L'abbinamento bidirezionale (2-way) è il processo di associazione di una fattura a un ordinazione d'acquisto o ordini di acquisto in Perk. Questa relazione può quindi essere esportata e tracciata nel sistema finanziario/ERP.
Si esegue un abbinamento bidirezionale consentendo a Perk di abbinare automaticamente gli ordini di acquisto alle fatture sulla base delle informazioni disponibili nella fattura o selezione manuale degli ordini di acquisto associati nella pagina Fattura.
Attenzione: Per utilizzare la corrispondenza bidirezionale, gli ordini di acquisto devono essere stati abilitati per l'azienda e i dati dell'ordine di acquisto devono essere già disponibili in Perk.
In Perk puoi:
- Abbina una fattura a un ordine di acquisto
- Abbina una fattura a più ordini di acquisto
In presenza di più ordini di acquisto, solitamente la fattura presenta più voci. Ogni voce deve essere abbinata a una voce dell'ordine di acquisto.
Se possibile, Perk rileva il fornitore e i relativi ordini di acquisto sulla fattura. Ad esempio, sono stati riconosciuti sia il fornitore sia il numero di ordine di acquisto sulla fattura.
Se il/i numero/i dell'ordine di acquisto vengono selezionati automaticamente o manualmente nell'intestazione della fattura, la sezione delle voci di riga cambia per includere due colonne aggiuntive:
Colonna del numero d'ordine
La colonna Numero ordine di acquisto contiene un elenco di numeri ordine di acquisto corrispondenti (proposti automaticamente da Perk o selezionati manualmente).
Facendo clic sul numero dell'ordine di acquisto nella colonna corrispondente, la finestra Corrispondenza fatture visualizza tutte le voci dell'ordine di acquisto in una tabella.
La tabella contiene le seguenti colonne:
- Stato: Stato della voce di ordine di acquisto.
- Descrizione: Descrizione della voce di riga dell'ordine di acquisto.
- PO: Numero dell'ordine di acquisto associato alla voce di riga.
- Articolo nr.: Identificatore univoco degli articoli ordinati da un'azienda.
La finestra può includere anche altre colonne nell'ordine di acquisto, se necessario.
Le voci dell'ordine di acquisto vengono ordinate in ordine crescente in base al numero dell'ordine e alla posizione. Se il numero o la posizione dell'ordine contengono valori non numerici, queste voci vengono ordinate alfabeticamente in ordine crescente.
Mancia: Non tutte le colonne mostrate sono obbligatorie. È possibile personalizzare le colonne visualizzate facendo clic sull'icona Colonne (…) nell'angolo in alto a destra della finestra.
Poiché le voci di riga non correlate all'ordine di acquisto non fanno parte di un ordine di acquisto, sono non assegnato automaticamente a una categoria (ad esempio conto GL) o a un oggetto di costoGli elaboratori di fatture devono stabilire come registrarle nel sistema contabile.
Colonna di stato corrispondente
Una volta che una voce di fattura viene abbinata a una voce di ordine di acquisto (manualmente o automaticamente), Perk calcola il stato della voce di riga dell'ordine di acquisto.
L'immagine mostra come due voci di ordine di acquisto sono state abbinate e come gli stati sono cambiati di conseguenza.
Oltre a ciò, puoi anche vedere che Perk ha calcolato effettivamente due cose:
- Importi corrispondenti all'ordine di acquisto: quanta parte della voce di fattura è stata abbinata a un ordine di acquisto
- Quantità corrispondente all'ordine di acquisto: quante unità sono state abbinate a un determinato ordine di acquisto
Quando si fa clic su un'azione di fattura come Salva O Invia, gli stati e gli importi abbinati vengono aggiornati di conseguenza nella pagina Ordine di acquisto.
Abbinamento automatico delle voci di riga dell'ordine di acquisto alle voci di riga della fattura
Perk può abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto, così non dovrai più farlo manualmente.
Grazie all'abbinamento automatico bidirezionale, Perk rileva le informazioni nella fattura che aiutano a identificare gli ordini di acquisto e utilizza queste informazioni per associare automaticamente un articolo dell'ordine di acquisto all'articolo della fattura.
Nota: Gli amministratori dell'account devono abilitare la corrispondenza bidirezionale automatica in Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura. Controlla il Abilita gli ordini di acquisto l'opzione è attivata e seleziona Abilita la corrispondenza automatica casella di controllo.
Le voci di riga dell'ordine di acquisto vengono automaticamente abbinate alle voci di riga della fattura quando la fattura è caricato per la prima volta.
Esistono due modi per attivare manualmente la corrispondenza automatica:
- aggiungendo o rimuovendo manualmente un numero di ordine di acquisto nel Numero dell'ordine di acquisto campo di intestazione, oppure
- utilizzando il Attiva la corrispondenza automatica opzione disponibile nella sezione voci di riga. Gli utenti possono selezionare una, più o tutte le voci di riga e attivare la corrispondenza automatica. o quando un l'utente aggiunge un numero di ordine di acquisto nel Numero dell'ordine di acquisto campo di intestazione.
