L'integrazione DATEV (Spese) è un'integrazione basata su API che utilizza DATEV Buchungsdatenservice per spese di ogni tipo (spese comuni, transazioni con carta e spese di viaggio).
Una volta che la Finanza ha esaminato e approvato le spese, l'esportazione delle spese da Perk converte le spese in un giornale contabile in formato CSV che viene trasferito al centro di calcolo DATEV (Centro di Ricerca o RZ), unitamente alla relativa ricevuta.
Le ricevute vengono inviate a DATEV e sono visualizzabili su DATEV Unternehmen Online (DUO). Il file in formato DATEV può essere generato anche senza inviarlo a DATEV. All'interno di DATEV, le prenotazioni e le relative ricevute possono essere acquisite da Rechenzentrum, modificate (a meno che le prenotazioni non siano bloccate in Perk) e registrate.
DATEV non espone alcun endpoint per ottenere i dati master per Perk. Pertanto, questa integrazione riguarda solo l'esportazione dei dati di prenotazione.
L'integrazione utilizza DATEV contabilità:documenti E contabilità:file extf API pubbliche.
Logica contabile e formato del file di prenotazione
Il giornale contabile è redatto nel Formato DATEV:
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Descrizione |
|---|---|
| Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Importo lordo nella valuta originale |
| Soll/Haben-Kennzeichen | “H” per nota di credito, altrimenti “S” |
| WKZ Umsatz | Valuta della spesa originale. Presente solo se la spesa è in valuta estera. |
| Corso | Tasso di cambio |
| Basis-Umsatz | Importo lordo nella valuta di base |
| WKZ Basis-Umsatz | Valuta di base |
| Conto | Account |
| Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Conto creditore |
| BU-Schlüssel | Codice articolo fiscale. Solo se è presente l'imposta |
| Belegdatum | Configurazione all'interno di Perk. Data di spesa o data di registrazione |
| Belegfeld 1 | Configurazione all'interno di Perk |
| Buchungstext | Scopo aziendale / descrizione |
| Postensperre | 0 |
| Zinssperre | 0 |
| KOST1 - Kostenstelle | Configurazione all'interno di Perk |
| KOST2 - Kostenstelle | Configurazione all'interno di Perk |
| EU-Land u. UStID (Bestimmung) | Codice fiscale del commerciante |
| Zahlweise | 3 |
| Festschreibung | Configurazione all'interno di Perk. Può essere 0 o 1. |
| Zusatzinformation - Art 1 | "ID Perk originale" |
| Zusatzinformation - Inhalt 1 | ID spesa interna Perk |
| Zusatzinformation - Art 2 | “Nome Mitarbeiter” |
| Zusatzinformation - Inhalt 2 | Nome e cognome del dipendente |
L'intestazione del file è definita come segue:
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Valore |
|---|---|
| Bandiera | “EXTF” |
| Numero di versione | 700 |
| Categoria formato | 21 |
| Nome formato | “Buchungsstapel” |
| Formato Versione | 12 |
| Creato il | Marca temporale |
| Numero del consulente | Dipende dalle impostazioni di connessione. Tratto dalle impostazioni. |
| Numero cliente | A seconda dell'impostazione della connessione |
| Inizio dell'anno commerciale | Configurazione all'interno di Perk |
| Lunghezza del conto G/L | Configurazione all'interno di Perk |
| Data da | Primo `Belegdatum` di tutte le prenotazioni contenute nel file |
| Data fino a | Ultimo `Belegdatum` di tutte le prenotazioni contenute nel file |
| Designazione | “Esportazione elaborazione spese” |
| Iniziali | “YY” |
| Tipo di record | 1 |
| Motivo contabile | 0 |
| Bloccaggio | Configurazione all'interno di Perk. 0 o 1 |
| Codice valuta | Valuta di base |
| Piano dei conti G/L | Configurazione all'interno di Perk. SKR03, SKR04, SKR07 |
Questo file di prenotazione viene archiviato anche in Perk e può essere scaricato per essere esaminato.
