Perk è completamente certificato in Spagna secondo i requisiti dell'Agenzia delle Entrate dello Stato spagnolo (AEAT) proposti in BOE-A-2007-7866 Ordine EHA 962/2007 per il approvazione del software per la digitalizzazione certificata delle fatture.

Questa certificazione richiede che tutte le spese registrate e caricate tramite app mobile deve essere:

• Convertito in PDF
• Firmato digitalmente
• Un hash del PDF firmato viene memorizzato insieme alla registrazione delle spese

Per ogni esportazione viene generato uno specifico file XML.

Per impostazione predefinita, i requisiti sono abilitato per tutte le persone giuridiche spagnoleTuttavia, poiché l'ID fiscale del commerciante e il numero di fattura devono essere esportati nel file XML e non sono disponibili come campi predefiniti nel modulo spese, è necessario impostare due campi personalizzati.

Come funziona

Gli addetti alle vendite Perk scattano una foto della ricevuta utilizzando il mirino della fotocamera nell'app Perk.

Attenzione: Da un punto di vista legale, solo le foto scattate tramite l'app Perk sono considerate ricevute fisiche. È tua responsabilità assicurarti che nessuno carichi ricevute fisiche dalla galleria.

Una volta caricata la ricevuta, Perk rileva tutti i campi obbligatori presenti nella foto: nome del commerciante, partita IVA, base imponibile, aliquota IVA, imposta, numero e data della fattura. Se Perk non riesce a rilevare tutti i campi obbligatori, all'utente viene richiesto di inserirli manualmente.

Una volta che la persona invia la spesa, Perk converte l'immagine in un file PDF. Il PDF viene successivamente arricchito con metadati obbligatori come la data di creazione, il nome e la versione dell'applicazione tramite cui è stato ottenuto e la chiave di approvazione assegnata. Questi metadati sono incorporati in formato XMP nel PDF e possono essere recuperati per la verifica visualizzando le proprietà del documento in Adobe Acrobat Reader.

Il PDF viene quindi firmato digitalmente per garantire che non possa essere modificato senza violare la firma. L'hash digitale viene memorizzato insieme alla nota spese. Una volta approvata e revisionata, la nota spese viene esportata come di consueto. Durante l'esportazione, Perk genera il file XML corrispondente. Il file XML contiene un riferimento specifico al documento di spesa associato. Inoltre, Perk aggiorna il documento di spesa per includere un riferimento al file XML esportato.

Il file XML generato può essere scaricato da persone con ruoli di revisore finanziario e revisore dei conti (Finanza > Revisione > Esporta registro O Finanza > Audit > Registro di audit). Un collegamento al file appare nel Scarica XML colonna:

Impostazione di Perk per supportare i requisiti AEAT

L'intelligenza artificiale di Perk acquisisce il CIF (codice fiscale) e il numero di fattura per le ricevute spagnole. Tuttavia, ciò richiede campi personalizzati aggiuntivi nel modulo spese per garantire che, se l'intelligenza artificiale di Perk non riesce a identificarli correttamente, i mittenti o i revisori finanziari possano apportare le modifiche necessarie. Se hai bisogno di questa configurazione, ti preghiamo di contatta il tuo account manager Perk.

Nota: I campi personalizzati non sono obbligatori, ma devono essere sempre compilati per garantire la piena conformità.