Un flusso di lavoro di approvazione dei campi personalizzati indirizza una spesa all'approvazione in base ai valori dei campi personalizzati selezionati nel documento. I campi personalizzati vengono spesso utilizzati per rappresentare elementi come progetti, reparti, eventi o categorie di costo. Quando una persona invia una spesa, Perk esamina i valori dei campi personalizzati utilizzati e invia il documento agli approvatori definiti per quel campo personalizzato.

Questo flusso di lavoro può comportarsi in due modi:

1. Qualsiasi approvatore può approvare: Se al valore del tag selezionato è assegnato più di un approvatore, uno qualsiasi di loro può approvare la spesa per completare la fase di approvazione. Questa opzione è in genere utilizzata quando un gruppo di approvazione condivide la responsabilità e una singola decisione è sufficiente per far avanzare il documento.
2. Tutti gli approvatori devono approvare: Nei casi in cui più persone devono dare un'approvazione esplicita, il flusso di lavoro può richiedere che ogni approvatore assegnato Esamina e approva la spesa prima che passi alla fase successiva. Questa procedura viene solitamente utilizzata per categorie di spesa sensibili, budget di progetto rigorosi o ambienti con elevati requisiti di audit.

Approvazione delle spese con un flusso di lavoro di approvazione dei campi personalizzato

Quando la spesa viene inviata, il flusso di lavoro legge il valore del campo personalizzato selezionato nel documento. Ogni valore del campo personalizzato ha un set di approvatori impostati nella configurazione del campo personalizzato. Il flusso di lavoro assegna automaticamente questi approvatori alla spesa.

A seconda della configurazione, prima che la spesa possa procedere è necessario che uno qualsiasi di essi o tutti gli altri approvino.

Questo flusso di lavoro è ideale quando la responsabilità dell'approvazione dipende dall'area aziendale, dal progetto o dal costo associato alla spesa. Alcuni esempi tipici includono:

• Approvazione basata sul progetto
• Approvazione dipartimentale, del centro di costo o della campagna
• È richiesta una supervisione aggiuntiva per tipi di spesa specifici
• Proprietà dei costi interfunzionale in cui più parti interessate necessitano di visibilità o approvazione

Nota: Un flusso di lavoro di approvazione dei campi personalizzati può essere combinato con altri flussi di approvazione, come l'approvazione del responsabile di linea o dell'oggetto di costo, quando è richiesta una governance in più fasi. La sequenza e la logica dipendono dalle policy interne.

Utilizzo di un flusso di lavoro di campo personalizzato

Questo flusso di lavoro è disponibile come modello nel progettista del flusso di lavoro. Seleziona Approvazione dei tagÈ possibile modificare le impostazioni o aggiungere ulteriori passaggi al flusso, a seconda delle necessità.