Il confronto a tre vie (3-way) è un processo di confronto dei dati della fattura con ordinazione d'acquisto (PO) e ricevuta della merce (GR) dati.

Confrontando i tre documenti, è possibile verificare che quanto ordinato corrisponda a quanto ricevuto e fatturato, per prevenire transazioni fraudolente e pagamenti errati. Il confronto a tre vie è essenziale per le aziende per garantire che tutte le informazioni siano accurate e corrispondano prima di erogare il pagamento.

Per eseguire la corrispondenza a tre vie in Perk, sono necessari i dati dell'ordine di acquisto, i dati della ricevuta merci e i dati della voce di fattura. Le ricevute merci devono essere state precedentemente associate a corrispondente PO in Perk.

È possibile eseguire un abbinamento a tre vie automaticamente O manualmente.

colonna della voce di riga dell'ordine di acquisto

La colonna della voce di riga dell'ordine di acquisto consente di abbinare manualmente un record di fattura a una ricevuta di merci o a una voce di ordine di acquisto facendo clic su Scegli PO opzione nel Voci di riga scheda. Viene visualizzata la finestra di abbinamento delle fatture.

Mancia: La posizione della finestra non è fissa. È possibile trascinarla in un'altra parte dello schermo, se necessario. Fare clic sull'icona Espandi accanto a Incontro pulsante per visualizzare più voci di riga dell'ordine di acquisto.

Nel matcher delle fatture vengono visualizzati i dati relativi all'articolo dell'ordine di acquisto e all'articolo del GR. Vengono visualizzate tutte le voci dell'ordine di acquisto per i numeri di ordine di acquisto selezionati. Le voci dell'ordine di acquisto sono ordinate in ordine crescente per numero di ordine di acquisto e quindi per posizione. Se il numero o la posizione dell'ordine di acquisto contengono valori non numerici, queste voci vengono ordinate alfabeticamente in ordine crescente.

Le voci di ricevimento merci sono annidate sotto le voci di ordine di acquisto associate. Per visualizzarle, clicca sulla freccia accanto a una voce di ordine di acquisto per espandere la vista.

Nota: Se non riesci a visualizzare alcun dato GR anche se il tuo sistema finanziario è stato configurato per inviare queste informazioni a Perk, verifica che l'amministratore di Perk abbia abilitato Visualizza i dati di ricezione della merce casella di controllo in Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fatturaI dati potrebbero essere stati importati ma non vengono visualizzati nella tabella di corrispondenza delle fatture.

Colonna di stato corrispondente

Questa colonna indica il stato corrispondente dell'articolo PO e dell'articolo GR. I possibili stati per gli articoli PO e GR sono:

• Non abbinato: Nessuna voce di fattura è stata abbinata alla voce GR.
• Abbinato: Le voci della fattura sono state completamente abbinate alla voce GR. Non ci sono discrepanze di importo o quantità.
• Parzialmente abbinato: Le voci della fattura sono state abbinate all'articolo GR. La quantità ricevuta non è stata abbinata per intero. C'è ancora spazio aperto Quantità da abbinare Sinistra.
• Disallineamento: Le voci della fattura sono state abbinate alla voce GR. Esistono discrepanze di importo e/o quantità.

Gli stati di corrispondenza vengono calcolati in Perk quando viene eseguita la corrispondenza o quando i dati di corrispondenza esistenti vengono importati da una fonte esterna dell'ordine di acquisto. Per ulteriori informazioni sul significato specifico di questi stati, consultare Stati corrispondenti per PO e GR.

Attenzione: Perk consente solo una relazione uno a uno tra le voci di fattura e le voci di ordine di acquisto/ordine di vendita.
Se gli articoli sono stati ordinati o consegnati in ordini di acquisto o ordini di vendita separati, ma fatturati in un'unica voce di fattura, è necessario duplicare la voce di fattura e modificare gli importi e le quantità in modo che corrispondano alla voce di ordine di acquisto/ordine di vendita.

Abbinamento automatico di ordini di acquisto, ricevute di merci e fatture

Perk può abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute delle merci.

Grazie al confronto automatico a tre vie, Perk rileva informazioni nella fattura che aiutano a identificare gli ordini di acquisto e la ricevuta merci. Perk utilizza queste informazioni per associare automaticamente un ordine di acquisto e una ricevuta merci alla voce della fattura.

Nota: Per abilitare la corrispondenza automatica a tre vie, vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura. Controlla il Abilita gli ordini di acquisto l'opzione è attivata e seleziona Abilita la corrispondenza automatica casella di controllo.

Gli articoli dell'ordine di acquisto/ricevuta merci vengono automaticamente abbinati alla riga della fattura quando la fattura viene caricata per la prima volta.

Esistono due modi per attivare manualmente la corrispondenza automatica:

• aggiungendo o rimuovendo manualmente un numero di ordine di acquisto nel Numero dell'ordine di acquisto campo di intestazione, oppure
• utilizzando il Attiva la corrispondenza automatica Opzione disponibile nella sezione "Voci di riga". Gli utenti possono selezionare una, più o tutte le voci di riga e attivare la corrispondenza automatica.