Trasmissione della ricevuta
Attualmente Perk supporta i seguenti formati per la trasmissione della ricevuta a DATEV:
- PNG
- JPG / JPEG
Le ricevute vengono inviate con i seguenti metadati:
| Campo | Valore |
|---|---|
| tipo_documento | “Rechnungseingang” |
| nota | "Beleg zu Perk Spese " |
| categoria | “Vantaggio” |
| cartella | “Spesen” |
| registro | Data di spesa (registrazione) nel formato AAAA/MM (la data considerata dipende dalla configurazione `Belegdatum`) |
Le ultime tre voci vengono utilizzate per categorizzare le ricevute nella seguente struttura di cartelle
Ciò significa che sotto è presente una ricevuta risalente a gennaio 2022 Belegablage/Perk/Spesen/”2022/01”.
Impostazione in DATEV
Come prerequisito per l'integrazione con Perk, è necessario attivare il Buchungsdatenservice nel conto DATEV.
Si prega di fare riferimento alle seguenti risorse di DATEV:
Se non riesci ad attivare il servizio, contatta il tuo consulente fiscale.
Configurazione in Perk
Impostazione di una nuova connessione: autenticazione
Prerequisiti: Devi sapere il ID cliente composto dal numero del consulente e dal numero del cliente. Puoi richiedere queste informazioni al tuo consulente fiscale o consultarle nell'applicazione DATEV.
Come in DATEV tutte le prenotazioni vengono convertite nella valuta aziendale (tipicamente EUR), solo la Importi esportati nella valuta aziendale è supportata la strategia di prenotazione della valuta.
Per configurare la connessione con DATEV:
- Vai a Impostazioni > Integrazioni > Esportazione spese
- Clic Sistema ERP per la tipologia di spesa pertinente (Spese/Transazioni con carta/Spese di viaggio)
- Selezionare DATEV Buchungsdatenservice per stabilire una nuova connessione.
Vedere Riutilizzo di una connessione esistente se si desidera riutilizzare una connessione esistente. - Inserisci il numero del consulente e il numero del cliente. Assicurati che il blocco pop-up è disattivato.
- Clic Connettiti a DATEV.
-
Apparirà una finestra pop-up in cui dovrai effettuare il login su DATEV:
- Scegli il metodo di accesso più adatto e, se richiesto, fornisci la password.
-
Se l'accesso è andato a buon fine, ti verrà chiesto di fornire il consenso:
- Clic Sono d'accordo se accetti di concedere a Perk le autorizzazioni descritte.
- La connessione viene stabilita e testata. I risultati del test di connessione vengono visualizzati sotto la sezione relativa alla configurazione ERP richiesta.
Potresti riscontrare uno di questi scenari:
| Stato della connessione | Spiegazione |
|---|---|
| Aggiornamento dello stato della connessione… | La connessione è in fase di test. |
| La connessione con DATEV è attiva. | La connessione è attiva e tutti i servizi rilevanti sono disponibili in DATEV. |
| Mancano alcuni servizi pertinenti in DATEV. Si prega di verificare le voci relative al numero di consulente e cliente e i servizi disponibili in DATEV. | La connessione è attiva, ma mancano i servizi desiderati. Assicurarsi che i servizi "Buchungsdatenservice" e "Belegbilderservice" siano attivati in DATEV. |
| Il cliente non esiste in DATEV o mancano i diritti di accesso. Si prega di verificare i dati relativi al consulente e al numero cliente e di verificare i diritti di accesso in DATEV. | Il tuo utente non ha i diritti di accesso all'ID cliente inserito oppure l'ID cliente non esiste. Verifica di aver inserito correttamente il numero del consulente e il numero del cliente. |
| Mancano il numero del consulente e/o del cliente, riconnettersi. | Non è stato effettuato alcun tentativo di connessione precedente oppure è fallito e il numero del consulente e/o del cliente risulta mancante. È necessario connettersi (di nuovo). |
| Nessun token di aggiornamento disponibile. Stabilisci una connessione per ottenere un nuovo token. | I precedenti tentativi di connessione sono falliti e non è stato ricevuto alcun token da DATEV. Connettersi nuovamente e consultare le FAQ alla fine di questa documentazione per eventuali errori. |
| Il collegamento con DATEV è stato revocato in Perk. | Un utente di Perk ha revocato attivamente la connessione con DATEV e questa deve essere ristabilita. |
| La connessione con DATEV è stata interrotta, riconnettersi. | I token di connessione non funzionano più, molto probabilmente perché la connessione è scaduta (accade dopo 2 anni) o è stata revocata al di fuori di Perk. |
| Non è stato possibile determinare lo stato della connessione. Contattare l'assistenza. | Si è verificato un errore imprevisto. Si prega di contattare Supporto Perk. |
Gestione della connessione a DATEV
È possibile interrompere la connessione con DATEV in qualsiasi momento cliccando Disconnettersi da DATEVIn alternativa, il collegamento Gestisci le connessioni in DATEV ti fornisce una panoramica completa di tutte le tue connessioni all'interno di DATEV e ti consente di disconnetterle.
