È possibile configurare il connettore Perk Spend Management per MS Dynamics 365 Business Central per inviare i dati master da Business Central a Perk:

• Utenti
• Dimensioni
• conti GL
• Fornitori (ovvero fornitori in Perk)

Altri dati anagrafici, come le aliquote fiscali e le condizioni di pagamento, devono essere impostati manualmente in Perk.

Dovresti impostare un'attività automatizzata per sincronizzare regolarmente i dati utilizzando il Aggiorna i dati nell'attività Perk. Tuttavia, puoi anche sincronizzare manualmente i dati master da Business Central a Perk, se necessario.

Il connettore Perk include anche un'attività specifica Aggiorna duplicati da Perk che consente di risincronizzare i dati master di Perk in Business Central qualora la connessione tra i due sistemi sia stata persa per qualsiasi motivo (ad esempio, dopo la reinstallazione del connettore a seguito di un aggiornamento dell'ambiente o dopo la creazione manuale dei dati master in Perk). Questa attività consente di sincronizzare i dati relativi a utenti, oggetti di costo, campi personalizzati (tag), fornitori e categorie.

L'attività genera un file Excel che indica gli oggetti che sono stati riassociati ai dati anagrafici di Perk. Laddove non esista una connessione preesistente tra gli oggetti, il report indica i criteri utilizzati per la mappatura dei dati anagrafici di Business Central con i dati anagrafici di Perk.

Attenzione: È possibile eseguire una sola opzione alla volta, ovvero risincronizzare gli utenti.

Utenti

È possibile configurare l'integrazione per creare un utente in Perk direttamente da Business Central. L'utente di Perk viene sincronizzato con la scheda dipendente in Business Central.

Attenzione: Gli utenti devono essere creati come Dipendenti in Business Central. La creazione di utenti come Fornitori non è attualmente supportata.

La scheda dipendente contiene una sezione aggiuntiva in cui è possibile specificare l'indirizzo email da utilizzare per la sincronizzazione dei dati.

Il valore dell'indirizzo email di Perk viene utilizzato per determinare se l'utente esiste o meno in Perk. Se Perk non trova un utente con quell'indirizzo email, crea un nuovo utente e aggiorna la scheda del dipendente con l'ID di Perk.

Di default, quando crei un nuovo utente in Perk, il record utente ha lo stato Attivo. Se Perk trova un utente con lo stesso indirizzo email, verifica se è attivo o meno:

• Se l'utente è inattivo, Perk cambia il suo stato in attivo.
• Se l'utente è attivo, Perk non consente di crearne uno nuovo poiché non permette più di un utente con lo stesso indirizzo email.

Attenzione:Se crei un utente direttamente in Perk, questo utente non viene creato automaticamente in Business Central.

Se apporti modifiche agli utenti in Perk, tali modifiche non verranno aggiornate in Business Central. Assicurati che tutti i dati necessari siano presenti in Business Central.

Se un dipendente lascia l'azienda (temporaneamente o definitivamente) e si disattiva il dipendente in Business Central, è necessario disattivare manualmente l'utente Perk. Gli utenti Perk non possono essere eliminati; possono solo essere resi inattivi in modo da non poter accedere a Perk.

Attenzione:Il campo Stato della scheda Dipendente non viene sincronizzato automaticamente con Perk. Assicurati di disattivare manualmente l'utente Perk in Business Central prima di modificarne lo stato in inattivo o di eliminarlo. Se l'utente è inattivo in uno dei due sistemi, le spese e le fatture non potranno essere elaborate in Perk oppure non potranno essere registrate in Business Central.

Con il connettore Perk, puoi creare nuovi utenti in Perk in base alle informazioni disponibili in Business Central. Tuttavia, è necessario aggiornare determinati campi nell'utente manualmente in Perk come la soglia del responsabile di linea (per i flussi di approvazione del responsabile di linea), gli indirizzi di casa e ufficio, le preferenze linguistiche, ecc.

