Perk distingue tra:
- Fornitori dell'organizzazione: Fornitori che appartengono a TUTTE le aziende
- Fornitori dell'azienda: Fornitori che appartengono a una società specifica
Non è possibile visualizzare i fornitori dell'organizzazione in Perk, ma è possibile consultare questi fornitori tramite API PerkA seconda della configurazione del tuo account, potresti dover importare i fornitori come fornitori dell'organizzazione e fornitori dell'azienda, oppure solo come fornitori dell'azienda.
Ad esempio, per conti con più aziende, è necessario importare prima i fornitori a livello di account e poi individualmente per ogni azienda. Se hai impostato un conto aziendale unico, quindi è necessario importare i fornitori solo una volta.
File di importazione fornitori
Il formato del file di importazione dei fornitori per i fornitori dell'organizzazione e per i fornitori dell'azienda è simile. Tuttavia, alcuni campi potrebbero variare. È possibile scaricare un esempio di ciascun file dalla finestra di dialogo Importa fornitori. È inoltre possibile importare automaticamente i fornitori tramite server SFTP.
Perk supporta file CSV con codifica UTF-8, UTF-16 e ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
Mancia: Più dati anagrafici dei fornitori si importano in Perk, migliore sarà l'abbinamento dei fornitori. Il riconoscimento dei fornitori (e quindi l'abbinamento accurato tra fatture e fornitori) dipende in larga misura dalla qualità dei dati importati.
Sono necessari meno adattamenti manuali prima di inviare un report di fattura se sono disponibili più dati del fornitore. Si consiglia di fornire Numeri fiscali, Conto bancario, e il Indirizzo campi in quanto rappresentano attributi di corrispondenza efficaci per Perk e riducono il lavoro manuale per l'elaborazione delle fatture.
Campi di importazione dati fornitore
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Necessario | Descrizione |
|---|---|---|
conto bancario |
Facoltativo |
Numero di conto corrente bancario del fornitore. Si consiglia vivamente di inserirlo, in quanto aiuta Perk a identificare il fornitore sulla fattura. Sono possibili più valori. |
Paese della banca |
Facoltativo |
Paese della banca del fornitore |
bankExternalId |
Facoltativo |
Identificativo univoco della banca. Non esposto nell'app/frontend. |
bankKey |
Facoltativo |
Codice filiale, presente in alcuni paesi. |
numero di banca |
Facoltativo |
Chiamato anche codice bancario. Un altro identificativo della banca utilizzato prevalentemente nei paesi anglosassoni. |
città |
Facoltativo |
La città come parte dell'indirizzo del fornitore |
tipo di codifica |
Facoltativo |
Indica il tipo di codifica predefinito per questo fornitore. Se non viene specificato alcun valore, viene utilizzato il valore predefinito. |
contattoEmail |
Facoltativo |
Indirizzo email della persona di contatto del fornitore |
nome del contatto |
Facoltativo |
Nome di battesimo della persona di contatto del fornitore |
Funzione di contatto |
Facoltativo |
Titolo/funzione della persona di contatto del fornitore. Esempio: Account Manager |
Cognome del contatto |
Facoltativo |
Cognome della persona di contatto del fornitore |
telefono di contatto |
Facoltativo |
Numero di telefono della persona di contatto del fornitore |
Codice paese |
Facoltativo |
Codice ISO del paese in cui ha sede il fornitore |
defaultApprover |
Facoltativo |
Indirizzo e-mail del responsabile predefinito per l'approvazione di questo fornitore |
ID esterno |
Obbligatorio |
Codice ERP del fornitore |
iban |
Facoltativo |
Conto IBAN del cliente |
è un fornitore di ordini di acquisto |
Facoltativo |
Indica se il fornitore richiede un ordine di acquisto per ogni fattura. Se non viene specificato alcun valore, viene utilizzato il valore predefinito. |
nome |
Obbligatorio |
Nome del fornitore |
CodiceTerminePayment |
Facoltativo |
Codice delle condizioni di pagamento del fornitore (se definito nel sistema ERP) |
Sconto sulle condizioni di pagamento |
Facoltativo |
Percentuale di sconto che il cliente può ottenere dal fornitore se la fattura viene pagata entro il numero di giorni definito nel campo paymentTermDiscountDays |
termini di pagamento giorni di sconto |
Facoltativo |
Numero di giorni entro i quali il cliente deve pagare il fornitore per ottenere lo sconto per pagamento in contanti |
termini di pagamentoGiorniNetti |
Facoltativo |
Giorni netti come definiti dal termine di pagamento |
preferInvoiceSimplifiedLineItems |
Facoltativo |
Indica se le voci di riga devono essere sempre riepilogate per questo fornitore. Se non viene specificato alcun valore, viene utilizzato il valore predefinito. |
Nome secondario |
Facoltativo |
Nome secondario del fornitore |
Nome breve |
Facoltativo |
Nome abbreviato del fornitore |
statoAttivo |
Obbligatorio |
Stato del fornitore in Perk:
|
strada |
Facoltativo |
Il nome della via come parte dell'indirizzo del fornitore |
codice SWIFT |
Facoltativo |
Codice Swift/BIC della banca del cliente |
numero di imposta |
|
DEPRECATO: questo campo non è più in uso e non verrà accettato. |
Numeri fiscali |
Facoltativo |
Partita IVA (UID) del fornitore. È fortemente consigliato inserirla, in quanto aiuta Perk a identificare il fornitore in fattura. |
triggerAutoMatchWithoutPO |
Opzionale (se non viene specificato alcun valore, verrà utilizzato il valore predefinito) |
Attiva la corrispondenza automatica anche in assenza di dati relativi al numero dell'ordine di acquisto. Per i fornitori con ordine di acquisto (ovvero i fornitori le cui fatture devono sempre avere un ordine di acquisto associato), se impostato su "true", Perk tenta di associare la fattura a un ordine di acquisto qualora non vengano forniti dati relativi all'ordine di acquisto. |
URL |
Facoltativo |
Link al sito web del fornitore |
Cap |
Facoltativo |
Codice postale come parte dell'indirizzo del fornitore |
Importazione di fornitori in account multi-aziendali
Se gestisci fatture per più aziende (persone giuridiche), vedrai due pulsanti per il caricamento dei file: Fornitori (organizzazione) e Fornitori (azienda).
