In Perk puoi:

• Permetti ai tuoi dipendenti di inviare fatture e note spese direttamente in Business Central per la contabilizzazione.
• Gestire le approvazioni per responsabile di linea, per dimensione (oggetto di costo) o per una combinazione di entrambi.
• Esaminare tutte le spese, respingere fatture o spese o modificare l'attribuzione dei centri di costo, se necessario, e inviare i documenti contabili definitivi a Business Central.

Suggerimento: Per una panoramica generale sull'integrazione, vedere Connettore per la gestione delle spese relative ai benefit aziendali per MS Dynamics 365 Business Central.

Aggiornamento dei dati anagrafici da Business Central

Durante la configurazione iniziale del connettore, utenti e fornitori vengono creati in Perk direttamente da Business Central.

Tuttavia, il connettore Perk include un'attività in Business Central Aggiorna dati in Perk che consente di aggiornare in blocco i dati anagrafici. Ad esempio, è possibile aggiornare in blocco utenti, oggetti di costo e tag, categorie e fornitori in Perk.

Con questa funzione, è possibile utilizzare i filtri di Business Central per selezionare i dipendenti (utenti), i valori delle dimensioni (oggetti di costo e/o campi personalizzati), i conti contabili (categorie) e i fornitori.

È possibile impostare l'esecuzione periodica di questa attività di Business Central per garantire che i dati anagrafici rimangano aggiornati.

Nota:Perk BC è necessario il set di autorizzazioni per eseguire l'aggiornamento dei dati master.

Suggerimento: se non riesci a sincronizzare i dati master o l'attività termina con un errore, verifica che l'ID del vantaggio esista nella scheda corrispondente. Ad esempio, nella scheda Dipendente, cerca il campo ID utente vantaggio. Se in quel campo non è presente alcun valore, potrebbe essere necessario risincronizzare i dati.

Spese di elaborazione

Le spese vengono elaborate in Perk secondo il flusso di processo standard della tua azienda:

1. Invia: I dipendenti caricano le spese direttamente in Perkche si tratti di spese con o senza ricevuta, chilometraggio o diaria, incluse in un viaggio o spese individuali, secondo le politiche della vostra azienda.
2. Approva: Responsabili approvare le spese dei dipendenti per garantire che la spesa sia conforme alle politiche aziendali.
3. Recensione: Il team finanziario controlla e supervisiona tutte le spese, scegliendo di esaminare tutte le spese, solo quelle con notifiche segnalate o nessuna.

Una volta elaborate, le spese vengono esportate in Business Central da Perk manualmente (come attivato dal team Finanza) o automaticamente (utilizzando un lavoro di esportazione automatica).

Perk esporta le spese per tipologia di documento:

• spese: spese con e senza ricevuta e note di credito, diaria e rimborso chilometrico
• spese di viaggio: spese ricevute da un'integrazione di viaggi d'affari di terze parti
• transazioni con carta:transazioni effettuate con carte Perk o carte di terze parti

Le spese possono essere ulteriormente suddivise in spese standard e indennità giornaliere/chilometraggio, consentendo di esportare le indennità giornaliere/chilometraggio in un sistema di gestione paghe separato, anziché in Business Central. Questa impostazione si trova in Perk, in Impostazioni > Account > Aziende > Impostazioni di spesa, e va configurata come sistema di esportazione separato.

In Business Central, le spese relative ai benefit aziendali vengono create nel giornale generale come registrazioni contabili. Queste registrazioni vengono poi contabilizzate secondo il comportamento standard di Business Central (ovvero, creando registrazioni contabili e registrazioni IVA, a seconda dei casi).

Determinazione dell'account in base al tipo di account

A seconda che la spesa sia rimborsabile (ad esempio, pasti pagati dal dipendente) o non rimborsabile (ad esempio, pasti pagati con carta aziendale o spese di viaggio), la configurazione determina il tipo di conto da utilizzare per l'esportazione.

• Rimborsabile: prende il tipo di conto dalla scheda Dipendente.
• Non rimborsabile: preleva l'importo dal conto del creditore, sia esso la carta dell'Utente o quella Aziendale.