Creazione manuale di un nuovo utente

Per creare un nuovo utente Perk da Business Central:

1. Apri l'elenco Fornitori.
2. Seleziona una scheda dipendente esistente.
3. Nella sezione Vantaggi, inserisci l'indirizzo email utilizzato per accedere a Vantaggi in Email Vantaggi.

4. Fai clic su Dipendente> Crea/Aggiorna utente in Perk. Il modulo include il numero di dipendente di Business Central, il nome e il cognome del dipendente e l'indirizzo email inserito per l'email di Perk.

   

5. Scegli se inviare un'email di invito all'utente attivando l'interruttore Invia invito a Perk. Questo permetterà all'utente di creare una password per accedere a Perk.

Suggerimento:Puoi scegliere di pianifica la creazione di più dipendenti nello stesso lavoro facendo clic su Pianifica…

Una volta creato il fornitore in Perk, vedrai l'ID Perk nei campi ID fornitore organizzazione Perk e ID fornitore azienda Perk nella scheda fornitore.

Creazione di più utenti in Perk

L'integrazione con Perk include un report specifico Crea/Aggiorna dipendenti in blocco in Perk che consente di aggiungere più utenti da un intervallo di schede dipendente, anziché da ogni singola scheda dipendente. Questo report può essere pianificato utilizzando la funzionalità standard di Business Central.

Puoi scegliere se inviare l'invito via e-mail (nel caso in cui desideri utilizzare l'autenticazione tramite password) oppure saltare l'invio dell'invito via e-mail (se stai configurando l'autenticazione SSO).

È possibile utilizzare il filtro Dipendenti per definire un intervallo specifico di dipendenti da creare in Perk; in caso contrario, verranno creati tutti i dipendenti non ancora attivi in ​​Perk. Se la scheda dipendente non contiene un indirizzo email, l'utente non potrà essere creato in Perk.

Durante la creazione dei dipendenti, la finestra di avanzamento mostra l'ID del dipendente e il nome del dipendente appena creato.

Disattivazione e riattivazione di un utente

Per disattivare un utente Perk:

1. Apri l'elenco Fornitori.
2. Seleziona una scheda dipendente esistente.
3. Fare clic su Fornitore > Disattiva fornitore in YK.

Per riattivare un utente Perk inattivo:

1. Apri l'elenco Fornitori.
2. Seleziona una scheda dipendente esistente.
3. Fare clic su Dipendente > Crea/Aggiorna utente in YK.

Nota:Se riscontri che la connessione tra il dipendente Perk e Business Central viene persa per qualsiasi motivo (ovvero l'ID utente Perk non viene visualizzato nella scheda del dipendente), puoi ristabilire la mappatura tra Business Central e Perk.

Aggiornamento dei dati utente in Perk

Se apporti modifiche ai dipendenti in Business Central, devi sincronizzare queste modifiche con Perk.

Per fare ciò, ci sono due modi:

• Dalla scheda Dipendente, fai clic su Aggiorna utente in YK. In questo modo verranno sincronizzati i dati solo per questo utente.
• Utilizzando il Aggiorna i dati in Yokoy task. Questo ti permette di impostare filtri come Attivi in ​​Yokoy e sincronizzare automaticamente tutti i fornitori già attivi.

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione degli utenti

Occasionalmente, l'associazione tra la scheda del dipendente e l'utente Perk potrebbe andare persa. È possibile ristabilire la mappatura degli utenti tra i dati di Business Central e Perk eseguendo l'attività Aggiorna duplicati da Perk in Business Central.

Questa attività verifica le schede dei dipendenti confrontandole con le informazioni disponibili in Perk e genera un file di registro Excel. Determina se un dipendente può essere associato a un utente Perk utilizzando i seguenti criteri, in ordine di preferenza:

• indirizzo e-mail
• Codice ERP

In altre parole, il sistema confronta l'indirizzo email dell'utente di Business Central con l'indirizzo email dell'utente di Perk. Se c'è una corrispondenza, aggiorna la scheda del dipendente con l'ID dell'utente di Perk. Se non c'è corrispondenza, confronta l'ID della scheda del dipendente di Business Central con il codice ERP dell'utente di Perk. Se c'è una corrispondenza, aggiorna la scheda del dipendente con l'ID dell'utente di Perk.