Inoltre, sul Buchungsdatenservice è possibile accedere alla disponibilità del centro di elaborazione dati DATEV e a informazioni più approfondite sui prodotti.
Configurazione
Una volta stabilita correttamente la connessione, viene visualizzato il seguente modulo di configurazione:
È necessario configurare queste impostazioni:
| Configurazione | Descrizione |
|---|---|
| Numero del consulente | Numero del consulente definito al momento della connessione. Deve rimanere allineato al parametro di connessione corrispondente e pertanto non può essere modificato nelle configurazioni. Se il numero del consulente deve essere aggiornato, è necessario stabilire una nuova connessione. |
| Numero cliente | Numero cliente definito al momento della connessione. Deve rimanere allineato al parametro di connessione corrispondente e pertanto non può essere modificato nelle configurazioni. Se il numero del consulente deve essere aggiornato, è necessario stabilire una nuova connessione. |
| Lunghezza del conto G/L | La lunghezza del conto (Sachkontenlänge) deve essere coerente con DATEV. Può essere trovata all'interno di DATEV sotto Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Piano dei conti | Il piano dei conti (Standardkontenrahmen) deve essere coerente con DATEV. È possibile trovarlo all'interno di DATEV alla voce Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Metodo per la colonna 'Belegfeld 1' |
La colonna "Campo di riferimento 1" consente la riconciliazione automatica (a seconda dell'impostazione, le prenotazioni con un valore pari a zero non vengono visualizzate). Perk offre attualmente diverse opzioni per impostare il valore nel "Campo di riferimento 1":
|
| Valore/mappatura per la colonna 'Belegfeld 1' |
Questo campo di configurazione integra il precedente. Se si sceglie il metodo "valore costante", è necessario inserire il valore desiderato in questo campo. Se si sceglie il metodo "mappare il mese della spesa", la mappatura è specificata in notazione JSON, ad esempio: {“1”: “primo valore”, “2”: “secondo valore”, “3”: “terzo valore” …} |
| Valore per il campo 'KOST1 - Kostenstelle' |
Perk offre attualmente tre opzioni per impostare il valore del campo 'KOST1 - Kostenstelle':
|
| Valore per il campo 'KOST2 - Kostenstelle' |
Perk offre attualmente tre opzioni per impostare il valore del campo 'KOST2 - Kostenstelle':
|
| Dimensione tag per il campo 'KOSTx - Kostenstelle' | Nel caso in cui si scelga l'opzione tag per uno dei campi KOST, questo campo consente di specificare la dimensione del tag da utilizzare. |
| Inizio dell'anno commerciale (GG-MM) | Giorno e mese di inizio dell'anno fiscale (nel formato GG-MM). Si prega di notare che è possibile esportare insieme solo le spese relative allo stesso anno fiscale. |
| Blocca i post esportati | Se bloccare o meno le prenotazioni (Festschreibung). |
| Data per la colonna `Belegdatum` |
Data da esportare nella colonna `Belegdatum`. Sono disponibili le seguenti opzioni:
Per impostazione predefinita, viene considerata la data di pubblicazione. |
| Scegli la gestione dei documenti |
Per inviare o meno le ricevute a DATEV, sono disponibili le seguenti opzioni:
Il PDF generato fa riferimento al PDF standard di riepilogo spese di Perk. Se la spesa è accompagnata da una ricevuta, questa è incorporata in questo PDF. Se i documenti vengono trasmessi a DATEV (tutte le opzioni tranne la prima), è necessario che sia disponibile il Belegbilderservice (solitamente attivato automaticamente quando si attiva il Buchungsdatenservice). |
| Esporta il riepilogo pdf per i viaggi | Se selezionata, verrà trasmesso un riepilogo del viaggio in formato PDF come ricevuta per le spese che fanno parte di un viaggio. |
| Ignora le prenotazioni di importo zero nell'esportazione | Se selezionato, le spese di importo pari a zero non vengono trasmesse a DATEV, ma vengono comunque impostate sullo stato "esportato". |
| Le tariffe giornaliere saranno escluse dall'esportazione | Selezionare le tariffe giornaliere che non devono essere trasmesse a DATEV, ma che devono comunque essere impostate sullo stato “esportate”. |
| Tariffe chilometriche da escludere dall'esportazione | Selezionare le tariffe chilometriche che non devono essere trasmesse a DATEV, ma che devono comunque essere impostate sullo stato "esportate". |
Sono richiesti tutti i parametri di configurazione, con le seguenti eccezioni:
- Il campo "Valore/mappatura per 'Belegfeld 1'" può rimanere vuoto se si utilizza il metodo "ID spesa".