Per caricare manualmente i dati del fornitore, è necessario:
Le grandi aziende solitamente dispongono di un unico database con tutti i fornitori dell'intera organizzazione, ma in Perk potresti voler attivare solo determinati fornitori per determinate aziende.
Carica i fornitori dell'organizzazione
Per caricare manualmente i dati dei fornitori, importa il file tramite il pulsante Importa fornitori (Organizzazione).
Seleziona File di importazione standard Perk come formato documento. Puoi visualizzare un esempio del formato facendo clic su Esempio.
Per ulteriori informazioni sui campi nel file CSV, vedere Campi di importazione dei dati del fornitore.
Attenzione: Per importare correttamente il fornitore, è necessario impostare lo stato del fornitore su attivo nel file CSV. Se lo stato è 0, Perk ignora il fornitore e lo importa come inattivo.
Seleziona il tuo file CSV, fai clic su Avvia importazione e attendi. Al termine dell'importazione, visualizzerai un riepilogo dei fornitori creati in Perk.
Nota:L'importazione dei fornitori potrebbe richiedere del tempo, a seconda del numero di fornitori da importare. Se l'importazione non riesce o si blocca, aggiorna la pagina e riprova ad avviare l'importazione.
Il file di importazione può contenere fino a 2.000 articoli per caricamento. Se desideri importare più di 2.000 fornitori, dividi il file di importazione.
Suggerimento: aggiorna o aggiungi fornitori ai dati anagrafici dei fornitori esistenti
Se devi aggiungere un nuovo fornitore ai dati anagrafici dei fornitori, devi creare una nuova riga nel file CSV dei fornitori con le nuove informazioni e i nuovi dati. Dopodiché, importa i dati come di consueto.
Attivare i fornitori per l'azienda
Una volta caricati i dati dei fornitori nell'intero account, è necessario attivare i fornitori pertinenti per una specifica azienda facendo clic su Fornitori (azienda).
Si aprirà una nuova finestra da cui potrai scaricare un file di importazione Perk di esempio. Quest'altro file CSV ti permette di aggiungere dettagli specifici del fornitore, come ad esempio le condizioni di pagamento.
Questo file di importazione Perk contiene i seguenti campi:
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Tipo di campo | Descrizione |
|---|---|---|
Nome del termine di pagamento |
Facoltativo | Nome del fornitore per le modalità di pagamento (se definito nel sistema ERP) |
CodiceTerminePayment |
Facoltativo | Codice delle condizioni di pagamento del fornitore (se definito nel sistema ERP) |
Numero cliente |
Facoltativo | Numero cliente presso il fornitore (ad es. numero di conto, ID cliente, ecc.) |
defaultCostCenter |
Facoltativo | Centro di costo predefinito, codice ERP |
categoria predefinita |
Facoltativo | Categoria predefinita, ID vantaggio (Menu amministratore, categorie) |
defaultApprover |
Facoltativo | Responsabile predefinito dell'approvazione di tutte le fatture per questo fornitore, indirizzo email memorizzato in Perk |
fornitoreExternalId |
Necessario | Codice ERP del fornitore |
statoAttivo |
Necessario |
Stato del fornitore in Perk:
Se lo disattivi, assicurati che non ci siano fatture aperte in Perk con questo fornitore. |
Assicurati di compilare almeno i due campi obbligatori, Fornitore ID esterno E Stato Attivo per attivare i fornitori per una specifica persona giuridica.
Quando hai creato il record del fornitore nel file CSV dell'organizzazione del fornitore, hai assegnato un determinato codice ERP al record (ID esterno). Assicurati di indicare lo stesso codice ERP del fornitore affinché l'importatore possa funzionare correttamente.
Come in precedenza, lo stato dovrebbe essere 1 affinché l'importatore funzioni correttamente. Se lo imposti a 0, Perk imposta questi fornitori come inattivi e non lo fa mostrarli.
Se applicabile, compila anche gli altri campi. Dopo aver caricato questo file, un messaggio di conferma in Perk mostrerà il numero di fornitori creati correttamente.
Importazione di fornitori in un account aziendale singolo
Se gestisci fatture per una sola azienda, puoi vedere solo un pulsante di caricamento file Carica i fornitori.
Per caricare manualmente i dati del fornitore, fare clic su FornitoriNella finestra di dialogo Importa fornitori, seleziona Importazione fornitore Standard Perk Sotto Formato del documento. Clicca Esempio per scaricare il file di importazione.
Compila il file con il dati del fornitore come appropriato.
Attenzione: Assicurati di compilare almeno i tre campi obbligatori: ID esterno, Nome, E Stato Attivo.
Dopo aver caricato questo file, un messaggio di conferma in Perk mostrerà il numero di fornitori creati correttamente. È possibile scaricare un file di registro utile per la risoluzione di eventuali problemi.