Durante il processo di onboarding, la configurazione della spesa per la tua azienda è stata effettuata dal tuo team di implementazione Perk. Tuttavia, puoi modificare alcune di queste impostazioni come richiesto in Impostazioni > Account > Aziende selezionando l'azienda e cliccando Visualizza le impostazioni di spesa.
Attenzione: Queste impostazioni hanno un impatto sul comportamento di elaborazione delle spese. Assicurati di selezionare l'azienda applicabile e di comprenderne l'impatto sulla tua azienda prima di apportare modifiche.
Impostazioni generali
In questa sezione puoi modificare le impostazioni generali della tua azienda, come ad esempio il servizio di tasso di cambio utilizzato per calcolare la conversione di valuta.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Il nome della persona giuridica a cui si applicano queste impostazioni. Questa informazione viene visualizzata solo a scopo informativo. È possibile modificarla dalla pagina principale delle impostazioni aziendali. |
| Fonte dei tassi di cambio | Servizio di cambio valuta utilizzato per calcolare la conversione di valuta. Vedi Tassi di cambio e conversione di valuta in Perk. |
Approvazione e revisione finanziaria
Questa sezione consente di modificare il processo di approvazione delle spese della tua azienda, che prevede due passaggi:
- Strategia di approvazione (ad esempio approvazione aziendale)
- Strategia di revisione finanziaria
Inoltre, puoi selezionare metodi di pagamento che non richiedono approvazione e impedire ai dipendenti di richiamare le spese per i seguenti stati. Se apporti modifiche, assicurati di cliccare su Salva in seguito. In caso contrario, eventuali modifiche potrebbero andare perse.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Strategia di approvazione |
Questa strategia viene determinata durante il processo di implementazione per la tua azienda.
Se la tua azienda richiede un flusso di approvazione diverso dalla strategia di revisione standard (o combina le strategie di approvazione del responsabile di linea e dell'oggetto di costo), allora devi impostare un Flusso di lavoro personalizzato utilizzando il designer di flussi di lavoro. È possibile modificare questa strategia in qualsiasi momento; tuttavia, verrà applicata solo ai nuovi documenti. Le spese esistenti utilizzeranno la strategia precedente. |
| Attiva l'approvazione automatica |
Questa opzione è disponibile solo se Approvazione dell'oggetto di costo O Approvazione del responsabile di linea è selezionato. Abilita le approvazioni automatiche se una spesa è inferiore a una certa soglia e senza avvisi. La soglia è specificata in posizioni diverse a seconda che si selezioni l'approvazione dell'oggetto di costo o l'approvazione del responsabile di linea:
|
| Strategia di revisione finanziaria |
Questa strategia viene determinata durante il processo di implementazione per la tua azienda.
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| Disabilita l'opzione per rifiutare le richieste di approvazione |
Selezionando questa casella di controllo, si impedisce agli approvatori e ai revisori finanziari di rifiutare definitivamente le note spese pagate privatamente. Possono solo rinviare la nota spese per apportare modifiche. Se la casella di controllo rimane deselezionata, le note spese pagate privatamente possono essere rifiutate definitivamente, ma non le spese di viaggio e quelle relative alle carte aziendali. |
| Metodi di pagamento che non necessitano dell'approvazione del gestore | Scegli le opzioni di pagamento (pagamento privato, carta aziendale e fornitore di servizi di viaggio) che non richiedono l'approvazione del responsabile dell'oggetto di costo o del responsabile di linea. Tutte le spese con questi metodi di pagamento vengono inviate direttamente alla revisione finanziaria. |
| Impedire ai mittenti di richiamare le spese per i seguenti stati | Seleziona gli stati (in approvazione, in revisione, pronto per l'esportazione) in cui non desideri che i dipendenti possano richiamare le spese. Ad esempio, potresti non volere che i dipendenti possano richiamare una spesa che è stata approvata e revisionata ed è pronta per l'esportazione. |
Definizione di nota spese
Questa sezione determina la visibilità dei tipi di spesa giornaliera e chilometrica e consente di stabilire come vengono gestiti specifici scenari di spesa in Perk.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Abilitare la tariffa giornaliera | Abilita la gestione delle indennità giornaliere, il calcolo e il rimborso. Puoi stabilire dove i dipendenti possano accedere alla creazione delle indennità giornaliere. |