Il report Excel fornisce un registro dettagliato degli aggiornamenti eseguiti da Business Central, consentendoti di verificare la correttezza di tutte le azioni effettuate. Contiene le seguenti colonne:

Dimensioni

Le dimensioni possono essere mappate su Campi personalizzati e oggetti di costo relativi ai vantaggi. Ogni dimensione può avere tutti i valori di campo personalizzato o gli oggetti di costo necessari.

Creazione di una dimensione manualmente

Per creare dimensioni e valori di dimensione in Business Central:

1. Apri l'elenco Dimensioni.
2. Inserisci il codice (ERP) del campo personalizzato in cui desideri creare i valori del campo personalizzato in Perk nel campo Dimensione tag Yokoy.

3. Fare clic su Dimensione > Valori delle dimensioni.

4. Vai a Azioni > Funzioni > Crea dimensione in Yokoy.

5. Seleziona se desideri creare la dimensione come:

• oggetto di costo
• campo personalizzato

6. Fare clic su OK.

L'ID del vantaggio viene visualizzato nelle colonne Codice dimensione tag vantaggio o ID oggetto costo vantaggio, a seconda che la dimensione sia stata creata come campo personalizzato o come oggetto di costo. È possibile consultare le dimensioni create in Vantaggi in uno dei seguenti modi:

• Impostazioni > Gestione dei costi > Oggetti di costo
• Impostazioni > Account > Aziende > Visualizza impostazioni di spesa > Abilita tag (campi personalizzati per l'allocazione dei costi)

Disattivazione di una dimensione

Se si desidera eliminare una dimensione in Business Central, è necessario disattivarla prima in Perk. Se non si disattiva la dimensione in Perk, questa potrebbe essere ancora utilizzata nell'elaborazione di fatture e spese e causare problemi durante l'esportazione di fatture e spese in Business Central. Ad esempio, se si assegna una spesa a un oggetto di costo che è stato eliminato in Business Central, quando si tenta di esportare tale spesa da Perk, si verificherà un errore poiché la dimensione non esiste più.

Per disattivare una dimensione da Business Central:

1. Apri l'elenco Dimensioni.
2. Fare clic su Dimensione > Valori delle dimensioni.
3. In Azioni > Funzioni, a seconda di come è stata creata la dimensione, selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Disattivare il tag in Yokoy
   • Disattivare l'oggetto Costo in Yokoy

Questa operazione modifica lo stato del valore del campo personalizzato o dell'oggetto costo in inattivo in Perk. Non elimina il campo personalizzato in Perk.

I valori dei campi personalizzati o gli oggetti di costo inattivi non possono essere utilizzati in nuove spese o fatture, ma ciò non influisce sulle spese o fatture esportate. Se l'oggetto di costo o il valore del campo personalizzato è stato utilizzato in una spesa o fattura esistente, agli utenti viene richiesto di selezionarne un altro.

Aggiornamento dei dati dimensionali in Perk

Se apporti modifiche a un valore di dimensione in Business Central, puoi sincronizzare nuovamente i dati con Perk eseguendo il comando Aggiorna i dati nell'attività Yokoy.

È possibile impostare filtri specifici che consentono di affinare i valori delle dimensioni da aggiornare in Perk. Ad esempio, è possibile filtrare in base al valore dell'oggetto di costo attivo o del campo personalizzato in Perk per aggiornare solo gli oggetti di costo o solo i campi personalizzati.

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione delle dimensioni come oggetti di costo

L'attività Aggiorna duplicati da Yokoy verifica i valori delle dimensioni rispetto alle informazioni recuperate da Perk, determinando se una dimensione è mappata a un oggetto costo di Perk utilizzando i seguenti criteri, in ordine di preferenza:

• Codice ERP
• Nome
• Descrizione dell'oggetto di costo

Se Business Central rileva un valore di dimensione in cui i dati forniti da Perk corrispondono ai dati di Business Central in base a uno di questi criteri, aggiorna la scheda della dimensione con l'ID dell'oggetto di costo Perk corrispondente.