Se Perk non riesce a rilevare il numero dell'ordine di acquisto nella fattura, il comportamento di corrispondenza delle voci della fattura dipende dalle impostazioni del fornitore:
- se il fornitore è contrassegnato come Fornitore di ordini di acquisto E Attiva la corrispondenza automatica se il numero dell'ordine di acquisto non viene trovato abilitato per il fornitore, Perk tenta di abbinare automaticamente le voci della riga della fattura alle voci della riga dell'ordine di acquisto
- se il fornitore è contrassegnato come Fornitore di ordini di acquisto E Attiva la corrispondenza automatica se il numero dell'ordine di acquisto non viene trovato È non abilitato, è necessario abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.
- se il fornitore è non segnalato in quanto fornitore di ordini d'acquisto, la fattura deve essere abbinata manualmente all'ordine d'acquisto.
Nota: In alcuni casi, Perk potrebbe non trovare voci corrispondenti se vengono superate le tolleranze di corrispondenza impostate dall'amministratore Perk della tua azienda. In questi casi, potrebbe essere necessario abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.
Per abbinare i dati nella voce dell'ordine di acquisto con la voce della fattura, l'intelligenza artificiale di Perk cerca questi attributi:
- Fornitore
- numero d'ordine
- Valuta
- Descrizione
- Quantità
- Importo
- Prezzo dell'articolo
Abbinamento manuale delle voci dell'ordine di acquisto alla fattura
Per abbinare manualmente un ordine di acquisto a una fattura, vai alla fattura e seleziona l'ordine di acquisto nella Numero dell'ordine di acquisto campo nell'intestazione della fattura.
La finestra di abbinamento fatture aiuta gli utenti ad associare le voci di fattura alle voci di ordine di acquisto. Per abbinare una voce di fattura a un ordine di acquisto, fare clic su Scegli PO e seleziona il numero di ordine d'acquisto corrispondente.
Nella finestra Corrispondenza fatture è possibile:
- Incontro: Abbina la voce di riga della fattura alla voce di riga dell'ordine di acquisto corrispondente facendo clic su Incontro.
-
Contrassegna come non-PO: Contrassegna la voce della fattura come non facente parte di un ordine di acquisto. In questo caso, Perk capisce che quella voce non è correlata a un ordine di acquisto specifico.
Ad esempio, potrebbero esserci voci di spesa non incluse nell'ordine originale, come i costi di consegna/spese di trasporto.
Non appena una voce di fattura viene associata a un ordine di acquisto, alcune informazioni potrebbero non essere più modificabili.
Mancia: Fare clic sull'icona Espandi a destra di Incontro pulsante nella finestra di corrispondenza delle fatture per visualizzare più voci di riga dell'ordine di acquisto.
Per modificarlo è necessario rimuovere la corrispondenza cliccando sul X icona nella colonna Voce di ordine di acquistoIn alternativa, puoi cliccare sul numero dell'ordine di acquisto e cliccare su Non abbinare.
È anche possibile abbinare le voci di fattura con le voci di ordine di acquisto in blocco. Ad esempio, se si desidera abbinare più voci di fattura con la stessa voce di ordine di acquisto.
Per fare ciò, seleziona più voci di fattura utilizzando le caselle di controllo e fai clic su Partita POViene visualizzata una nuova finestra in cui è possibile selezionare la voce di riga dell'ordine di acquisto che si desidera abbinare alle voci di riga della fattura selezionate. Fare clic su Partita PO per confermare la tua azione.
Possibili scenari per il matching bidirezionale
Nel campo della riga dell'ordine di acquisto viene visualizzato il numero dell'ordine di acquisto corrispondente. A seconda dell'esito positivo della corrispondenza, viene visualizzato quanto segue: stati corrispondenti può apparire:
- Abbinato: La riga della fattura è stata completamente abbinata all'articolo dell'ordine di acquisto. Non ci sono discrepanze di importo.
- Speso troppo: La riga della fattura è stata abbinata all'articolo dell'ordine di acquisto. Esistono discrepanze nell'importo.
Nota: Nel matching bidirezionale, le discrepanze di quantità sono non preso in considerazione Nel calcolo dello stato di abbinamento, vengono considerati solo gli importi. Le discrepanze di quantità vengono sempre considerate nel calcolo dello stato quando si esegue l'abbinamento a tre vie tra i dati GR e PO.
Articoli PO con stato eliminato o bloccato
Quando una voce dell'ordine di acquisto risulta eliminata o bloccata, è comunque possibile associarvi una riga di fattura. Viene visualizzata una notifica che indica che la voce dell'ordine di acquisto è bloccata o eliminata.
A seconda delle preferenze del cliente, è possibile limitare il flusso di lavoro in modo che gli utenti non possano elaborare tali fatture oltre uno stato specifico. Ad esempio, le fatture con articoli di ordine di acquisto bloccati non devono proseguire nel flusso di lavoro oltre lo stato "Nuovo/Bozza", oppure le fatture con articoli di ordine di acquisto bloccati non devono proseguire oltre lo stato "Approvato", ecc.