| Abilita le spese chilometriche | Abilita il monitoraggio, il calcolo e il rimborso del chilometraggio. Puoi stabilire dove vuoi che i dipendenti possano accedere alla creazione delle spese chilometriche. |
| Data di azzeramento del contatore del chilometraggio | Definisci i criteri di accumulo del chilometraggio. Scegli tra Mensile E Annualmente (anno solare) per definire la frequenza con cui il chilometraggio dei dipendenti deve essere azzerato. Ciò consente di definire limiti specifici per l'applicazione di diverse tariffe chilometriche (ad esempio, fino a 10.000 km 0,75 CHF/km e da 10.001 0,60 CHF/km) |
| Consentire spese senza ricevuta | Consenti la creazione di spese per ricevute perse o prive di ricevuta. Se questa opzione è abilitata, i dipendenti possono creare spese pagate privatamente, senza ricevuta. |
| Abilita le spese senza scontrino | La ricevuta è facoltativa per le spese pagate privatamente, consentendo di presentare le spese senza allegare la ricevuta. |
| Abilita i pagamenti senza scontrino per le transazioni | La ricevuta è facoltativa per le spese effettuate con carta aziendale quando si inviano transazioni senza ricevuta. |
| Consentire costi aggiuntivi (mance, commissioni, ecc.) | Consenti l'aggiunta di spese alla categoria principale. Se questa opzione è abilitata, i dipendenti possono aggiungere spese aggiuntive alla spesa in una sezione separata della nota spese, che non vengono considerate ai fini IVA. |
| Abilita più categorie per spesa | Se attivata, questa opzione consente ai dipendenti di assegnare più categorie a una singola spesa. |
| Abilita la suddivisione della prenotazione del resto degli addebiti aggiuntivi | Consenti la contabilizzazione finanziaria divisa. Se questa opzione è abilitata, gli addebiti aggiuntivi in una nota spese vengono contabilizzati in righe separate. Se questa opzione è disabilitata, l'importo totale estratto da una spesa e gli addebiti aggiuntivi vengono contabilizzati in un'unica riga. |
| Abilita la suddivisione delle modifiche per le righe di prenotazione giornaliera |
Se questa opzione è abilitata, le modifiche a una diaria giornaliera vengono contabilizzate su righe separate. Se disabilitata, la diaria giornaliera, comprese le eventuali modifiche, viene contabilizzata su un'unica riga. Nota: questo non è compatibile con Abilita la suddivisione dell'importo imponibile/non imponibile per le righe di prenotazione giornalieraSe vengono selezionate entrambe le opzioni, Perk suddivide le indennità giornaliere solo in righe imponibili/non imponibili. |
| Abilita la suddivisione dell'importo imponibile/non imponibile per le righe di prenotazione giornaliera |
Suddividere le linee di pagamento giornaliero in importi imponibili e non imponibili. Questa regola si applica a tutti i sistemi finanziari che esportano linee di debito nelle loro esportazioni. Nota: questo non è compatibile con Abilita la suddivisione delle modifiche per le righe di prenotazione giornalieraSe vengono selezionate entrambe le opzioni, Perk suddivide le indennità giornaliere solo in righe imponibili/non imponibili. |
| Abilita allegati XML per le spese |
Consentire alle persone di caricare file XML come documenti giustificativi per ricevute e spese senza ricevuta, richieste di rimborso chilometrico e indennità giornaliere. Nota: Prima di abilitare questa opzione, assicurati che l'integrazione finanziaria supporti l'importazione di file XML. |
| Supplemento percentuale FX |
Imposta una percentuale da aggiungere al tasso di cambio predefinito gestito da Perk. Ad esempio, se una persona paga le spese con la propria carta privata, questo supplemento compensa i tassi di cambio sfavorevoli. Tuttavia, si consiglia di utilizzare questa opzione con cautela poiché applica una percentuale fissa di supplemento a tutte le spese in valuta estera. |
| Abilita modello di categoria v2 | L'attivazione del modello V2 migliora la selezione delle categorie da parte di Perk AI. |
| Disabilita la selezione degli oggetti di costo (Viaggi) e ignora gli oggetti di costo (Spese) |
Selezionando questa opzione si elimina la possibilità per i dipendenti di assegnare autonomamente spese/viaggi agli oggetti di costo; gli oggetti di costo sono comunque obbligatori. Ciò richiede di impostare un oggetto di costo predefinito per tutte le persone nel loro profilo.