Al termine dell'attività, Business Central genera un report Excel contenente tutte le categorie di vantaggi con il relativo stato di mappatura. Più nello specifico, il report contiene le seguenti informazioni:

Se non mappato e la dimensione è già mappata come un altro oggetto costo Perk, si consiglia di rinominare tutti gli oggetti costo Perk non mappati con NON UTILIZZARE (verificare l'ID Perk) e di disattivarli per evitare confusione.

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione delle dimensioni come campi personalizzati

Il report dell'attività Aggiorna duplicati da Perk verifica i valori delle dimensioni rispetto alle informazioni recuperate da Perk, determinando se un account può essere mappato a un campo personalizzato di Perk utilizzando i seguenti criteri, in ordine di preferenza:

• ID vantaggio della dimensione
• Codice ERP (ovvero codice account Business Central) e nome della dimensione
• Codice ERP

Se Business Central rileva un valore di dimensione in cui i dati forniti da Perk corrispondono ai dati di Business Central in base a uno di questi criteri, aggiorna la scheda della dimensione con l'ID del valore del campo personalizzato Perk corrispondente.

Al termine dell'attività, Business Central genera un report Excel contenente tutte le categorie di vantaggi e il relativo stato di mappatura.

Più nello specifico, il rapporto contiene le seguenti informazioni:

conti GL

Gli account GL possono essere mappati rispetto ai vantaggi categorie di spesa e di fattura.

Un singolo conto contabile in Business Central può rappresentare entità separate in Perk (categoria di fattura o categoria di spesa).

Creazione di account GL in Perk

Per creare categorie di vantaggi da Business Central:

1. Apri l'elenco Piano dei conti.
2. Seleziona il conto contabile che desideri sincronizzare.
3. Fai clic su Account > Crea/Aggiorna account GL in Perk.
4. Seleziona se desideri sincronizzare i dati con una categoria di spesa Perk, una categoria di fattura o entrambe attivando l'interruttore corrispondente.
5. Fare clic su OK.

Una volta creato, è possibile visualizzare l'ID della categoria Vantaggi nel campo ID categoria elaborazione spese o ID categoria fattura.

In Perk, le categorie di fattura e di spesa sono entità separate. Sebbene il nome della categoria possa essere lo stesso, solo le categorie di spesa possono essere utilizzate nelle spese (e le categorie di fattura nelle fatture). Tuttavia, i dati possono essere registrati sullo stesso conto contabile, a seconda dei casi.

Se devi apportare modifiche alla scheda del conto GL, puoi aggiornare le modifiche in Perk facendo clic su Crea/Aggiorna conto GL in YK.

Business Central non imposta un simbolo per rappresentare l'icona in Perk. Tuttavia, puoi modifica la categoria una volta creata in Perk per aggiungere un simbolo.

Aggiornamento dei dati del conto di contabilità generale

Se apporti modifiche al conto GL in Business Central (ad esempio, lo rinomini o lo sincronizzi sia come spesa che come categoria di fattura), puoi aggiornare queste informazioni in Perk in due modi:

• Dalla scheda Conto Co.Ge. facendo clic su Crea/Aggiorna conto Co.Ge. in YK.
• Utilizzando il Aggiorna i dati nell'attività Perk. Questo ti consente di impostare filtri come Attivo in YK e sincronizzare automaticamente tutti i conti GL già attivi come categorie di spesa o categorie di fattura, o entrambe.

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione delle categorie (spese/fatture).

