L'esportazione standard delle spese Perk è un'esportazione standardizzata dei dati di prenotazione generati dalle spese approvate. I dati delle spese inclusi nel file di esportazione dipendono dalla configurazione aziendale e possono essere configurati. in base alle vostre specifiche esigenze. Ad esempio, il file può includere, tra gli altri dati:

• Dati di spesa
• Dati di categoria
• Dati dell'oggetto di costo
• Dati utente
• Dati dei tag
• Dati della carta aziendale
• Dati sulle transazioni

È possibile personalizzare l'output del file di esportazione delle spese utilizzando diverse opzioni di configurazione, tra cui il nome e il formato del file, la formattazione dei dati e degli importi, la gestione delle aliquote fiscali e l'ordine dei campi. Per impostazione predefinita, il file di esportazione delle spese contiene dati di spesa standard in un ordine predefinitoTuttavia, è possibile modificarlo a seconda delle proprie esigenze.

Per configurare Perk in modo che esporti tutti i dati delle spese nel formato di file di esportazione delle spese, manualmente quando i revisori finanziari premono Esporta o automaticamente tramite un processo di esportazione automatica:

1. Vai a Impostazioni > Integrazioni.
2. Cercare Esportazione delle spese e premere Configurare.
3. In sistema ERP, scegliere File di esportazione della spesa.
4. Clic Aggiorna ERP. 

La configurazione del file di esportazione delle spese include le impostazioni più comunemente utilizzate e un ordine predefinito per i campi dati standard delle spese. Tuttavia, è possibile personalizzare il comportamento del file di esportazione delle spese utilizzando diverse opzioni di configurazione, tra cui il nome e il formato del file, la formattazione dei dati e degli importi, la gestione delle aliquote fiscali e l'ordine dei campi.

Campi nel file di esportazione

A seconda della logica di registrazione configurata (logica di prenotazione generale, logica di prenotazione fiscale), Perk può generare una o più righe per spesa:

Tipo di riga	Descrizione
Linea di debito	Uno per ogni voce di spesa
Linea fiscale	Una voce di imposta per ogni riga, se abilitata
Linea di imposta consolidata	Uno per voce di imposta, se Logica di prenotazione delle imposte È Importi fiscali consolidati.
Linea di credito	Uno per registrazione di giornale (a meno che non sia escluso)

Impostazioni generali

IL Impostazioni generali La sezione mostra le opzioni più comunemente utilizzate durante la configurazione del file di esportazione Spend, come nome file, formato di esportazione, delimitatori e descrizioni.

Nome del file Formato di esportazione Delimitatore Separatore di importo Formato data

Formato del testo descrittivo Strategia di prenotazione delle imposte Lingua dell'intestazione Abilita l'ordine dei campi personalizzato

Sebbene queste impostazioni siano predeterminate, Perk include anche un'opzione di fallback per garantire che il file possa essere generato correttamente.

Nome del file

Questa impostazione determina il nome del file di esportazione. Se il campo non è compilato, viene attivata l'opzione predefinita per il nome del file. Non utilizzare trattini (-), punti (.), virgole (,), due punti (:), e punti e virgola (;).

È possibile utilizzare questi segnaposto per determinare il nome del file esportato:

• {{legalEntityName}}: Il nome del file contiene il nome della persona giuridica (società).
• {{legalEntityId}}: Il nome del file contiene l'ID della persona giuridica.
• {{exportId}}: Il nome del file contiene l'ID di esportazione.
• {{YYYYMMDD_HHMMSS}}: Il nome del file contiene la data in questo formato. Deve essere esattamente questa stringa.
• {{date}}: Il nome del file contiene la data nel formato aaaa-mm-gg.
• {{timestamp}}: Il nome del file contiene il timestamp.
• testo libero: Il nome del file contiene testo (nessun carattere speciale).

Nota: Per impostazione predefinita, Perk aggiunge sempre il timestamp all'inizio del nome del file. Se si desidera aggiungere il timestamp in un'altra posizione nel nome del file, è necessario selezionare l'opzione di sovrascrittura nelle impostazioni di esportazione SFTP. Questa opzione è applicabile solo se si utilizza SFTP.