Se Perk non riesce a rilevare il numero dell'ordine di acquisto nella fattura, il comportamento di corrispondenza delle voci della fattura dipende dalle impostazioni del fornitore:

• se il fornitore è contrassegnato come Fornitore di ordini di acquisto E Attiva la corrispondenza automatica se il numero dell'ordine di acquisto non viene trovato è abilitato per il fornitore, Perk cerca di abbinare automaticamente le voci della riga della fattura alle voci della riga dell'ordine di acquisto
• se il fornitore è contrassegnato come Fornitore di ordini di acquisto E Attiva la corrispondenza automatica se il numero dell'ordine di acquisto non viene trovato È non abilitato, è necessario abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.
• se il fornitore è non segnalato in quanto fornitore di ordini d'acquisto, la fattura deve essere abbinata manualmente all'ordine d'acquisto.

Per abbinare i dati nella voce dell'ordine di acquisto con la voce della fattura, l'intelligenza artificiale di Perk cerca questi attributi:

• Fornitore
• numero d'ordine
• Valuta
• Descrizione
• Quantità
• Importo
• Prezzo dell'articolo
• bolla di consegna (se presente sulla fattura)
• Numero dell'articolo (se presente sulla fattura)

Nota: I dati della bolla di consegna e i numeri degli articoli non vengono estratti dall'intelligenza artificiale come dati separati, ma vengono letti come parte dell'estrazione degli articoli non elaborati. Ciò significa che se un numero di bolla di consegna o un numero di articolo è presente sull'articolo GR importato e lo stesso riferimento viene trovato nei dati degli articoli non elaborati estratti, la corrispondenza automatica lo include nella determinazione del punteggio di corrispondenza.

Abbinamento manuale degli ordini di acquisto e delle ricevute di ricevimento alle fatture

Se il/i numero/i di ordine d'acquisto sono selezionati nell'intestazione della fattura, Voce di rigaLa scheda s cambia per includere due colonne aggiuntive:

• voce di riga dell'ordine di acquisto
• Stato corrispondente

Nella colonna del numero di ordine di acquisto, fare clic su Scegli PO e seleziona un numero di ordine d'acquisto (se non è già selezionato).

Per abbinare una voce di fattura a una voce PO/GR, selezionare la voce GR corrispondente e fare clic su Incontro pulsante.

1. Voce di riga della fattura, 2. Voce di riga dell'ordine di acquisto, 3. Voce di riga GR

La finestra di dialogo del matcher fatture si chiude. È possibile visualizzare il risultato della corrispondenza nella sezione delle voci di fattura.

Voci di riga della fattura con voci di riga PO/GR abbinate

Mancia: È possibile visualizzare o nascondere le colonne nella finestra di abbinamento fatture in base alle preferenze. Fare clic sull'icona delle colonne (...) a destra per visualizzare le colonne che possono essere visualizzate nella vista.

Possibili scenari di corrispondenza

Nel campo della riga dell'ordine di acquisto viene visualizzato il numero dell'ordine di acquisto corrispondente. A seconda dell'esito positivo della corrispondenza, possono essere visualizzati i seguenti stati di corrispondenza:

• Abbinato: La riga della fattura è stata completamente abbinata all'articolo dell'ordine di acquisto/ordine di vendita. Non ci sono discrepanze di quantità o importo.

• Disallineamento: La riga della fattura è stata abbinata all'articolo dell'ordine di acquisto/ordine di vendita. Esistono discrepanze di quantità e/o importo. Per fornire ulteriori informazioni sul motivo della discrepanza, viene visualizzata una notifica sullo schermo.
  • Incongruenza di quantità: La notifica viene visualizzata quando la quantità della riga della fattura è maggiore della quantità da abbinare dell'articolo di entrata merci.
  • Importo non corrispondente: La notifica appare quando l'importo netto della riga della fattura è maggiore di (Quantità riga fattura * Prezzo articolo ordine di acquisto). Se configurato, tolleranze dovrebbe essere preso in considerazione anche in questo caso.

Mancia: Se vedi solo l'icona di avviso per ogni voce di riga, controlla di aver abilitato l'opzione Notifiche colonna.

Articoli PO o GR con stato eliminato o bloccato

Quando un articolo di ordine di acquisto e/o un articolo di ordine di riordino sono eliminati o bloccati, è ancora possibile associare una riga di fattura a essi. Viene visualizzata una notifica che indica che l'articolo di ordine di acquisto o di ordine di riordino è bloccato o eliminato.

A seconda delle preferenze della tua azienda, puoi configurare il flusso di lavoro per impedire agli utenti di elaborare tali fatture oltre uno stato specifico. Ad esempio, le fatture con articoli di ordine di acquisto bloccati non devono proseguire nel flusso di lavoro oltre lo stato "nuovo/bozza", oppure le fatture con articoli di ordine di acquisto bloccati non devono proseguire oltre lo stato "approvazione", ecc.

Voci di fattura abbinate con ricevuta merci mancante

In alcuni casi, una fattura potrebbe arrivare prima che la merce sia effettivamente ricevuta. Pertanto, non esiste alcun GR nel sistema per l'articolo dell'ordine d'acquisto corrispondente. È comunque possibile abbinare la riga della fattura, indicando a livello di riga che la fattura è in attesa di ricezione della merce.

Per fare ciò, è necessario abbinare la voce di fattura direttamente alla voce dell'ordine di acquisto. Se la voce dell'ordine di acquisto è contrassegnata per richiedere l'accettazione della merce, l'abbinamento bidirezionale non viene eseguito. La riga di fattura rimane come Non abbinatoe viene visualizzata una notifica.

Quando Perk riceve la ricevuta merci associata, le voci vengono automaticamente abbinate, rimuovendo l'avviso di GR mancante. Se sono presenti più GR per la stessa voce, è necessario aggiornare manualmente la voce.