L'attività Aggiorna duplicati da Yokoy consente di risincronizzare le categorie Perk (spese o fatture) con i conti del libro mastro di Business Central. Questa attività verifica i conti del libro mastro rispetto alle informazioni recuperate da Perk, determinando se un conto può essere mappato a una categoria Perk utilizzando i seguenti criteri, in ordine di preferenza:

• ID vantaggio della categoria
• Codice ERP (ovvero codice account Business Central)

Se Business Central rileva un account in cui i dati forniti da Perk corrispondono ai dati di Business Central in base a uno di questi criteri, aggiorna la scheda del conto contabile con il corrispondente ID della categoria di spesa e/o fattura di Perk.

Al termine dell'attività, Business Central genera un report Excel contenente tutte le categorie di vantaggi con il relativo stato di mappatura. Più nello specifico, il report contiene le seguenti informazioni:

Fornitori

I fornitori di Business Central sono associati ai fornitori di Perk. È possibile creare un fornitore in Business Central e quindi sincronizzare la relativa scheda con Perk.

Business Central sincronizza i campi informativi chiave come nome, indirizzo, codice fiscale, coordinate bancarie e recapiti in Perk. Il numero della carta fornitore viene memorizzato come ID fornitore (ERP) in Perk.

Una volta creato il fornitore in Perk, vedrai l'ID Perk nei campi ID fornitore organizzazione Perk e ID fornitore azienda Perk nella scheda fornitore.

Perk crea fornitori a livello di organizzazione e di azienda per consentire l'utilizzo di fornitori interaziendali.

Creazione di un fornitore

Per creare un fornitore da Business Central:

1. Apri l'elenco dei fornitori.
2. Seleziona una scheda fornitore esistente.
3. Aggiorna la scheda del fornitore con tutti i dati richiesti.
4. Fare clic su Fornitore > Crea/Aggiorna fornitore in YK.

Suggerimento: puoi sincronizzare più fornitori contemporaneamente selezionando Crea fornitore in Perk dalla ricerca. Seleziona un filtro per visualizzare tutte le schede fornitore corrispondenti e fai clic su OK.

Disattivazione di un fornitore

Per disattivare un fornitore da Business Central:

1. Apri l'elenco Fornitori.
2. Seleziona una scheda fornitore esistente.
3. Aggiorna la scheda del fornitore con tutti i dati richiesti.
4. Fare clic su Fornitore > Disattiva fornitore in YK.

Se disattivi temporaneamente un fornitore e desideri riattivarlo in Perk, fai clic su Crea/Aggiorna fornitore.

Aggiornamento dei dati dei fornitori in Perk

Se apporti modifiche ai fornitori in Business Central, puoi aggiornare queste informazioni in Perk in due modi:

• Dalla scheda Fornitore, cliccando su Crea/Aggiorna fornitore.
• Utilizzando il Aggiorna i dati in Yokoy task. Questo ti permette di impostare filtri come Attivi in ​​Yokoy e sincronizzare automaticamente tutti i fornitori già attivi.

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione del fornitore

Se riscontri che la connessione tra il fornitore Perk e il fornitore di Business Central si è interrotta per qualsiasi motivo (ad esempio, l'ID fornitore Perk non compare nella scheda fornitore), puoi eseguire un'attività Aggiorna duplicati da Yokoy per risincronizzare i fornitori Perk con i fornitori di Business Central.

Questa attività verifica i fornitori confrontandoli con le informazioni recuperate da Perk, determinando se un fornitore può essere associato a un fornitore Perk utilizzando i seguenti criteri, in ordine di preferenza:

• ID dell'organizzazione Perk e ID dell'entità legale presenti nella scheda del fornitore
• Codice ERP (ovvero codice fornitore Business Central)
• Partita IVA n.
• Nome e secondo nome

Se Business Central individua un fornitore i cui dati forniti da Perk corrispondono ai dati di Business Central in base a uno di questi criteri, aggiorna la scheda Fornitore con i corrispondenti ID fornitore dell'organizzazione Perk e dell'entità legale.

Al termine dell'attività, Business Central genera un report Excel contenente tutti i fornitori con il relativo stato di mappatura. Più nello specifico, il report include le seguenti informazioni:

Suggerimento: Se si utilizza l'elaborazione delle fatture, configurare Business Central e Perk per importare dati transazionali.