Per alcune spese, come i pasti, le aziende potrebbero aver bisogno di tenere traccia dei dipendenti e degli ospiti coperti dalla spesa per diversi motivi:

• Politica aziendale : verificare che la spesa sia conforme al budget stabilito per persona.
• Impatto della diaria : verificare che i dipendenti abbiano dedotto il pasto corrispondente dagli importi globali della diaria giornaliera.
• Requisiti nazionali : fornire un elenco dei partecipanti e dell'affiliazione aziendale per tutte le spese relative ai pasti (ad esempio, richiesto in Germania).

Perk consente di indicare i partecipanti, selezionare le persone coperte dalla spesa e specificare se si tratta di un utente con un account Perk o di una terza parte. I revisori finanziari con autorizzazioni di modifica per le spese possono anche aggiungere partecipanti alla spesa, se necessario.

Per impostazione predefinita, vieni selezionato automaticamente come partecipante (a meno che non venga disabilitato dall'amministratore Perk). Allo stesso modo, se un assistente crea una spesa per tuo conto, l'utente registrato che ha inviato la spesa viene aggiunto come partecipante predefinito.

Perk segnala tutte le spese in cui non sei incluso come partecipante. Tuttavia, gli amministratori di Perk possono scegliere di disabilitare questo avviso se necessario.

Una volta selezionati i partecipanti, Perk visualizza un messaggio informativo che riporta la ripartizione dei costi per persona nella valuta di spesa:

Partecipanti alle spese

È possibile aggiungere tre tipi di partecipanti a una spesa:

• Utente aziendale con privilegio : Persona con privilegio della tua azienda. Questi partecipanti sono contrassegnati dal colore nero.
• Utente account Perk : Persona con account Perk di un'altra azienda, ma con lo stesso account. Questi partecipanti sono di colore grigio scuro.
• Partecipante esterno : una terza parte di un'altra organizzazione. Questi partecipanti sono di colore grigio chiaro.

Non vengono inviate notifiche a partecipanti esterni. Le informazioni vengono raccolte esclusivamente a fini di reporting aziendale.

Aggiungere un dipendente a una spesa

Quando si crea o si rivede una spesa, è necessario specificare i partecipanti corrispondenti nel campo Partecipanti . È possibile cercare altre persone in Perk digitandone il nome nel campo Partecipanti . Per impostazione predefinita, è possibile cercare solo persone della stessa azienda.

Le persone come partecipanti al web	Le persone come partecipanti alla telefonia mobile

I dipendenti di altre aziende della propria organizzazione devono essere creati come partecipanti esterni, a meno che l'amministratore Perk non abbia configurato la funzionalità per consentirti di cercare altri utenti nell'organizzazione .

L'elenco di ricerca mostra i partecipanti più recenti, esclusi quelli già selezionati.

Aggiunta di un partecipante esterno

Per aggiungere partecipanti esterni, fai clic su + Aggiungi partecipante esterno . Inserisci il nome e il cognome del partecipante, il suo indirizzo email e il nome dell'azienda.

Partecipanti esterni al web	Partecipanti esterni in mobilità

Per impostazione predefinita, è necessario inserire almeno il nome del partecipante. Gli altri campi potrebbero essere obbligatori o meno, a seconda delle impostazioni aziendali. Queste informazioni vengono memorizzate insieme alla spesa per la rendicontazione.

Attenzione: una volta creati, i partecipanti esterni non possono essere modificati. Se sono necessarie modifiche, il partecipante deve essere rimosso e aggiunto nuovamente.

Attenzione: più partecipanti esterni non devono utilizzare lo stesso indirizzo email, poiché Perk utilizza l'email come identificatore univoco per i record dei partecipanti.