È possibile impostare un processo di esportazione automatico per automatizzare l'attività manuale di esportazione di tutte le fatture.
Il processo di esportazione automatica raccoglie tutti i documenti di fatturazione con Pronto per l'esportazione stato su base ricorrente e genera l'output configurato per la funzione di esportazione (ad esempio un file per le funzioni di esportazione basate su file o invia i dati al sistema di terze parti per le integrazioni API). È compatibile con tutti i sistemi finanziari/ERP.
La data di attivazione del processo di esportazione viene considerata come la data di registrazione più prossima. Ciò significa che tutte le fatture con data di registrazione precedente a questa data vengono esportate con la data di registrazione come data del processo di esportazione.
È possibile impostare processi di esportazione automatici per ogni funzione di esportazione delle fatture. Ciò significa che se si hanno più funzioni di esportazione configurate per una specifica persona giuridica, è possibile impostare un processo di esportazione automatico per ciascuna di esse. Tuttavia, per la persona giuridica può essere attiva una sola funzione di esportazione alla volta.
Impostazione del processo di esportazione per le fatture
Il processo di esportazione automatica è configurato come parte delle impostazioni di esportazione della fattura in Impostazioni > Integrazioni, Esportazione fatture.
I passaggi per impostare un processo di esportazione automatica dipendono dalla configurazione esistente.
Se non hai ancora configurato l'esportazione delle fatture:
- Vai a Impostazioni > Integrazionie clicca Esportazione fatture.
- Selezionare l'azienda e il sistema finanziario verso cui esportare.
- Clic Avvia la configurazione per impostare un nuovo sistema di esportazione.
- Configurare l'impostazione per il sistema di esportazione (ovvero configurazione e autenticazione, se applicabile).
A questo punto puoi saltare la scheda Automazione, poiché non puoi ancora configurarla. - Clic Salva per tornare al Esportazione fatture panoramica delle schede.
- Seleziona il sistema di esportazione che hai appena configurato e desideri attivare un processo di esportazione automatica.
- Vai al Automazione scheda e attiva l'opzione di esportazione automatica.
- Determinare il impostazioni per il tuo lavoro di esportazione.
- Fare clic su Salva per applicare le modifiche.
Se hai già impostato una funzione di esportazione, seleziona la funzione di esportazione per la quale desideri attivare un processo di esportazione automatica:
- Fare clic sul sistema di esportazione, andare al Automazione scheda e attiva l'opzione di esportazione automatica.
- Determinare il impostazioni per il tuo lavoro di esportazione.
- Fare clic su Salva per applicare le modifiche.
Attenzione: Le impostazioni di esportazione automatica dei lavori possono essere configurate solo per le configurazioni attive, non per le integrazioni in Stato inattivo/bozza. Per impostare un processo di esportazione automatica, è necessario prima attivare la funzionalità di esportazione (se inattivo) o completare la configurazione (se in bozza).
Nota: Se in precedenza hai impostato un processo di esportazione automatica per un'azienda, puoi anche visualizzare e modificare le impostazioni del processo nella scheda Automazione, se necessario.
Esporta impostazioni di lavoro
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Frequenza di esportazione |
Determina la frequenza dell'esportazione. Puoi scegliere:
Se il mese non termina il 31, l'esportazione verrà eseguita il giorno precedente. L'ora esatta è 02:00 CET (00:00 UTC). |
| Giorno del mese | Visualizzato solo se si seleziona la frequenza di esportazione mensile. |
| Per conto di |
Selezionare l'utente finanziario da visualizzare come la persona che ha eseguito il processo di esportazione quando viene attivata l'attività di esportazione automatica. Nell'elenco vengono visualizzati solo gli utenti con il ruolo Finanza. È necessario selezionare almeno un utente. È possibile impostare un utente specifico per i lavori di esportazione automatica e assegnargli un ruolo finanziario, in modo da poter identificare nei registri che questa attività non è stata eseguita da un utente reale, ma è stata eseguita automaticamente. |
Nota: I lavori di esportazione utilizzano il Tempo Coordinato Universale (UTC). Poiché l'UTC non tiene conto dell'ora legale, potrebbero esserci differenze negli orari dei lavori programmati. Ad esempio, se un cliente imposta un lavoro ogni 4 ore, ciò significa che durante l'ora legale (mesi estivi in Europa), l'esportazione avverrà alle 06:00, 10:00, 14:00, ecc. CEST. Durante l'ora solare (mesi invernali in Europa), l'esportazione avverrà alle 05:00, 9:00, 13:00, ecc. CET.
Interruzione di un processo di esportazione automatica
Per disattivare il processo di esportazione automatica, è sufficiente fare clic sulla funzione di esportazione corrispondente nella Esportazione fatture scheda e disattivare il Esportazione automatica della fattura opzione.
Modifica della frequenza dei lavori di esportazione
Per modificare la frequenza di un processo di esportazione:
- Vai su Impostazioni > Integrazioni .
- Vai a Esportazione fatture e clicca Maneggio.
- Selezionare il sistema di esportazione in cui si desidera modificare il lavoro.
- Vai al Automazione scheda.
- Selezionare una frequenza diversa nel esportare le impostazioni del lavoro.
- Fai clic su Salva.
Avvertimento: Disattivando un sistema di esportazione, si disattiva anche il corrispondente processo di esportazione automatica.
Impedire agli utenti finanziari di esportare manualmente
È possibile impedire agli utenti finanziari di esportare manualmente le fatture (Finanza > Revisione > Esportazione). Ciò significa che il pulsante Esporta non viene visualizzato se si seleziona una fattura nella panoramica Esporta o nella vista dettagliata della fattura.
Per disattivare le esportazioni manuali:
- Vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura
- Nelle impostazioni ERP, seleziona Disabilita le esportazioni manuali.