Questo articolo spiega come Perk calcola le spese chilometriche, dalla misurazione della distanza all'applicazione delle tariffe di rimborso e delle tasse. Consultalo per comprendere le regole che determinano cosa viene pagato, quando e come vengono applicate automaticamente le tasse.

Che cos'è una spesa chilometrica

La funzione di rimborso chilometrico di Perk consente ai dipendenti di richiedere il rimborso per gli spostamenti effettuati con il proprio veicolo personale per motivi di lavoro. Invece di presentare una ricevuta, il dipendente inserisce il luogo di partenza e di arrivo (e le eventuali fermate intermedie) e Perk calcola la distanza e l'importo del rimborso in base alla tariffa chilometrica applicabile.

I dipendenti possono generare spese di chilometraggio in due modi:

• Manualmente: creando una spesa chilometrica separata.
• Automaticamente: quando viene generata una spesa chilometrica nell'ambito di un viaggio in Perk.

Perk gestisce il rimborso dei costi chilometrici utilizzando tariffe chilometriche. Gli amministratori dei vantaggi possono impostare più tariffe chilometriche come richiesto per gestire vari scenari, come ad esempio diverse tariffe di rimborso per veicoli elettrici rispetto a quelli a combustione, o per conducenti solitari rispetto a conducenti con passeggeri aggiuntivi.

Per calcolare i rimborsi chilometrici, Perk prende la destinazione e il luogo di arrivo (indirizzi di partenza/arrivo) inseriti dal richiedente, assegna la tariffa chilometrica corretta e calcola l'importo da dedurre moltiplicando la distanza per la tariffa per chilometro (miglio).

Calcolo della distanza in miglia

Perk usa Google Maps calcola la distanza percorsa tra le posizioni inserite dal dipendente, in base al percorso migliore/più veloce. La distanza calcolata viene visualizzata nel modulo spese cliccando su Calcola distanza. I dipendenti possono modificarla manualmente se necessario, ad esempio se hanno percorso un percorso diverso.

Potrebbero esserci delle differenze nel calcolo del chilometraggio Perk. L'API Indicazioni di Google Maps restituisce il percorso più efficiente durante il calcolo del chilometraggio. Pertanto, potrebbero esserci lievi variazioni nella distanza calcolata con l'app Google Maps a causa di altri fattori, come l'indirizzo esatto o approssimativo dei luoghi di partenza e di arrivo, il traffico lungo il percorso, la complessità del percorso, ecc.

Nota: Per una maggiore precisione nel calcolo automatico del chilometraggio, inserisci gli indirizzi esatti per i luoghi di partenza e di arrivo anziché una posizione approssimativa (ad esempio la città di Zurigo).

Le località vengono memorizzate nella richiesta di rimborso chilometrico nella lingua del dipendente. Ad esempio, per i dipendenti con Perk in tedesco, la località viene visualizzata utilizzando la versione tedesca dell'indirizzo. Tuttavia, la località tecnica utilizzata per calcolare la distanza è identica.

Il percorso utilizzato per calcolare la distanza è mostrato sulla mappa. È possibile simulare un viaggio di andata e ritorno nel calcolo delle spese di chilometraggio selezionando la casella di controllo Andata e ritorno (doppio tragitto), che semplicemente raddoppia la distanza calcolata tra il punto di partenza e quello di arrivo.

Nota: I dipendenti possono calcolare automaticamente il chilometraggio nei viaggi selezionando Calcola il rimborso chilometrico (fino alla prossima fermata) casella di controllo. In questo modo viene automaticamente creata una spesa chilometrica per la distanza tra le fermate.

Conformità alle distanze inserite manualmente

Per le distanze calcolate automaticamente nelle spese di chilometraggio e nei viaggi, gli utenti possono sovrascrivere manualmente la distanza inserendo il numero di chilometri (miglia) nel Distanza (solo andata) campo. Gli amministratori di Perk possono impostare un avviso di conformità per rilevare eventuali inserimenti manuali che superano la distanza calcolata automaticamente di una determinata percentuale.

Gli amministratori di Perk possono impostare una soglia (%) in base alla quale le distanze chilometriche inserite manualmente possono superare la distanza calcolata automaticamente fornita da Google Maps in Amministrazione > Azienda > Conformità.

Il messaggio di conformità viene visualizzato solo quando la persona ha calcolato automaticamente la distanza, cliccando Calcola la distanza o selezionando il Calcola le richieste di rimborso chilometrico (fino alla prossima fermata) casella di controllo. Se la persona inserisce manualmente la distanza, il messaggio non viene visualizzato.

