Nell'elaborazione delle fatture, gli addetti all'elaborazione sono responsabili dell'elaborazione delle fatture. Tuttavia, è anche possibile consentire ai dipendenti di caricare una fattura o di eseguire altre azioni sulle proprie fatture, come inserire tutte le informazioni richieste prima dell'invio e inoltrare la fattura a un altro utente.

È possibile stabilire quali attività i dipendenti possono eseguire sulle fatture. Per impostazione predefinita, Perk consente ai dipendenti di eseguire le seguenti azioni:

• Carica fatture
• Modifica, elimina, rifiuta o richiama le fatture
• Inoltra fatture ad altri utenti
• Codifica tutti i dettagli della fattura, inclusi fornitore, voci di riga, ordine di acquisto

Tuttavia, è possibile rimuovere queste autorizzazioni nelle impostazioni della fattura (Impostazioni > Impostazioni fattura > Impostazioni generali).

Impedire ai dipendenti di caricare fatture

È possibile impedire ai dipendenti (ovvero a chiunque non abbia un ruolo di elaboratore di fatture) di caricare fatture tramite Caricamento pulsante nel menu di navigazione a sinistra.

Per attivare questa funzione, vai su Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura, e in Impostazioni generali, seleziona Impedisci ai mittenti di caricare fatture.

Quando si abilita questa funzione, il Fattura il pulsante di caricamento è stato rimosso da Spesa > I miei compiti.

Impedire ai dipendenti di modificare, eliminare, rifiutare o richiamare una fattura

Perk consente ai dipendenti di caricare ed eseguire azioni sulle proprie fatture senza dover ricoprire il ruolo di elaboratore di fatture. Tuttavia, è possibile impedire ai dipendenti di modificare, eliminare, richiamare o rifiutare le fatture, se necessario. Questa casella di controllo viene solitamente utilizzata in combinazione con Impedire ai dipendenti di caricare fatture.

Nota: Questa funzionalità non si applica ai revisori finanziari e agli elaboratori di fatture. Possono sempre modificare le fatture.

In Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura, Impostazioni generali, se selezioni Ai mittenti non è consentito modificare, eliminare, richiamare o rifiutare le fatture, i dipendenti possono visualizzare le fatture solo in modalità di sola lettura. Non possono eseguire alcuna azione sulla fattura, come codificare i campi, inviare o richiamare una fattura.

I dipendenti possono visualizzare la fattura solo in sola lettura. Tutti i campi sono in grigio e non possono essere modificati.

Attenzione: Selezionando questa casella di controllo, i dipendenti non potranno inoltrare fatture con stato "Nuovo", "Bozza" e "Da revisionare" ad altri dipendenti. In questo modo, avrai un controllo più rigoroso e autorizzazioni più precise su chi può inoltrare le fatture.

Consentire ai dipendenti di codificare la descrizione, la categoria e l'oggetto di costo

Perk consente ai dipendenti di caricare, modificare, richiamare e rifiutare le fatture per impostazione predefinita. Ciò significa che possono codificare tutte le informazioni presenti sulla fattura, come fornitore, condizioni di pagamento, importi e quantità.

Tuttavia, potresti voler limitare le informazioni che i dipendenti possono inserire. Ad esempio, un'azienda riceve tutte le fatture centralmente a un indirizzo email specifico. Il team finanziario (o l'elaboratore delle fatture) non dispone di tutte le informazioni necessarie per codificare la fattura, quindi inoltra il documento a qualcun altro. Tuttavia, non vuoi che modifichino altro che questi tre campi, che sono fondamentali per la registrazione contabile e il flusso di lavoro. Perk consente di limitare la modifica ai campi descrizione, categoria e oggetto di costo.

Attenzione: Se hai abilitato Ai mittenti non è consentito modificare, inviare, eliminare o richiamare le fatture, questa opzione viene ignorata.

Per limitare i campi che i dipendenti possono modificare, vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura, Impostazioni generali e seleziona il Consentire ai mittenti di codificare solo categorie di fatture, oggetti di costo e descrizioni casella di controllo.

Quando i dipendenti visualizzano una fattura con questa opzione attivata, tutti i campi, ad eccezione della categoria della fattura, dell'oggetto di costo e della descrizione, sono disattivati.

Consenti la modifica delle fatture solo in stato nuovo, bozza o necessita di revisione

Potresti voler impedire ai dipendenti di apportare modifiche ai dati della fattura dopo che è stato sottoposto ad approvazione o revisione dai revisori finanziari, in quanto potrebbe avere un impatto sui dati esportati verso il sistema di terze parti. Ad esempio, potresti aver configurato l'integrazione per inviare i dati della fattura all'altro sistema al momento dell'invio della fattura, anziché attendere che venga prima approvata e/o esaminata.

Con il Consenti la modifica delle fatture solo nello stato Nuovo, Bozza o Necessita di revisione impostazione, impedisci tutti (ad esempio dipendenti, addetti all'elaborazione delle fatture e revisori finanziari) di modificare i dati nelle fatture, a meno che la fattura non abbia uno di questi stati:

• Nuovo
• Bozza
• Necessita di revisione

Quando visualizzano una fattura inviata, tutti i campi sono disattivati e non possono essere modificati a meno che non rispediscano la fattura (Necessita di revisione stato) o il il dipendente richiama la fattura, se consentito.

Questa impostazione sostituisce la Ai manager non è consentito modificare le fatture collocamento.