Nota: Poiché gli utenti sono collegati alla scheda Dipendente in Business Central, attualmente il tipo di conto può essere ricavato solo dalla scheda Dipendente. Se si utilizzano le schede Fornitore per gestire i dipendenti, è necessario indicare manualmente il conto interessato prima della contabilizzazione (ovvero, la contabilizzazione automatica non è possibile).

Validazione e calcolo dell'importo delle imposte in Business Central

Per ogni voce di spesa, Perk fornisce il paese, l'importo dell'imposta e l'aliquota fiscale (che include il gruppo di contabilizzazione IVA per aziende e prodotti).

Se la valuta di spesa è la stessa della valuta di rendicontazione (ovvero la valuta locale), Business Central esegue una convalida per verificare che l'importo calcolato corrisponda all'importo dell'imposta inviata da Perk. Se gli importi delle imposte corrispondono, non viene eseguita alcuna azione. Se gli importi delle imposte non corrispondono, Business Central ricalcola l'importo dell'imposta in base ai gruppi di contabilizzazione IVA per azienda e prodotto forniti.

Se la valuta di spesa non è la valuta locale, Business Central non convalida l'importo dell'imposta inviato da Perk. Ricalcola l'importo dell'imposta in base ai propri tassi di cambio. Vedi Spese in valuta estera.

Esportazione delle spese in Business Central

Una volta approvate e riviste le spese, spese di esportazione da Finanza > Revisione > Esporta.

Quando esporti le spese da Perk, Perk prepara le voci contabili da inviare a Business Central. Se si verificano errori durante il processo di esportazione, viene visualizzato un avviso API con informazioni sul tipo di errore, in modo da poter risolvere il problema.

Le voci di spesa vengono create nel giornale generale. L'ID del benefit della spesa viene visualizzato nella colonna Numero documento esterno..

Nota: Gli ID dei benefit fanno distinzione tra maiuscole e minuscole. Business Central visualizza questi ID in maiuscolo. Pertanto, si consiglia di utilizzare sia l'ID che l'importo per individuare nuovamente queste spese in Perk.

Spese in valuta estera

Se una ricevuta in valuta estera viene elaborata in Perk, Perk converte gli importi nella valuta dell'azienda utilizzando il Tassi di cambio utilizzati da Perk.

A seconda della configurazione aziendale, gli importi vengono trasferiti nella valuta aziendale (valuta di contabilità) o nella valuta originale della ricevuta.

Se viene utilizzata la valuta aziendale, di solito corrisponde alla valuta locale di Business Central, pertanto non viene eseguita alcuna conversione di valuta (tranne che durante l'elaborazione della ricevuta in Perk). Per gli importi imponibili, Business Central verifica che l'importo inviato da Perk corrisponda all'importo calcolato in base al codice fiscale utilizzato e all'importo netto. Se l'importo di Perk non corrisponde all'importo calcolato, Business Central utilizza un proprio calcolo.

Ricevute di spesa e allegati

Se si sceglie di importare le ricevute di spesa, queste vengono collegate alla corrispondente registrazione contabile come documento in entrata. Fare clic sulla ricevuta per scaricarla.

Inoltre, se si sceglie di importare altri documenti giustificativi come allegati, questi verranno visualizzati anche nella scheda Documenti in entrata relativa alla registrazione contabile corrispondente.

Nota:Tieni presente che tutte le ricevute e gli allegati importati da Perk contribuiscono a la capacità di archiviazione dati della tua azienda in Business Central.

Elaborazione delle fatture

Il connettore Perk Spend Management per MS Dynamics 365 Business Central consente di elaborare le seguenti tipologie di fattura:

Dopo creazione di una fattura in Perk, quando esporti la fattura approvata da Perk, viene generato un ordine di acquisto o una fattura di acquisto in Business Central, che può essere registrata automaticamente o manualmente a seconda delle impostazioni del connettore (vedi Logica di contabilizzazione in Business Central).

Per le fatture non associate a un ordine di acquisto, è necessario selezionare l'oggetto di costo, la categoria e l'aliquota fiscale a livello di riga della fattura durante l'elaborazione in Perk. Di solito, la categoria e l'aliquota fiscale vengono assegnate automaticamente dall'IA di Perk. Per le fatture associate a un ordine di acquisto, l'oggetto di costo e la categoria vengono ereditati dall'ordine di acquisto/ricevuta merci.

