È possibile impostare un processo di esportazione automatica per automatizzare l'attività manuale di esportazione di tutte le spese.
Il processo di esportazione automatica raccoglie tutte le spese con stato Pronto per l'esportazione su base ricorrente e genera l'output configurato per la funzione di esportazione (ad esempio un file per le funzioni di esportazione basate su file o invia i dati al sistema di terze parti per le integrazioni API). È compatibile con tutti i sistemi finanziari/ERP.
La data di attivazione del processo di esportazione viene considerata come la data di registrazione più prossima. Ciò significa che tutte le spese con data di registrazione precedente a questa data vengono esportate con tale data di registrazione come data del processo di esportazione.
È possibile impostare un processo di esportazione automatica per esportare spese, transazioni e spese di viaggio . È possibile impostare un solo processo di esportazione automatica per struttura di esportazione spese e tipo di spesa.
Attenzione: se hai configurato la tua persona giuridica per esportare le spese chilometriche e giornaliere in un sistema di gestione paghe separato, al momento non puoi creare un processo di esportazione automatica per queste spese.
Configura il processo di esportazione
Il processo di esportazione automatica viene configurato come parte delle impostazioni di esportazione dei dati di spesa nella configurazione dell'integrazione.
Per esportare automaticamente le spese:
- Vai su Impostazioni > Integrazioni .
- Selezionare Esportazione spese e premere Configura .
- Scegli se vuoi impostare il processo di esportazione per:
- Spese
- Transazioni con carta
- Spese di viaggio
- Attiva l'opzione Esportazione automatica delle spese .
- Determina le impostazioni per il tuo processo di esportazione .
- Fare clic su Salva per applicare le modifiche.
Esporta impostazioni di lavoro
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Frequenza di esportazione |
Determina la frequenza dell'esportazione. Puoi scegliere:
Se il mese non termina il 31, l'esportazione avviene il giorno precedente. L'ora esatta è 02:00 CET (00:00 UTC). |
| Giorno del mese | Visualizzato solo se si seleziona la frequenza di esportazione mensile. |
| Per conto di | Selezionare l'utente finanziario che verrà visualizzato come la persona che ha eseguito l'esportazione quando viene attivata l'attività di esportazione automatica. Nell'elenco vengono visualizzati solo gli utenti con il ruolo Finanza. È necessario selezionare almeno un utente. |
Nota : i lavori di esportazione utilizzano il Tempo Coordinato Universale (UTC). Poiché l'UTC non tiene conto dell'ora legale, potrebbero esserci differenze negli orari per i lavori programmati. Ad esempio, se un cliente imposta un lavoro ogni 4 ore, ciò significa che durante l'ora legale (mesi estivi in Europa), l'esportazione avverrà alle 06:00, 10:00, 14:00, ecc. CEST. Durante l'ora solare (mesi invernali in Europa), l'esportazione avverrà alle 05:00, 9:00, 13:00, ecc. CET.
Suggerimento: è possibile impostare un utente specifico per le esportazioni automatiche e assegnarlo come revisore finanziario, in modo da poter identificare nei registri che questa attività non è stata eseguita da un utente reale, ma è stata eseguita automaticamente.
Interrompere un processo di esportazione automatica
Per disattivare il processo di esportazione automatica, è sufficiente disattivare l'opzione Esportazione automatica spese nella configurazione di esportazione delle spese per il tipo di spesa corrispondente.
Modifica la frequenza del processo di esportazione
Per modificare la frequenza di un processo di esportazione:
- Vai su Impostazioni > Integrazioni .
- In Esportazione spese , fare clic su Configura .
- Seleziona il tipo di spesa per cui desideri modificare il lavoro.
- Selezionare una frequenza diversa nelle impostazioni del processo di esportazione .
- Fai clic su Salva.