- "La dimensione del tag per il campo 'KOSTx - Kostenstelle'' può rimanere vuota se il tag non viene utilizzato per nessuno dei due campi KOST.
Riutilizzo di una connessione esistente
Perk offre la possibilità di utilizzare diversi sistemi ERP per le spese comuni, le transazioni con carta di credito e le spese di viaggio. Tuttavia, spesso le registrazioni per queste tre tipologie di spese vengono esportate nello stesso sistema ERP.
In questo caso è possibile riutilizzare la connessione stabilita per le spese comuni con le stesse configurazioni selezionando DATEV Buchungsdatenservice con connessione esistente” dal campo del sistema ERP.
Prenotazione in DATEV
I dati di prenotazione esportati da Perk vengono inviati come batch di transazioni ("Buchungsstapel") al centro dati di DATEV ("Rechenzentrum", "RZ"). Per la procedura di acquisizione dei dati di prenotazione dal centro dati e di registrazione delle prenotazioni in DATEV, fare riferimento a Documentazione DATEV.
Domande frequenti (FAQ)
Dopo aver cliccato su Connetti con DATEV, non succede nulla.
Verifica se il tuo browser blocca i pop-up. Il processo di autenticazione apre una finestra pop-up per accedere a DATEV. A seconda delle impostazioni del browser, le finestre pop-up potrebbero essere bloccate.
Dopo aver cliccato su Connetti con DATEV, viene visualizzata una finestra vuota.
Molto probabilmente la password per mIDentity viene richiesta in una finestra che potrebbe essere nascosta dietro altre finestre.
Dopo aver stabilito la connessione con DATEV, lo stato della connessione viene visualizzato come Servizio mancante.
Non tutti i servizi richiesti sono stati attivati in DATEV. Verifica con DATEV e con il tuo consulente fiscale.
Come posso verificare se riesco a connettermi a DATEV?
Sotto lo stato della connessione c'è un link a Gestisci le connessioni in DATEVSe riesci ad accedere alla panoramica delle connessioni di DATEV ("Verbundene Anwendungen"), puoi anche connetterti a DATEV. Tuttavia, ciò non fornisce alcuna informazione sulla disponibilità dei servizi DATEV richiesti, né sulle autorizzazioni per uno specifico ID cliente.
Posso collegare più entità giuridiche con lo stesso ID cliente in DATEV?
Sì, è possibile. Si prega di considerare il punto successivo.
Voglio collegare più entità giuridiche a DATEV (potenzialmente utilizzando lo stesso ID cliente). Quando provo a collegare la seconda entità giuridica, non mi viene più richiesta l'autenticazione e il tentativo di connessione fallisce. Cosa devo fare?
DATEV sembra ricordare i precedenti tentativi di connessione del browser e non richiede più l'autenticazione. A volte questo può causare il fallimento dei tentativi di connessione. Riavviare il browser (o aprire una nuova finestra) tra un tentativo di connessione e l'altro.
Posso utilizzare l'integrazione DATEV di Perk anche con i sistemi on-premise?
Sì, è possibile, l'unico requisito è una connessione al centro dati di DATEV ("Rechenzentrum", RZ). Nella stragrande maggioranza dei casi, tale connessione esiste già per altri argomenti, come "USt-Übermittlung" o "Bezug von Kontoauszugsdaten".