Imposta le tariffe chilometriche

Le tariffe chilometriche sono stabilite in Impostazioni > Impostazioni spese > Tariffe chilometricheSolo gli amministratori Perk possono modificare le tariffe chilometriche. Le tariffe chilometriche possono essere valide a tempo indeterminato o per un periodo di tempo fisso (Valido da/a).

Tipi di tariffa chilometrica

Esistono due tipi di tariffa chilometrica che possono essere utilizzati per calcolare i costi chilometrici:

• Tasso fisso
• Tasso graduale

Tasso fisso

Le tariffe chilometriche fisse prevedono un costo fisso per chilometro o miglio. Il rimborso viene calcolato moltiplicando la distanza totale per la tariffa fissa.

Esempio: Sarah percorre 80 km per lavoro. La tariffa chilometrica semplice della sua azienda è di £0,45/km. Il suo rimborso è 80 × £0,45 = £36,00.

Tasso graduale

Le tariffe chilometriche a scaglioni utilizzano una tariffa variabile che dipende dal numero di chilometri o miglia percorsi dal dipendente nel periodo considerato. A fasce di distanza diverse si applicano scaglioni tariffari differenti, pertanto la tariffa cambia una volta superata ciascuna soglia.

Esempio: l'azienda di Alex utilizza una tariffa a scaglioni: 0,45 £/km per i primi 10.000 km all'anno e 0,25 £/km per ogni distanza successiva. Se Alex ha già percorso 9.800 km quest'anno e presenta un resoconto di un viaggio di 500 km, i primi 200 km vengono rimborsati a 0,45 £/km e i restanti 300 km a 0,25 £/km.

Come viene determinata l'idoneità alla tariffa chilometrica

Perk tiene traccia del chilometraggio accumulato da ciascun dipendente nel periodo (mensile o annuale, a seconda delle impostazioni aziendali) utilizzando un contatore chilometrico. Questo contatore determina quale tariffa chilometrica si applica a ciascuna spesa.

L'idoneità di una tariffa chilometrica per una spesa chilometrica è determinata da tre fattori:

• il contachilometri del dipendente
• il numero minimo di chilometri della tariffa chilometrica
• il numero massimo di chilometri della tariffa chilometrica

Quando i dipendenti creano una spesa chilometrica, Perk cerca di assegnare automaticamente la tariffa chilometrica corretta in base alla sua idoneità. Vengono visualizzate solo le tariffe il cui numero minimo di chilometri corrisponde al contachilometri del dipendente. Ad esempio, un amministratore Perk ha impostato queste tariffe chilometriche:

• Tariffa chilometrica A: chilometraggio minimo 2000 km
• Tariffa chilometrica B: chilometraggio minimo 50000 km

Se il chilometraggio accumulato dal dipendente è pari a 20.000 km, è ammissibile solo la tariffa chilometrica A. Il chilometraggio massimo determina la tariffa limite oltre la quale la tariffa chilometrica non è più ammissibile.

Se non è stato impostato un numero minimo o massimo di chilometri nella tariffa chilometrica, la tariffa chilometrica può essere utilizzata per tutte le spese chilometriche generate dal dipendente.

Quando un amministratore Perk ha impostato più tariffe chilometriche con chilometraggio minimo e massimo simile, l'ordine in cui vengono selezionate le tariffe chilometriche può essere determinato impostando un valore nel Priorità tariffa chilometrica campo. Più alto è il valore, maggiore è la priorità della tariffa chilometrica rispetto ad altre tariffe chilometriche idonee.

Distanza minima per i viaggi

La tua azienda può impostare una distanza minima che i dipendenti devono percorrere prima che venga automaticamente generato un rimborso chilometrico per quel viaggio. Se la distanza percorsa è inferiore a questa soglia, non verrà generato alcun rimborso chilometrico per quel viaggio.

Nota: Se la distanza è inferiore alla distanza minima da percorrere, allora la spesa chilometrica è non creato nel viaggio.

Distanza minima per il rimborso

In alternativa all'impostazione di una tariffa chilometrica a gradini con tariffa zero per i chilometri (o miglia) percorsi fino a una soglia specifica, è possibile impostare la distanza minima per il rimborso in ogni tariffa chilometrica, indicando a Perk il numero di chilometri da ignorare prima di iniziare a calcolare il rimborso.

Ad esempio, se un dipendente percorre 121,57 km, l'azienda applica una tariffa chilometrica semplice di 0,16 EUR al chilometro e stabilisce una distanza minima per il rimborso di 100 km.

Il calcolo del rimborso è il seguente:

• 1° calcolo = 100 km * 0 = 0 EUR
• 2° calcolo = 21,57 km * 0,16 EUR/km = 3,45 EUR

Tariffe chilometriche per paese applicabile

Le tariffe chilometriche possono avere una portata globale o essere specifiche per paese (Paesi applicabili). Per impostazione predefinita, le tariffe vengono applicate a livello globale.