Pertanto, è necessario assicurarsi che:
|
| Disattivare gli oggetti di costo (Viaggi) | Gli oggetti di costo non sono più obbligatori nei viaggi. |
Conformità
Questa sezione contiene le impostazioni che determinano le notifiche attivate quando una spesa non soddisfa criteri specifici e chi può eseguire determinate azioni sulle spese.
| Collocamento | Descrizione |
|---|---|
| Abilita avvisi duplicati per le indennità giornaliere | Segnala eventuali diarie duplicate. Vedi Indennità già richiesta. |
| Non consentire viaggi con date sovrapposte | Segnala tutti i viaggi che hanno le stesse date. Vedi Notifiche specifiche del viaggio. |
| Abilita policy specifiche per l'utente |
Abilita questa opzione se la tua azienda ha politiche e regole di spesa diverse a seconda della posizione, della posizione geografica o di altre caratteristiche del dipendente all'interno della stessa entità. Ad esempio, le spese di un amministratore vengono rimborsate solo se superano i 50 CHF. Se questa opzione è abilitata, è possibile configurare varie regole per diverse policy dei dipendenti e assegnarle a una persona specifica in Persone, Organizzazione scheda. Devi scegliere un Politica predefinita che viene impostato come backup per i nuovi utenti quando si attivano policy specifiche per ogni persona. |
| Abilita regole di spesa | Segnala le spese che non sono conformi alle regole sulle spese. Vedi Violazione delle norme. |
| Giorni del fine settimana della bandiera | Segnala se la spesa cade in un fine settimana. Vedi Giorni del fine settimana. |
| Abilita avvisi AI (duplicati, convalida importo) |
Attiva avvisi quando l'IA rileva uno scenario in cui la spesa non è conforme. Vedi Avvisi basati sull'intelligenza artificiale. Per la convalida dell'importo, Perk segnala le spese in cui la differenza tra l'importo inserito manualmente e quello estratto dall'IA è superiore a una percentuale specificata. È possibile configurare questa percentuale in Deviazione accettata in percentuale campo. |
| Avvisare se è richiesta la fattura ufficiale del fornitore | Segnala le spese che richiedono una fattura in base all'importo. Vedi È richiesta la fattura ufficiale. |
| Utilizzare il nome per diem come scopo commerciale | Selezionando questa opzione, il nome della diaria giornaliera verrà automaticamente inserito come causale/descrizione aziendale. Se non selezionata, sarà necessario specificare una causale aziendale per la richiesta di rimborso. |
| Abilita avvisi per spese senza ricevuta | Segnala qualsiasi spesa senza ricevuta e senza documenti giustificativi. Vedi Nessuna spesa di ricevuta. |
| Abilita le spese esportate nelle spese delegate | Abilita questa opzione se desideri consentire alle persone che inviano richieste di rimborso per conto di altri di visualizzare le spese esportate delle persone che stanno aiutando. Queste informazioni vengono visualizzate in Spese > Spese > Spese delegate. Vedi Gestire le spese come assistente di qualcun altro. |
| Abilita avviso se l'oggetto costo utente si discosta dall'oggetto costo spesa | Segnala tutte le spese in cui l'oggetto di costo non è lo stesso dell'oggetto di costo predefinito della persona. Vedi Oggetto costo predefinito. |
| Visualizza avviso per informazioni fiscali mancanti | Segnala le spese prive di informazioni fiscali. Vedi IVA/aliquota fiscale. |
| Avvisa se la soglia di distanza di Google Maps è stata superata | Segnala le richieste di chilometraggio in cui la persona ha sovrascritto manualmente la distanza calcolata automaticamente. Vedi Distanza in spese di chilometraggio. |
Partecipanti
Determina come Perk gestisce i partecipanti alle spese. Vedi Configurare i partecipanti alle spese.
Impostazioni di controllo duplicate
È possibile definire quando viene visualizzato un avviso duplicato per le spese configurando quanti parametri devono corrispondere per attivare l'avviso.
I parametri sono:
- Codice fiscale/Doc-Hash: Il codice fiscale si riferisce al numero di partita IVA univoco dell'azienda, come riportato sulla ricevuta di una spesa. Il doc-hash, invece, si riferisce al valore hash del file utilizzato per la creazione della nota spese (ad esempio, l'immagine o il PDF). Questi due elementi costituiscono i criteri fondamentali per il controllo dei duplicati.
- Richiesta totale: La richiesta totale si riferisce all'importo totale letto dalla ricevuta di una spesa
- Valuta: La valuta si riferisce alla valuta letta dalla ricevuta di una spesa
- Data: La data si riferisce alla data riportata sulla ricevuta di una spesa
- Tempo: Il tempo si riferisce al tempo letto dalla ricevuta di una spesa
Nota: Minore è il numero di parametri richiesti per l'attivazione di un avviso, maggiore sarà la sensibilità di Perk ai falsi positivi. Sebbene sia possibile modificare queste impostazioni, si consiglia di lasciare inizialmente quelle configurate.