Nota: Poiché le fatture Perk ereditano categorie (conti contabili) e/o oggetti di costo (dimensioni) dall'ordine di acquisto, si consiglia di impostare le dimensioni finanziarie come obbligatorie per gli ordini di acquisto se si prevede di utilizzare una strategia di approvazione per oggetti di costo.

Creazione di una fattura senza ordine di acquisto

Per creare una fattura non relativa a un ordine di acquisto che può essere registrata in Business Central, è sufficiente carica una nuova fattura in Perk.

Per ogni voce, è necessario selezionare manualmente:

• Centro di costo: dimensioni finanziarie da utilizzare in Business Central
• Categoria: Conto Co.Ge. in cui devono essere registrati gli articoli
• Aliquota fiscale (ove applicabile)

Quando queste fatture vengono esportate in Business Central, le voci di riga della fattura vengono gestite come voci del conto Co.Ge. e non sono direttamente correlate a inventario (articoli), immobilizzazioni o addebiti sugli articoli.

Calcolo degli importi netti, fiscali e lordi
Business Central è responsabile del calcolo degli importi netti, IVA e lordi utilizzando il prezzo unitario e la quantità forniti da Perk. Poiché Perk estrae gli importi netti, IVA e lordi dalla fattura, potrebbero verificarsi differenze tra gli importi visualizzati in Perk e quelli in Business Central (in particolare se si modifica uno di questi valori in Perk).

Fattura senza ordine di acquisto

Fattura di acquisto in Business Central

Creazione di una fattura d'ordine

Gli ordini di acquisto vengono creati automaticamente in Perk a partire dagli ordini di acquisto di Business Central. È possibile utilizzare sia ordini di acquisto aperti che ordini di acquisto approvati per creare un ordine di acquisto in Perk.

L'ordine di acquisto deve contenere:

• Nome del fornitore
• Numero di fattura del fornitore (se disponibile)
• Data del documento
• Voce di riga (voce/voce di addebito/immobilizzazioni)
• Dimensioni (per determinare l'oggetto e la categoria di costo, se necessario)

Una volta creato l'ordine di acquisto in Perk, l'ID dell'ordine di acquisto di Perk viene visualizzato nel campo ID ordine di acquisto Perk in Business Central. Se apporti modifiche all'ordine di acquisto, queste vengono aggiornate automaticamente in Perk.

Inoltre, se per qualsiasi motivo devi inviare manualmente l'ordine di acquisto da Business Central a Perk, puoi fare clic su Invia/Aggiorna ordine di acquisto a Yokoy nella scheda dell'ordine di acquisto. Se modifichi uno qualsiasi dei dettagli dell'ordine di acquisto (con stato Aperto), puoi aggiornare le informazioni in Perk facendo clic sullo stesso pulsante.

L'ordine di acquisto viene visualizzato in Perk in Elaborazione fatture > Ordini di acquisto.

Il numero dell'ordine di acquisto corrisponde al numero della scheda dell'ordine di acquisto in Business Central.

Assegnazione dell'oggetto di costo e della categoria

Per gli ordini di acquisto contenenti articoli standard, è possibile associare l'ordine di acquisto a un oggetto di costo selezionando la dimensione nell'ordine di acquisto (Ordine scheda > Dimensioni).

Nota:Poiché potresti avere diverse dimensioni finanziarie sincronizzate come oggetti di costo e/o tag, assicurati di selezionarne una che sia stata creata come oggetto di costo in Perk.

Una volta caricato un ordine di acquisto in Perk, puoi caricare la fattura corrispondente e procedere a abbinare le voci della fattura e dell'ordine di acquisto.

Attenzione: Se si registra l'ordine di acquisto in Business Central prima che la fattura sia stata abbinata ed esportata da Perk, in Perk viene visualizzato un messaggio di errore che indica che l'ordine di acquisto non esiste. Quando una fattura viene esportata da Perk, l'ordine di acquisto esistente viene aggiornato in modo che possa essere registrato successivamente.

Creazione di una fattura PO con GR

Solo gli ordini di acquisto con voci di tipo articolo o cespite richiedono una ricevuta merci. Di solito, le voci di tipo addebito articolo non richiedono una ricevuta merci.