Ecco un esempio di tutti i segnaposto inclusi nel nome del file:

E questo è il nome del file risultante:

 

Formato di esportazione

Questa impostazione determina il formato di output. Il formato selezionato fa parte dell'estensione del nome del file. Ad esempio: "perkStandardExport_payments.csv". Può essere CSV o XLS.

Delimitatore

Questa impostazione determina il carattere delimitatore per i file CSV e XLS. Può essere:

• . (punto)
• . (punto)
• , (virgola)
• ; (punto e virgola)
• ' (apostrofo)
• " (virgolette diritte)

Separatore di importo

Questa impostazione determina il separatore decimale utilizzato. Ad esempio, può essere un punto (.) come in 100.00, o una virgola (,) come in 100,00.

Formato data

Questa impostazione determina il formato delle date nel file. L'opzione di fallback è "AAAA-MM-GG", ma è possibile impostare i seguenti formati:

MMYY GGAAAA GG/MM/AAAA GGAAAA GG-MM-AAAA AAAA-MM-GG AAAA_MM_GG GG/MM/AAAA MM/AAAA GG_MM_AAAA GGMMAA AAMMGG MMYY GGMMAAAA MMDDYYYY

GG-MM AAAA AAAA-01-01 GG.MM.AAAA:HH:MM AAAA-MM-GGTHH:mm:ss AAAAMMGGTHHMMSS AAAA_MM_GG_HH_MM AAAAMMGG_HHMMSS AAAAMMDDHHMMSS GGMMAAAA_HHMMSS GG.MM.AAAA hh:mm MMM YYYY GGMM MM AA MM AAAA

MYYYYY AAAAMMGG AAAA MM MM/AAAA AA/MM/G AAAA/MM AAAA_MM GG/M/AAAA M THH:MM:SS

Formato del testo descrittivo

Questa impostazione determina il formato della colonna "Descrizione". Utilizza il numero di carta dell'esercente se il metodo di pagamento è la carta aziendale. In caso contrario, utilizza il numero di carta dell'esercente. Le opzioni sono:

• Nome Cognome Descrizione
• commerciante
• Numero di carta Commerciante

Strategia di prenotazione delle imposte

Questa impostazione determina come si desidera contabilizzare le imposte. Sono possibili tre opzioni:

• Linee di imposta per ogni linea di debito in base alle linee di debito. Per ogni linea di debito con imposta, viene generata una nuova linea di imposta
• Importi fiscali consolidati basati sull'imposta: genera linee di imposta che esistono sulle spese.
• Escludi righe fiscali: non genera linee fiscali

Lingua dell'intestazione

Questa impostazione determina la lingua in cui vengono visualizzati i nomi delle colonne. L'inglese (Stati Uniti) è la lingua predefinita; tuttavia, è possibile impostare le seguenti lingue:

• Tedesco
• Tedesco (CH)
• Inglese (Stati Uniti)
• Inglese (GB)
• Spagnolo
• Francese
• Italiano
• Olandese
• Cinese (ZH)

Se non selezioni una lingua, Perk utilizza l'inglese (Stati Uniti).

Nota: Se modifichi l'ordine predefinito o aggiungi campi dati aggiuntivi, il set di lingua dell'intestazione viene ignorato come etichetta nell' campi dati ha la preferenza.

Impostazioni avanzate

Le impostazioni avanzate offrono opzioni di configurazione aggiuntive per integrazioni con requisiti più specifici o complessi. Queste impostazioni consentono una maggiore personalizzazione rispetto alla configurazione standard.

• Trasformazioni: Determina se viene applicata una trasformazione ai dati esportati da Yokoy.
• Strategia generale di prenotazione: Determina come devono essere registrati i dati delle spese.
• Sezione logica di prenotazione delle imposte: Determina come devono essere contabilizzate le imposte.

