Perk consente di stabilire chi può modificare le fatture. A seconda del ruolo e dello stato della fattura, diverse persone possono apportare modifiche ai dati della fattura:

• Dipendenti: modifica le fatture negli stati Nuovo, Bozza e Necessita di revisione, a meno che tu non impedire loro di modificare, eliminare, rifiutare o richiamare le fattureSe la fattura si trova in un altro stato, chi la invia può richiamarla per modificarla.
• Dirigenti: modifica solo le fatture in stato In approvazione, a meno che tu non impedire loro di modificare.
• Elaboratori di fatture: modifica le fatture con stato Nuovo, Bozza e Da revisionare. Le fatture in fase di revisione e pronte per l'esportazione devono essere richiamate per essere modificate.
• Revisori finanziari: modifica le fatture in stato In revisione, a meno che tu non impedire che le fatture vengano modificate in qualsiasi stato diverso da Nuovo, Bozza e Necessita di revisione (ad esempio in revisione o in approvazione).

Impedisci ai manager di modificare le fatture

Perk consente ai manager (approvatori di linea, approvatori di voci di costo o di tag) di modificare le fatture che ricevono per approvazione. Tuttavia, alcune aziende potrebbero non volere che i manager modifichino alcun dettaglio delle fatture. Piuttosto, vogliono che approvino solo la fattura.

È possibile limitare le fatture in modo che i responsabili non possano modificarne i dettagli:

1. Vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura.
2. In Impostazioni generali, seleziona Ai manager non è consentito modificare le fatture casella di controllo.
3. Fai clic su Salva.

Visualizzazione delle fatture come gestore

Se si limita la modifica delle fatture per i manager, quando accedono a una fattura tutti i campi della fattura vengono visualizzati in grigio:

Le uniche azioni disponibili sono Approvare O Rimanda indietro.

Modifica le fatture solo negli stati nuovo, bozza o necessita di revisione

Potresti voler impedire agli utenti di apportare modifiche ai dati della fattura dopo che è stato sottoposto ad approvazione o revisione dal team finanziario, in quanto potrebbe avere un impatto sui dati esportati verso il sistema di terze parti. Ad esempio, potresti aver configurato l'integrazione per inviare i dati della fattura all'altro sistema al momento dell'invio della fattura, anziché attendere che venga prima approvata e/o esaminata.

Con il Consenti la modifica delle fatture solo nello stato Nuovo, Bozza o Necessita di revisione impostazione, impedisci tutti gli utenti non possono modificare alcun dato nelle fatture a meno che la fattura non abbia uno di questi stati:

• Nuovo
• Bozza
• Necessita di revisione

Quando gli utenti visualizzano una fattura inviata, tutti i campi sono disattivati e non possono essere modificati a meno che non rispediscano la fattura (Necessita di revisione stato) oppure il mittente richiama la fattura, se consentito.

Limita la modifica delle fatture

Per limitare la modifica delle fatture a stati specifici:

1. Vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura.
2. In Impostazioni generali, seleziona Consenti la modifica delle fatture solo nello stato Nuovo, Bozza o Necessita di revisione casella di controllo.
3. Fai clic su Salva.