Esportazione dati e configurazione ERP
IL Esportazione dati e configurazione ERP La sezione contiene diverse opzioni per determinare il comportamento per l'esportazione delle spese, come le informazioni incluse nell'esportazione e eventuali file aggiuntivi. L'impatto di queste impostazioni dipende dall'integrazione configurata in Integrazioni (gestione delle spese scheda, Esportazione delle spese).
| Collocamento | Descrizione |
|---|---|
| Escludi oggetti di costo dall'esportazione | Scegliere se si desidera escludere gli oggetti di costo dall'esportazione o se mantenerli nel report. |
| Esportare separatamente le indennità giornaliere e chilometriche nella busta paga |
Suddividere l'esportazione delle spese in due esportazioni (ad esempio per la registrazione separata nei sistemi di contabilità finanziaria e di elaborazione delle paghe). Se abilitato, attiva una sezione separata in Integrazioni, nel Esportazione delle spese impostazione che consente di configurare un sistema di gestione delle paghe per l'esportazione. Puoi scegliere di suddividere gli importi giornalieri in:
Non è possibile dividere le indennità giornaliere in base a entrambi i criteriSe vengono selezionate entrambe le opzioni, le indennità giornaliere vengono suddivise solo in importi imponibili/non imponibili. Nota: Questo è compatibile solo con le spese esportate che vengono attivate manualmente. Se si utilizza un lavoro di esportazione automatica, il API Perk, o qualsiasi integrazione basata sull'API Perk, questa divisione non può essere effettuata. |
Contabilità
Per impostazione predefinita, Perk utilizza il Il tasso di chiusura del giorno precedente per una determinata spesa, a meno che non sia disponibile un nuovo tasso. Ad esempio, se la spesa è stata effettuata il 10 gennaio, viene utilizzato il tasso di chiusura del 9 gennaio, indipendentemente dalla data di registrazione. Questa procedura garantisce che la conversione sia conforme alle normative fiscali.
In Perk puoi scegliere una delle tre valute di contabilizzazione delle spese:
-
Importi esportati nella valuta della ricevuta originale: conservare gli importi nella valuta originale della ricevuta.
In questo caso, la conversione FX viene effettuata nel tuo sistema ERP o in qualsiasi altro sistema utilizzato dalla tua azienda. - Importi esportati nella valuta aziendale: converti le spese di cambio valuta nella valuta della tua azienda in Perk.
- Importi esportati nella valuta del dipendente (fallback: valuta aziendale): converti le spese di cambio valuta nella valuta specifica del tuo dipendente se questa si discosta dalla valuta aziendale.
Rapporti e file aggiuntivi
Indipendentemente dal fatto che i dati vengano esportati direttamente a un sistema di terze parti tramite API o come esportazione basata su file (configurata in Integrazioni), è anche possibile generare altri file che elencano tutte le spese esportate.
Perk ti consente di generare questi file:
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Esportazione del giornale contabile [.csv] | Generare il giornale contabile standard Perk e specificare il nome del file da utilizzare durante la generazione del file di output. |
| Esporta allegati |
Includi eventuali ricevute o documenti giustificativi durante l'esportazione delle spese come file ZIP. Questi file sono accessibili nel Registro di esportazione. I documenti vengono esportati nello stesso formato in cui sono stati caricati (ad esempio JPG, PNG, PDF o XML, se abilitato). |
| Nome della cartella ZIP per gli allegati esportati | Se selezioni Esporta allegati, scegli un nome di cartella per gli allegati. Per impostazione predefinita, Perk utilizza Allegati. |
| Abilita l'esportazione del livello di viaggio | Aggiunge una scheda aggiuntiva per il tipo di spesa Viaggi nella pagina Esporta per consentire ai revisori finanziari di esportare tutte le spese di viaggio insieme.Vedere Esporta spese, viaggi, transazioni e fatture esaminate. |
| Abilita il report CSV degli importi delle spese soggetti all'imposta sul reddito | Genera un report di tutti gli importi imponibili calcolati sulle spese. |
| Esporta file di pagamento | Perk consente di generare file di pagamento nei formati PAIN svizzero, tedesco, francese e britannico. |
| Esporta rapporto [.pdf] | Generare un riepilogo delle note spese esaminate, comprese le ricevute allegate. |
| Esporta il report con il totale per persona [.pdf] | È possibile scegliere di generare un report che suddivide le spese per persona e specificare il nome del file da utilizzare durante la generazione del file di output. |
| Esporta report per spesa [.pdf] | È possibile scegliere di generare un report per ogni spesa e specificare il nome del file da utilizzare durante la generazione del file di output. |
È possibile accedere a questi file da Finanza > Revisione > Esportazione del registro. Non è possibile accedervi tramite API.
