponibili per tutte le spese incluse nel lavoro di esportazione.

Poiché il calcolo dell'importo imponibile viene eseguito subito dopo l'esportazione delle spese, se un processo di esportazione fallisce in qualsiasi fase, il calcolo non viene eseguito. Pertanto, le spese possono essere riesportate senza alcun impatto sul calcolo dell'importo imponibile.

Nota: se una spesa viene annullata e poi riesportata, si considera che l'importo imponibile sia già stato calcolato ed esportato in un sistema di terze parti; pertanto, non viene ricalcolato. Qualsiasi rettifica deve essere effettuata manualmente nel sistema di terze parti.

Applicabilità della norma fiscale

Le norme fiscali sono completamente indipendenti, il che significa che l'applicabilità di una norma fiscale a una categoria specifica non influisce sul calcolo di altre norme fiscali applicabili alla stessa categoria. Se alla stessa categoria si applicano più norme fiscali (ad esempio una con un intervallo di aggregazione settimanale e un'altra con un intervallo di aggregazione mensile), Perk calcola gli importi imponibili per ciascuna norma in modo indipendente. Poiché Perk fornisce l'importo imponibile per partecipante per ciascuna norma , è responsabilità del cliente determinare quale norma fiscale applicare e quale importo imponibile deve essere preso in considerazione nel calcolo dell'imposta sui benefit aziendali per evitare la doppia imposizione.

Spesa con più partecipanti e più regole fiscali applicabili

La validità di una norma fiscale è retroattiva, ma il calcolo in sé non lo è. Ad esempio, un'azienda imposta una norma fiscale con un periodo di aggregazione annuale il 1° marzo, ma imposta retroattivamente la data di inizio al 1° gennaio 2025. Il calcolo dell'importo imponibile viene eseguito solo per le spese esportate a partire dal 1° marzo 2025. L'importo imponibile non viene calcolato retroattivamente per le spese esportate in precedenza. Tuttavia, tutte le spese esportate con una data di spesa pari o successiva al 1° gennaio vengono considerate e incidono sul calcolo degli importi imponibili per le spese esportate il 1° marzo o successivamente. Nel riepilogo della norma fiscale per la spesa del 1° marzo, queste spese precedenti sono elencate con un importo imponibile pari a zero, poiché non sono stati effettuati calcoli per queste spese. La somma degli importi delle spese precedenti determina se la spesa corrente supera la soglia.

Soglia per gli importi imponibili sulle spese individuali

Sebbene le regole fiscali siano generalmente impostate su un periodo di aggregazione specifico, Perk può anche essere configurato per calcolare gli importi imponibili sulle singole spese. Quando il periodo di aggregazione è per spesa, Perk calcola l'importo imponibile in base alla singola spesa e non tiene conto di eventuali altre spese che potrebbero essere state presentate. È possibile scegliere se determinare l'intero importo come imponibile una volta superata la soglia o se considerare l'importo imponibile solo come la parte proporzionale che supera la soglia. Ad esempio, se si imposta una regola fiscale con una soglia di 100 EUR, per una spesa di 150 EUR Perk può determinare l'importo imponibile in 50 EUR (ovvero l'importo che supera la soglia di 100 EUR) oppure considerare l'intera spesa come imponibile (ovvero 150 EUR) poiché la spesa supera la soglia impostata.

Suggerimento: gli importi imponibili possono anche essere recuperati per ogni spesa tramite l'API Yokoy ( incomeTaxableAmounts ).

Importi imponibili nelle spese e nelle indennità giornaliere

Questa funzionalità non calcola gli importi imponibili per le indennità giornaliere. In altre parole, l'importo imponibile per i benefit in natura che potrebbe essere applicabile a qualsiasi eccedenza di indennità giornaliere pagata dall'azienda in alcuni Paesi (ad esempio quando un'azienda paga ai dipendenti indennità giornaliere superiori all'aliquota nazionale tedesca). Perk calcola gli importi imponibili per le indennità giornaliere separatamente. Tuttavia, è necessario tenere presente che può verificarsi una doppia imposizione poiché sia la spesa che la indennità giornaliera possono essere considerate soggette a imposta.

Ad esempio, un dipendente partecipa alle spese di una cena. Considerando l'importo della spesa come partecipante, si può ritenere che l'importo sia soggetto a tassazione per quel dipendente e l'importo imponibile viene calcolato di conseguenza. Se il dipendente seleziona una modifica per dedurre quel pasto dalla diaria giornaliera per quel giorno, ciò potrebbe comportare un'imposizione fiscale sulla diaria. La modifica può modificare l'importo esente da imposte e quindi l'importo imponibile della spesa giornaliera. Se vengono sommati entrambi gli importi imponibili (quello derivante dalla spesa ricevuta e quello per la diaria), in linea di principio potrebbe essere possibile una doppia imposizione.

Esempi di calcolo dell'imposta sui benefici aziendali

Un'azienda elabora tre spese nello stesso periodo di aggregazione e le esporta una dopo l'altra. È stata stabilita una norma fiscale per una soglia di 60 euro all'anno.

L'importo imponibile calcolato per ciascun partecipante è il seguente:

Visualizzazione della ripartizione dell'importo imponibile nelle spese

Una volta esportate una o più spese per le quali sono applicabili norme fiscali, la spesa viene aggiornata con una ripartizione degli importi imponibili per tutti i partecipanti della propria azienda per ciascuna norma applicabile alla spesa.

La ripartizione è raggruppata per norma fiscale ed elenca:

• Norme fiscali applicabili
• Soglia
• Periodo di aggregazione
• Importo imponibile totale
• Importo imponibile per partecipante

Per quanto riguarda la norma fiscale applicabile, è possibile visualizzare tutte le spese contemplate come parte del calcolo della norma fiscale per il periodo per i partecipanti alla spesa facendo clic su Visualizza spese del/i partecipante/ .

È possibile visualizzare una sezione espandibile per ogni partecipante sulla spesa, che elenca la spesa corrente e le spese precedenti contemplate nel periodo di aggregazione definito per la regola fiscale. Per ogni spesa, è possibile visualizzare una descrizione della spesa, la data della spesa, lo stato della spesa, la quota di spesa del partecipante e l'importo imponibile per tale spesa.

I dettagli dei partecipanti vengono ordinati in base all'ordine in cui i partecipanti vengono aggiunti alla spesa.

Spesa con due partecipanti, che supera la soglia di 20 EUR prevista dalla norma fiscale. Un partecipante ha già presentato una spesa soggetta alla norma fiscale.

Nota: per configurare Perk in modo che calcoli automaticamente gli importi imponibili delle spese per ciascun partecipante, vedere Configurare Perk per calcolare gli importi imponibili sui benefit aziendali .

Generazione di un report analitico con importi imponibili

In Analytics puoi generare un rendiconto spese ad hoc con tutti gli importi imponibili per dipendente, nonché dettagli sulla regola fiscale utilizzata.

I campi dati specificamente correlati agli importi imponibili sui benefit aziendali che puoi includere nelle note spese sono:

In Valori (aggregati) , puoi selezionare Importo imponibile . Il report risultante può essere utilizzato per l'elaborazione nel tuo sistema di elaborazione paghe.

Suggerimento: è necessario impostare una regola fiscale in Perk per calcolare gli importi imponibili sui benefit aziendali.