ID spesa

Questa impostazione consente di convertire gli ID spesa in modo che includano un simbolo più anziché una sottolineatura.

Escludi intestazione

Per impostazione predefinita, il file di esportazione contiene l'intestazione (inclusi i nomi delle colonne). Tuttavia, è possibile scegliere di non esportare l'intestazione selezionando questa casella di controllo.

Conto GL

Questa impostazione determina il comportamento per transazioni con carta aziendale addebitate al dipendente se la persona seleziona la transazione e aggiunge un categoria Destinato alle spese private. È possibile addebitare l'importo sul conto specificato nella configurazione della categoria o sul conto della persona specificata nel campo ERP. Se non specificato, l'addebito viene effettuato sul conto della categoria.

Escludi prenotazione linea di credito

Facoltativo. Per impostazione predefinita, il file di esportazione contiene linee di credito e di debito. Tuttavia, è possibile scegliere di non esportare le linee di credito selezionando questa casella di controllo.

Codice fiscale per 0%

Facoltativo. Se si desidera l'assegnazione automatica delle spese esenti da imposte a un codice fiscale specifico, è possibile inserire il codice fiscale specifico in questo campo.

Importo dell'imposta sulle esportazioni come importo dell'imposta di base sulla voce principale

Facoltativo. Importo dell'imposta da mostrare in Importo netto dell'imposta di base colonna lasciandola vuota.

Escludi codice fiscale

Facoltativo. Per impostazione predefinita, il file di esportazione include tutti i codici fiscali pertinenti. Tuttavia, è possibile scegliere di non esportare i codici fiscali selezionando questa casella di controllo.

Aliquota dell'imposta sulle esportazioni pari a zero anziché vuota

Facoltativo. Per impostazione predefinita, gli importi pari a zero vengono esportati come vuoti. Se la casella di controllo è selezionata, l'esportazione viene effettuata come 0 anziché lasciare il campo vuoto.

Utilizzare l'aliquota IVA 0 specifica per paese

Facoltativo. Se la casella di controllo non è attivata, l'opzione predefinita è Codice fiscale per 0%.

Campi dati

Il file di esportazione Spend utilizza un ordine dei campi predefinitoTuttavia, è possibile modificare l'ordine dei campi in base alle proprie esigenze.

Se clicchi Modificare, è possibile modificare l'ordine in cui vengono visualizzati i campi, determinare la posizione della riga o rimuovere i campi.

È possibile aggiungere dati aggiuntivi al file di esportazione delle spese facendo clic su Aggiungi campo dati.

L'elenco a discesa mostra tutti i campi aggiuntivi che è possibile aggiungere al file di esportazione, raggruppati per concetto:

• dati predefiniti (in altre parole, i campi più comunemente richiesti)
• dati di spesa
• dati dell'oggetto di costo
• dati utente
• dati di categoria
• dati della voce fiscale
• dati delle transazioni
• dati di viaggio
• dati aziendali
• dati della carta aziendale
• dati di linea
• dati del campo personalizzato

Per ulteriori informazioni sui campi dati che è possibile includere nel file di esportazione della spesa, vedere Campi dati per il file di esportazione delle spese.

Una volta selezionato il campo, è possibile scegliere di esportare i dati con un'etichetta specifica, determinare l'ordine dei campi nel file e determinare il posizione della linea.

Posizione della linea

È possibile determinare se la colonna dati è presente per ogni riga o se si applica solo a righe specifiche:

Posizione	Descrizione
mostraSuOgniLinea	Mostrato su tutti i tipi di riga (credito, debito, imposta)
showOnDebit	Mostrato solo sulle righe di debito (include le righe di debito, imposte e imposte consolidate)
mostraOnCredit	Mostrato solo nelle righe di credito

Se non viene specificata alcuna posizione, le informazioni vengono aggiunte a ogni riga.

