Spesso le aziende stabiliscono intervalli di spesa specifici per diverse categorie. Ad esempio, la tua azienda potrebbe stabilire un massimo di 300 euro per i voli. Utilizzando le regole di spesa, Perk può applicare la tua politica di spesa per segnalare eventuali spese che superano un certo importo.
Quando imposti una regola di spesa, puoi impostare un importo minimo e/o massimo. Tutte le spese create manualmente vengono contrassegnate con un Avviso di violazione della policy quando non soddisfano la condizione. Le regole sulle spese non si applicano alle spese generate automaticamente (indennità giornaliere o spese chilometriche).
La valuta in cui sono espressi gli importi minimi e massimi è sempre la valuta della persona giuridica. Qualora la valuta delle spese sia diversa da quella della persona giuridica, Perk converte gli importi delle spese nella valuta della persona giuridica e verifica se l'importo supera quello specificato dalla regola di spesa.
Impostazione delle regole di spesa
Per utilizzare una regola di spesa in Perk:
- Crea una regola di spesa (Impostazioni > Impostazioni spese > Regole spese)
- Assegnare la regola di spesa a un politica dei dipendenti.
- Assegnare la politica dei dipendenti a tutti gli utenti interessati.
- Abilitare Segnalare le violazioni delle regole sulle spese per la persona giuridica.
Una regola di spesa deve essere assegnato a un politica dei dipendentiIn caso contrario, la regola viene ignorata e non viene visualizzato alcun avviso nel modulo delle spese.
Crea una regola di spesa
Per impostare una nuova regola di spesa, procedere come segue: Impostazioni > Impostazioni spese > Regole spese.
Clic + Nuova regola di spesa e inserisci tutti i dettagli. Premi Salva O Attivare per effetto immediato.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Nome della regola di spesa. Questo nome viene visualizzato come parte dell'avviso quando una spesa non soddisfa la regola di spesa. |
| Categoria | La categoria a cui si applica la regola sulle spese. Tutte le spese assegnate a questa categoria (e per i Paesi selezionati) devono rientrare negli importi minimo e massimo. |
| Limita la regola alla selezione del paese | Per impostazione predefinita, la regola di spesa è applicabile a tutti i Paesi. Se non selezioni alcun Paese, la regola si applica a tutti i Paesi. |
| Importo minimo | Importo minimo oltre il quale sono ammesse le spese. Lasciare vuoto questo campo se non è applicabile. |
| Importo massimo | Importo massimo per il quale sono ammesse le spese. Lasciare vuoto questo campo se non è applicabile. |
| Descrizione | Se necessario, includere una descrizione della regola di spesa. |
| ID | Identificativo univoco della regola di spesa, generato automaticamente se si lascia vuoto questo campo. |
Importa una regola di spesa
In alternativa, è possibile importare più regole di spesa tramite file CSV. Tutte le regole di spesa importate vengono attivate automaticamente. Se la categoria inserita non esiste, la regola non viene creata.
Perk supporta file CSV con codifica UTF-8, UTF-16 e ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
- Fai clic su Importa file.
- Facendo clic su Esempio, è possibile scaricare un modello da utilizzare per inserire le proprie regole di spesa specifiche e aggiornarle successivamente in Perk.
Compila il file, premi Scegli file per caricarlo in Perk e premi Avvia importazione.
Una volta importate le regole, è possibile scaricare un report per risolvere eventuali problemi.
Attenzione: Non è possibile disattivare in blocco le regole di spesa tramite importazione CSV. Per disattivare le regole di spesa, utilizzare l'app web Perk. Ad esempio, selezionare tutte le regole utilizzando la casella di controllo e fare clic su Disattiva.
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Descrizione |
|---|---|
| id | Identificatore univoco della regola di spesa, generato automaticamente. |
| nome | Nome della regola di spesa. Questo nome viene visualizzato nel messaggio di avviso. |
| ID categoria | Categoria a cui è applicabile la regola di spesa. L'avviso viene visualizzato solo per le spese assegnate alla categoria. |
| Paesi | Paese in cui è applicabile la regola di spesa. Per impostazione predefinita, la regola di spesa si applica a tutti i Paesi (nessuno selezionato); tuttavia, è possibile scegliere Paesi specifici (o selezionarli tutti, ottenendo lo stesso effetto di non selezionarne nessuno). |
| Importo minimo (opzionale) | Importo minimo oltre il quale sono ammesse le spese. Tutte le spese inferiori a questo importo vengono segnalate. Lasciare vuoto se non applicabile. |
| Importo massimo (opzionale) | Importo massimo per cui sono ammesse le spese. Qualsiasi spesa superiore a questo importo viene segnalata. Lasciare vuoto se non applicabile. |
| descrizione (opzionale) | Se necessario, includere una descrizione della regola di spesa. |