È possibile impostare una tariffa chilometrica valida solo per un Paese specifico. Per i viaggi effettuati all'interno del Paese, verrà applicata tale tariffa chilometrica. Per i viaggi transfrontalieri, potrebbero essere applicate diverse tariffe chilometriche. Ad esempio, è possibile impostare tariffe chilometriche separate per Germania, Svizzera e Francia.

• Tariffa chilometrica 1 (solo Germania)
• Tariffa chilometrica 2 (solo Svizzera)
• Tariffa chilometrica 3 (solo Francia)

Se un dipendente effettua i seguenti viaggi, Perk calcola la tariffa chilometrica applicabile come segue:

• Monaco di Baviera - Zurigo - Si applica la tariffa chilometrica 1
• Zurigo-Parigi - Si applica la tariffa chilometrica 2
• Da Zurigo a Monaco - Si applica la tariffa chilometrica 2.
• Parigi-Monaco - Si applica la tariffa chilometrica 3
• Da Barcellona a Parigi - Nessun chilometraggio | Nessuna tariffa applicabile in quanto non è stata stabilita alcuna tariffa per la Spagna
• Parigi-Barcellona - Tariffa chilometrica 3 | Il viaggio ha avuto origine in Francia
• Da Lisbona a Barcellona - Nessun chilometraggio | Nessuna tariffa applicabile in quanto non è stata stabilita alcuna tariffa per il Portogallo

IVA sulle spese chilometriche

Perk è in grado di calcolare automaticamente l'importo dell'imposta (IVA) sulle spese di chilometraggio in base all'aliquota fiscale associata alla tariffa chilometrica applicabile. Ciò significa che dipendenti e team finanziari non dovranno calcolare o inserire manualmente le imposte.

Come viene calcolata automaticamente l'IVA

Quando un amministratore imposta una tariffa chilometrica, può associarvi una o più aliquote fiscali. Una volta collegate, Perk applica automaticamente tali aliquote fiscali a qualsiasi spesa chilometrica che utilizzi quella tariffa, sia che la spesa venga creata manualmente dal dipendente o generata automaticamente come parte di un viaggio.

L'importo dell'imposta viene calcolato come segue: Importo del rimborso × aliquota fiscale = importo dell'imposta

Quando un dipendente crea o visualizza una nota spese chilometrica, la nota spese chilometrica mostra l'importo dell'imposta precalcolata accanto all'importo del rimborso. I dipendenti non possono inserire o modificare autonomamente l'importo dell'imposta. Se modificano la distanza percorsa in una nota spese chilometrica, Perk ricalcola automaticamente l'importo dell'imposta in base al rimborso aggiornato. L'imposta riflette sempre la distanza attualmente inserita.

Se al rimborso chilometrico non è associata alcuna aliquota fiscale, i dipendenti possono selezionarne una manualmente (se visualizzata) e modificare l'importo del rimborso.

Tariffe chilometriche a scaglioni e tasse all'esportazione

Per le tariffe chilometriche a scaglioni, l'imposta indicata sul modulo spese durante la fase di invio e revisione è una stima basata sulla distanza inserita fino a quel momento. Poiché il rimborso finale per le tariffe a scaglioni dipende dal chilometraggio totale accumulato dal dipendente nel periodo in questione (che può variare con l'invio di ulteriori spese), il calcolo definitivo dell'imposta viene effettuato al momento dell'esportazione dei dati.

Ciò significa che l'importo dell'imposta su una spesa chilometrica a scaglioni esportata potrebbe differire leggermente dall'importo mostrato al momento dell'invio o della revisione. Questo è un comportamento previsto e garantisce che la cifra dell'imposta sia sempre accurata in base all'importo finale del rimborso.

Nota: L'imposta viene calcolata automaticamente solo quando un'aliquota fiscale è collegata alla tariffa chilometrica. Se non è collegata alcuna aliquota fiscale, il campo relativo all'importo dell'imposta nella spesa è vuoto.

Analisi del chilometraggio

Perk tiene traccia dei dati relativi al chilometraggio in tutta l'organizzazione, offrendo ai team finanziari una visione chiara di quanti chilometri percorrono i dipendenti in auto e di quali spese vengono rimborsate.

È possibile visualizzare i dati relativi alle spese chilometriche nella sezione di analisi di Perk, insieme alle altre categorie di spesa.

Per generare un report sul chilometraggio:

1. Scegli i criteri di filtro e i dati di riga che vuoi visualizzare e seleziona Distanza percorsa (chilometraggio) nel Valori (aggregati) campo a discesa:
2. Premere Genera report. Il rapporto è simile a questo:
3. È possibile scaricare il report generato cliccando sul link del report visualizzato nel Risultati sezione.