Abilita le carte aziendali
Questa sezione appare solo se la tua organizzazione dispone di Perk Card. Questa sezione determina il comportamento generale quando si utilizzano le Perk Card (metodo di pagamento con carta aziendale). Le transazioni con carta vengono esportate da Perk Card.
Impostazioni generali
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Segnala le spese non rimborsabili | Se abilitata, le spese pagate con carte aziendali vengono contrassegnate di conseguenza. |
| Disattivare le spese pagate privatamente | Se abilitato, in Perk sono consentite solo le spese pagate con carte aziendali. |
| Abilita il numero di creditore predefinito (ERP) | Imposta un numero di credito predefinito per l'esportazione delle transazioni con carta. Può essere modificato manualmente nelle impostazioni della carta aziendale. |
| Blocco automatico quando ci sono troppe ricevute in ritardo (solo per le carte Perk) | Limita l'utilizzo della carta quando gli utenti non riescono a inviare le spese corrispondenti alle transazioni. Consultare la sezione Blocco automatico in caso di ricevute mancanti. |
| Abilita le carte Perk Lodge | Da utilizzare con le integrazioni dei fornitori di servizi di viaggio. Consente agli amministratori di creare tessere alberghiere da utilizzare con i fornitori di servizi di gestione viaggi. |
| Abilita le richieste di carte | Consente ai dipendenti di richiedere una tessera, che gli amministratori possono decidere se approvare o rifiutare. Vedi Richiedi una tessera Perk. |
Importa
Questa sezione è necessaria solo se le transazioni vengono caricate manualmente da un fornitore di carte terzo. Ogni fornitore di carte ha un file di transazioni diverso. Qui è necessario specificare da quale fornitore provengono le carte aziendali.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Formato dell'estratto conto della carta aziendale | Per le integrazioni di carte di terze parti, seleziona il tipo di formato in cui le transazioni vengono importate in Perk. |
Esportare
È possibile impostare l'esportazione delle spese abbinate alle transazioni. È possibile configurare le impostazioni di base del processo di esportazione nelle impostazioni di spesa dell'azienda e l'integrazione stessa in Integrazioni, Esportazione spese - Sistema attuale per le transazioni con carta.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Esportazione del giornale contabile [.csv] | Se abilitato, è possibile esportare il giornale contabile per le transazioni che sono state abbinate a un rendiconto spese corrispondente in Finanza > Revisione > Esporta registro. |
| Nome del file del giornale contabile | Specificare il nome del file da utilizzare durante l'esportazione del giornale contabile. |
| Esporta allegati | Se abilitato, puoi esportare i file che le persone hanno allegato alle loro note spese. |
| Nome della cartella ZIP per gli allegati esportati | Se vuoi creare una cartella in cui salvare i tuoi allegati, assegnale un nome qui. Altrimenti, il nome verrà assegnato automaticamente. |
| Esporta rapporto [.pdf] | Se abilitato, è possibile esportare un report delle transazioni con carta come file .pdf. |
| Esporta report con totale per utente [.pdf] | Genera un report delle spese effettuate con la carta che suddivide le spese in base all'utente. |
| Nome del file del report con il totale per utente | Specificare il nome del file da utilizzare durante l'esportazione del report utente. |
| Esporta report per spesa [.pdf] | Generare un report per ogni spesa. |
| Nome della cartella ZIP per l'esportazione per spesa con carta di credito | Se vuoi creare una cartella con un nome in cui salvare le tue esportazioni, assegnale un nome qui. Altrimenti, il nome verrà assegnato automaticamente. |
| Escludi oggetti di costo dall'esportazione | Se abilitato, gli oggetti di costo non verranno inclusi nel file di esportazione. |
| Valuta per l'esportazione | Scegli se vuoi esportare gli importi delle spese nella valuta della carta, nella valuta della transazione o nella valuta aziendale. |
Abilita i viaggi
Questa sezione contiene le impostazioni per la configurazione dei viaggi in Perk. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dei viaggi in Perk.
Abilita IVA/tasse
Questa sezione determina come vengono gestite le imposte sulle spese. Vedi Abilita le aliquote fiscali.
Servizio di notifica
Per informazioni sul servizio di notifica, vedere Invia un'e-mail ai dipendenti relativa alle attività di spesa in sospeso.