Ricevute di merce vengono creati automaticamente in Perk dalla ricevuta d'acquisto registrata in Business Central (che si ottiene ricevendo un ordine d'acquisto). Le ricevute merci sono sempre associate a un ordine d'acquisto e vengono utilizzate per eseguire abbinamento a tre vie.

Un processo automatizzato crea le ricevute di ricevimento merci (GR) in Perk ogni volta che viene generata una nuova ricevuta di acquisto registrata.

Attenzione: Affinché Business Central possa creare una ricevuta d'acquisto, deve esistere in precedenza un ordine d'acquisto.

Per creare manualmente una richiesta di ricezione merci (se necessario):

1. Crea la ricevuta d'acquisto registrata dall'ordine d'acquisto come di consueto facendo clic su Registra… e quindi selezionando Ricevuta.
2. Vai all'archivio delle ricevute d'acquisto registrate e seleziona la ricevuta da caricare su Perk.
3. Fai clic su Invia ricevuta d'acquisto a Perk.

Il campo ID interno Perk in Business Central viene aggiornato con l'ID Perk per GR.

Il GR corrispondente può essere visualizzato in Perk Elaboratore fatture > Ordini di acquisto selezionando l'ordine di acquisto corrispondente e visualizzando il numero GR in Ricevimento merci. Il numero GR corrisponde al numero della ricevuta di acquisto registrata.

Corrispondenza tra le voci dell'ordine di acquisto e della ricezione merci e le voci della fattura.

Le voci della riga dell'ordine di acquisto vengono abbinate alle voci della riga della fattura, eseguendo abbinamento bidirezionale dove non è presente alcuna ricevuta d'acquisto registrata (ad esempio per le tipologie di riga relative a cespiti e addebiti su articoli).

Se si associa una ricevuta di acquisto registrata a un ordine di acquisto in Business Central, Perk esegue abbinamento a tre vieverificando sia gli importi che le quantità rispetto all'ordine di acquisto e alla ricevuta di acquisto registrata.

Articoli corrispondenti alla riga del tipo di articolo

Se hai associato una voce di fattura a una riga di documento articolo, in Perk viene visualizzata una notifica di mancata ricezione merci. Le ricevute merci non sono richieste per le righe di documento relative a cespiti e addebiti su articoli.

Una volta ricevuto l'ordine in Business Central, che genera la ricevuta d'acquisto registrata, potrebbe essere necessario annullare la corrispondenza tra la voce della fattura e la voce della ricevuta merci.

Gestione di più ricevute di acquisto registrate

Business Central consente di creare più ricevute di acquisto registrate per gestire le consegne parziali. Poiché Perk consente solo una corrispondenza uno a uno tra le voci della ricevuta di merce e quelle della fattura, è necessario regolare manualmente le quantità e gli importi delle voci per tenere conto delle più ricevute di acquisto registrate.

Ad esempio, si crea un ordine di acquisto per un articolo con una quantità di 1.000. Questo articolo viene consegnato in due spedizioni, da 250 e 750 unità. Si creano due ricevute di acquisto registrate per indicare la consegna di queste spedizioni. Tuttavia, la fattura riporta la quantità totale ordinata in un'unica riga.

In Perk, per elaborare questa fattura, è necessario modificare la quantità e l'importo nella riga iniziale della fattura in modo da poterla abbinare a una delle ricevute di acquisto registrate. Successivamente, è necessario creare un'ulteriore riga con la stessa descrizione, oggetto di costo, categoria, ecc., utilizzando la quantità e l'importo rimanenti.

Gestione di articoli non a magazzino

Business Central consente di creare articoli non di magazzino, che è possibile elaborare con Perk.

Le voci non di magazzino sono:

• Conti Co.Ge.
• Costo dell'articolo
• Immobilizzazioni

Nota: Questi tipi di voci devono essere stati configurati in precedenza in Perk, poiché vengono gestiti in modo diverso rispetto alle voci standard.

Esistono due scenari per i documenti contenenti questo tipo di righe:

1. Aggiornare un ordine di acquisto di magazzino esistente: Se una fattura contenente articoli include anche articoli non di magazzino, l'ordine di acquisto viene aggiornato con una nuova riga (conto contabile, addebito articolo o tipo di cespite).
2. Crea un nuovo documento di fattura d'acquisto: Se una fattura non è collegata ad alcun ordine d'acquisto ma include una voce non relativa alle scorte, viene generato un nuovo documento di fattura d'acquisto in Business Central.

