Le categorie di spesa sono la classificazione per i diversi tipi di spesa che i dipendenti possono sostenere durante i loro viaggi. I dipendenti generano spese come taxi, hotel, noleggio auto, treno, pasti, ecc. durante i loro viaggi, e il sistema di gestione delle spese deve essere in grado di gestire queste diverse tipologie di spesa.
Le categorie ti consentono di:
- Categorizza correttamente le spese
- Registra le spese nei tuoi sistemi finanziari con diversi conti GL per categoria
- Mappa il rilevamento dell'IA su una categoria specifica del cliente
- Associare l'imposta IVA in entrata
Nota: La categorizzazione è completamente automatica. Quando un dipendente carica una ricevuta, Perk la associa automaticamente alla categoria corretta: non è necessario alcun passaggio di configurazione per mappare il rilevamento tramite IA a una categoria.
Puoi adattare il processo di gestione delle spese alle esigenze della tua azienda impostando diverse categorie per le tue note spese. Puoi impostare le categorie per le note spese in Impostazioni > Impostazioni spese > Categorie di spesa.
Prima di iniziare a configurare le categorie, seleziona l'azienda applicabile in Azienda per il quale si desidera impostare categorie per le spese. Il Stato Il filtro consente di visualizzare le categorie in base al fatto che siano attive, inattive o in bozza.
È possibile aggiungere nuove categorie, importare più categorie o modificare una categoria esistente cliccandoci sopra nella tabella.
Aggiungi una nuova categoria
Clic + Aggiungi nuova categoria per aggiungere una nuova categoria.
Compila i seguenti campi:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Il nome della categoria di spesa. |
| Simbolo | Scegli il simbolo che meglio si adatta allo scopo della categoria. |
| Impostazioni data |
|
| Account (ERP) | Il conto spese su cui la spesa è registrata nel tuo sistema finanziario. |
| ID | Codice identificativo univoco per una categoria, generato automaticamente. |
| Descrizione del commento | Se applicabile, includere una descrizione del commento richiesto. |
| Richiedi un commento | Se abilitata, chi invia il report deve sempre includere un commento per le spese in questa categoria prima di poterlo inviare. |
| Nessuna IVA/tassa a credito | Selezionando questa opzione, non vengono esportate informazioni fiscali quando si utilizza questa categoria. Questa opzione è valida solo se le spese personali sono consentite con la carta aziendale. In tal caso, Perk solitamente crea una categoria separata per queste spese e seleziona la casella corrispondente. |
| Nessun oggetto di costo consentito | Quando si seleziona questa opzione, non vengono esportate informazioni relative agli oggetti di costo. Questa opzione è valida solo se le spese personali sono consentite con la carta aziendale. In tal caso, Perk solitamente crea una categoria separata per queste spese e seleziona la casella corrispondente. |
| Visualizzazione solo per i pagamenti con carta aziendale | Inserire VERO se vuoi che questa categoria appaia solo quando il metodo di pagamento Carta aziendale è scelto (sono visibili anche altre categorie). Altrimenti, inserisci falsoQuesto è applicabile solo se le spese private sono consentite sulla carta aziendale. In tal caso, Perk di solito imposta una categoria separata per queste spese e la imposta come VERO. |
| Non visibile ai dipendenti | Se abilitata, questa categoria non è visibile a chi invia le richieste e ai responsabili. Tuttavia, i revisori finanziari possono comunque selezionarla durante la revisione di una spesa. Inoltre, è possibile selezionarlo come categoria tecnica in polizze, diarie e tariffe chilometriche. |
| Genera avviso | Se abilitata, viene visualizzato un avviso se si seleziona questa categoria. |
| Addebito al dipendente (solo carta di credito aziendale) | Applicabile solo alle spese private pagate con la carta aziendale. Se abilitata, la spesa viene registrata sul conto del dipendente anziché sul conto spese. |
| Disabilita per i tipi di spesa | Seleziona il tipo di spesa per cui questa categoria è disabilitata, se necessario. Ad esempio, puoi scegliere di non mostrare questa categoria per le spese senza ricevuta. |
| Descrizione | Se necessario, includere una descrizione per questa categoria. |
Dopo aver compilato tutti i campi per configurare una nuova categoria, fai clic su Attiva per attivarla direttamente oppure su Salva per salvare le modifiche e attivare la categoria in un secondo momento.