Ordine dei campi predefinito

1. ID spesa
2. Data di pubblicazione
3. Data di spesa
4. Conto GL
5. Descrizione
6. Tipo di transazione
7. Importo
8. Importo del debito
9. Importo del credito
10. Importo netto dell'imposta di base
11. Valuta
12. Codice oggetto di costo
13. Codice fiscale
14. Cognome
15. Nome
16. Dati dei campi personalizzati

ID spesa

ID univoco creato automaticamente da Perk per ogni spesa, che è un valore alfanumerico con 9-12 caratteri.

Data di pubblicazione

Data di esportazione della spesa. Quando la spesa viene creata, la data di registrazione viene impostata sulla data della spesa. Nel passaggio precedente all'esportazione, è possibile impostare la data di registrazione più vicina possibile. Per impostazione predefinita, il formato AAAA-MM-GG viene utilizzato se non viene scelta alcuna opzione nel Seleziona il formato della data elenco a discesa.

Data di spesa

Data della spesa. Il formato AAAA-MM-GG viene utilizzato di default se non è stata scelta alcuna opzione Seleziona il formato della data cadere in picchiata.

Conto GL

Dipende dal tipo di linea:

• Linea di credito: Per le transazioni con carta, conto della carta (Conto (ERP)* della carta). Per le spese pagate privatamente, conto personale dell'utente (conto dipendente (ERP).
• Linea di debito: account di categoria (Account (ERP)* da Categoria).
• Linee fiscali: conto da imposta (Conto (ERP)* da aliquota fiscale)

Descrizione

Sono consentite tre opzioni:

• Nome Cognome (dall'utente) commerciante (descrizione della spesa)
• commerciante (descrizione della spesa)
• Numero di carta Commerciante (se il metodo di pagamento è Carta di Credito Aziendale), altrimenti Commerciante).

Per impostazione predefinita, quando non è selezionata alcuna opzione, la descrizione è Commerciante.

Tipo di transazione

Indica il tipo di transazione. In caso di note di credito, CREDITO e DEBITO vengono scambiati.

Importo

Dipende dal tipo di linea:

• Credito: Importo totale della spesa.
• ​Addebito: Importo lordo di ogni linea di debito.

Importo del debito

In caso di Importi fiscali consolidati, linee di credito e di debito, IL Commutazione tra importo da addebitare e importo da accreditare per le note di accredito.

Importo del credito

Importo del credito relativo alla spesa.

Importo netto dell'imposta di base

In caso di Linee di debito, il valore mostrato se Importo dell'imposta sull'esportazione come importo dell'imposta di base nella voce di prima riga la configurazione è attivata è taxItem.amount o 0

Valuta

Dipende dal tipo di spesa:

Spese pagate privatamente:

• Conversione nella valuta aziendale (tutte le spese vengono convertite nella valuta aziendale)
• Conversione nella valuta del dipendente (tutte le spese vengono convertite nella valuta del dipendente; se non è impostata alcuna valuta per il dipendente, viene utilizzata la valuta aziendale come riserva)
• Valuta originale (valuta di spesa originale)

Spese con carta di credito aziendale:

• Conversione nella valuta della carta di credito (le spese vengono convertite nella valuta della carta di credito)
• Valuta di transazione (le spese sono mantenute nella valuta di transazione)

Codice oggetto di costo

Un oggetto di costo è una struttura gerarchica a cui possono essere assegnati i costi sostenuti all'interno di un'azienda. Un oggetto di costo può determinare il flusso di approvazione delle spese di un utente, se configurato per la tua azienda. Il valore fornito qui è Codice (ERP)*.

Codice fiscale

L'IVA, o Imposta sul Valore Aggiunto, è un'imposta su beni e servizi pagata da aziende e consumatori. L'aliquota dell'imposta dipende dal Paese e dai beni e servizi effettivamente acquistati o acquistati, pertanto è possibile avere beni/servizi esenti da IVA o soggetti a un'aliquota inferiore, media o superiore.

Nel caso di righe IVA per ogni riga di debito o riga di debito, se non è presente alcuna imposta sulla voce di riga, allora contiene il codice imposta per 0% come impostazione predefinita.

Cognome

Cognome dell'utente.

Nome

Nome dell'utente.