Gli articoli non di magazzino presenti nell'ordine di acquisto vengono automaticamente riconosciuti in Perk come articoli non relativi a ricevimento merci (e pertanto non richiedono la verifica incrociata a due o tre vie).

Poiché Perk non eredita le dimensioni finanziarie dall'ordine di acquisto, è necessario specificare l'oggetto di costo e/o la categoria a livello di riga prima di poter esportare la fattura in Business Central.

Esportazione e registrazione degli addebiti degli articoli nelle fatture

Indipendentemente dal fatto che Perk aggiorni l'ordine di acquisto o crei una nuova fattura di acquisto in Business Central per gli addebiti sugli articoli, il dettaglio fondamentale relativo a questo tipo di riga in Business Central è che, una volta creata la riga, gli addebiti devono essere allocati alle righe della ricevuta. Pertanto, dopo la creazione della riga, è necessario seguire la procedura standard di Business Central per l'allocazione degli addebiti sugli articoli e quindi registrare il documento.

Esportazione delle fatture in Business Central

Una volta che hai abbinato e inviato (e approvato) le fatture, esporta le fatture come di consueto da Finanza > Revisione > Esporta.

Puoi impostare un'attività di esportazione automatica per il connettore. Puoi utilizzare il registro di esportazione in Perk per verificare se l'operazione di esportazione è stata completata correttamente.

Quando esporti le fatture da Perk, Business Central recupera tutti i dati delle fatture da Perk, inclusi i fattura originale in allegato.

A seconda del tipo di fattura (non emessa da ordine di acquisto o emessa da ordine di acquisto), il documento aggiornato in Business Central può variare:

• Fattura d'ordineAggiorna l'ordine di acquisto esistente, in modo che possa essere registrato come fattura di acquisto registrata.
• Fattura senza ordine di acquistoCrea una nuova fattura di acquisto, che viene successivamente contabilizzata come fattura di acquisto registrata.

Calcolo delle singole voci e conversione in valuta estera

Business Central è responsabile del calcolo degli importi netti, IVA e lordi per ciascuna riga in base alla quantità e al prezzo unitario.

Se la valuta della fattura è diversa dalla valuta locale, queste informazioni vengono memorizzate in Business Central nel campo Codice Valuta e Business Central si occupa di convertire tutti gli importi nella valuta locale al momento della contabilizzazione.

Esportazione di una fattura d'ordine

Quando si esporta una fattura d'acquisto da Perk, l'ordine d'acquisto di Business Central viene aggiornato con i dettagli delle voci: quantità da fatturare, prezzo unitario, aliquote fiscali, ecc.

Inoltre, nella sezione Generale dell'ordine di acquisto, Business Central visualizza l'ID della fattura nel campo ID elaborazione fattura:

L'ordine di acquisto viene quindi registrato automaticamente o manualmente come fattura di acquisto registrata dal team finanziario a seconda delle logica di pubblicazione configurato nella configurazione del connettore.

Esportazione di una fattura non relativa a un ordine di acquisto

Quando esporti una fattura non associata a un ordine di acquisto da Perk, Business Central crea una nuova fattura di acquisto con le informazioni ricavate dalla fattura originale, generando le voci con quantità da fatturare, prezzo unitario, ecc. L'ID della fattura è incluso nel campo ID elaborazione fattura per consentirti di rintracciare la fattura in Perk.

La fattura di acquisto viene quindi registrata automaticamente o manualmente come fattura di acquisto registrata dal team finanziario a seconda di logica di pubblicazione configurato nella configurazione del connettore.

Logica di contabilizzazione in Business Central

A seconda della configurazione specifica di Business Central, potrebbero verificarsi le seguenti azioni:

Allegati di fattura

A seconda dell'origine della fattura (non da ordine di acquisto, da ordine di acquisto, ecc.), il PDF della fattura viene allegato nella scheda Allegati del documento corrispondente in Business Central.

Fattura in formato PDF nella fattura d'acquisto	Fattura in formato PDF nell'ordine di acquisto