Importa più categorie
Per importare più categorie contemporaneamente, fai clic su Importa file nell'angolo in alto a destra dello schermo. Si aprirà una finestra da cui potrai scaricare un file CSV di esempio.
Qui puoi inserire tutte le categorie compilando le seguenti celle:
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Descrizione |
|---|---|
| id | Identificativo univoco del Perk per una categoria. Questo campo può essere lasciato vuoto poiché viene generato automaticamente. |
| nome | Il nome della categoria di pratica |
| account | Il conto spese su cui la spesa è registrata nel tuo sistema finanziario. |
| icona | Scegli il simbolo che meglio si adatta allo scopo della categoria. |
| dateSettings |
singleDay — la maggior parte delle spese (pasto, biglietto). dayRange — spese che si estendono su più giorni (noleggio auto). nightRange — spese che si estendono su più notti (pernottamento in hotel). |
| richiedere un commento | true se chi invia il messaggio deve sempre includere un commento quando sceglie questa categoria, oppure false se non è necessario. |
| commentDescription (facoltativo) | Se applicabile, includere una descrizione del commento richiesto. |
| disabilita le tasse (facoltativo) | Inserisci true se non desideri che le informazioni IVA/tasse vengano esportate quando si utilizza questa categoria; altrimenti, inserisci false. Questa opzione è valida solo se le spese private sono consentite sulla carta aziendale. In tal caso, Perk solitamente crea una categoria separata per queste spese e la imposta su true. |
| disabilitaCentriDiCosto (facoltativo) | Inserisci true se non desideri che le informazioni sull'oggetto costo vengano esportate quando si utilizza questa categoria; altrimenti, inserisci false. Questa opzione è applicabile solo se le spese private sono consentite sulla carta aziendale. In tal caso, Perk solitamente crea una categoria separata per queste spese e la imposta su true. |
| disabilitaCategoriaPerTipiDiSpesa (facoltativo) | Inserisci il tipo di spesa (con o senza ricevuta) per cui questa categoria è disabilitata; altrimenti, lascia la cella vuota. |
| generaAvviso(facoltativo) | Inserisci true se desideri che venga visualizzato un avviso se viene selezionata questa categoria. |
| Solo carta di credito aziendale (facoltativo) | Inserisci true se desideri che questa categoria venga visualizzata solo quando viene scelto il metodo di pagamento Carta aziendale (le altre categorie saranno comunque visibili). Altrimenti, inserisci false. Questa opzione è valida solo se sono consentite spese private sulla carta aziendale. In tal caso, Perk solitamente crea una categoria separata per queste spese e la imposta su true. |
| addebitarealdipendente | Applicabile solo alle spese private pagate con la carta aziendale. Inserire true se si desidera che la spesa venga registrata sul conto del dipendente anziché sul conto spese; altrimenti, inserire false
|
| descrizione (opzionale) | Se necessario, includere una descrizione per questa categoria. |
| nascosto | Tipo VERO se la categoria deve essere nascosta o falso se questo non è necessario. |
Dopo aver inserito tutti i dati richiesti nel file CSV, fare clic su Importa file nell'angolo in alto a destra dello schermo e seleziona nuovamente l'entità aziendale a cui desideri applicare le modifiche.
Quindi, fare clic Scegli file per caricare il file CSV o utilizzare la funzione drag-and-drop per trascinare il file direttamente nel campo. Per completare questo processo, fare clic su Avvia l'importazione.
Una volta completata l'importazione, è possibile visualizzare un file di registro che indica eventuali errori verificatisi durante il processo di importazione.
Collegare una categoria a una politica sui dipendenti
Se la tua azienda ha impostato politiche per i dipendenti in Perk, assicurati di collegare la nuova categoria alla rispettiva politica. In caso contrario, la categoria non sarà visibile nella spesa.
Per aggiungere una categoria a una policy, vai a Impostazioni > Impostazioni spese > Criteri dipendenti scheda e seleziona la policy a cui vuoi applicare le modifiche.
Clic Categorie applicabili campo a discesa e seleziona la nuova categoria.