Per alcune spese, come i pasti, la tua azienda potrebbe aver bisogno di tenere traccia dei dipendenti e degli ospiti coperti dalla spesa per diversi motivi:
- politica aziendale: verificare che la spesa sia conforme al budget stabilito per persona.
- impatto giornaliero: verificare che i dipendenti abbiano dedotto il pasto corrispondente dagli importi giornalieri per la giornata.
- requisito del paese: fornire un elenco dei partecipanti e dell'affiliazione aziendale per tutte le spese dei pasti (ad esempio richiesto in Germania).
Partecipanti alle spese
Perk consente i mittenti indicano i partecipanti a una spesa, selezionando le persone coperte dalla spesa e specificando se si tratta di un partecipante Perk o di una terza parte. È possibile determinare il tipo di partecipante che le persone possono selezionare in una spesa e le informazioni necessarie per creare un partecipante esterno.
Perk mostra una ripartizione delle spese in base al numero di partecipanti selezionati.
Per impostazione predefinita, Perk contrassegna tutte le spese in cui il mittente non è incluso come partecipante. Tuttavia, è possibile scegliere di se necessario, disattivare questo avviso.
Tipi di partecipanti alle spese
I mittenti possono aggiungere tre tipi di partecipanti a una spesa:
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Persone Perk: Gli utenti possono cercare diverse persone Perk per nome:
- Azienda propria: Per impostazione predefinita, gli utenti possono cercare solo i partecipanti Perk della propria azienda. Questi partecipanti sono visualizzati in nero.
- Altre società nel conto: Puoi scegliere di consentire ai mittenti di seleziona persone Perk da altre aziende nell'account, se necessario. Questi partecipanti sono visualizzati in grigio.
- Partecipante esterno: una terza parte di un'altra azienda. Questi partecipanti sono visualizzati in beige chiaro.
Configurazione dei partecipanti alle spese
Sotto Impostazioni > Account > Aziende, seleziona Visualizza le impostazioni di spesa. In Conformità > Partecipanti È possibile limitare la tipologia di partecipanti selezionabili nel modulo di spesa. Ad esempio, è possibile scegliere di consentire agli utenti di selezionare solo i partecipanti Perk che appartengono alla stessa azienda in cui viene creata la spesa oppure di consentire loro di selezionare partecipanti di altre aziende presenti nell'account.
Inoltre, per i partecipanti esterni, è possibile stabilire i campi obbligatori che i mittenti devono fornire quando aggiungono partecipanti a una spesa.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Non includere il mittente come partecipante | Per impostazione predefinita, il mittente della spesa viene automaticamente selezionato come partecipante. Se si seleziona questa casella di controllo, i mittenti dovranno aggiungersi manualmente come partecipanti. In caso contrario, verrà visualizzato un messaggio di errore. |
| Disabilita l'avviso quando il mittente non è un partecipante alle spese |
Per impostazione predefinita, Perk contrassegna con un avviso (visualizzato a chi invia, a chi approva e al personale finanziario) le spese in cui il richiedente non è incluso come partecipante. Selezionare questa opzione per nascondere l'avviso. |
| Consenti la ricerca dei partecipanti in tutte le entità legali all'interno dell'organizzazione |
Per impostazione predefinita, gli utenti possono cercare solo i partecipanti che appartengono alla loro stessa entità giuridica. Seleziona questa casella di controllo per consentire alla persona di cercare i partecipanti all'interno della propria organizzazione. In caso contrario, tutte le persone all'interno dell'organizzazione che non fanno parte dell'entità giuridica della persona devono essere aggiunte come persone esterne. |
| Campi obbligatori per i partecipanti esterni |
Quando si creano partecipanti esterni, è possibile stabilire quali informazioni aggiuntive devono essere fornite quando si aggiunge un partecipante esterno. Il nome è sempre obbligatorio. È possibile scegliere di rendere obbligatori i seguenti campi:
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| Abilita l'integrazione del calendario per l'importazione dei partecipanti |
Consente a chi invia le richieste di rimborso spese di importare i partecipanti da un evento del calendario. Una volta abilitata questa funzione, gli utenti dovranno collegare il proprio profilo al proprio account Google per poter importare i dettagli del calendario. |
Attenzione: Una volta creati, i partecipanti esterni non posso essere modificato. Se sono necessarie modifiche, il partecipante deve essere rimosso e aggiunto nuovamente. Inoltre, più partecipanti esterni non devono utilizzare lo stesso indirizzo email, poiché Perk utilizza l'indirizzo email come identificatore univoco per i record dei partecipanti.
Visualizzazione dei dati dei partecipanti
I revisori e gli approvatori finanziari possono visualizzare i partecipanti inclusi nelle spese in Analisi.
Per le spese, è possibile visualizzare il numero di partecipanti, un elenco separato da virgole dei nomi dei partecipanti e i dettagli dei partecipanti.
A seconda del tipo di partecipante, i dettagli disponibili variano:
- Persone Perk: nome, cognome e indirizzo email
- Partecipanti esterni: nome, cognome, indirizzo email e nome dell'azienda.