Il connettore Perk Spend Management per Microsoft Dynamics 365 Business Central consente di combinare la potenza di Microsoft Dynamics 365 Business Central con la soluzione di gestione delle spese basata sull'intelligenza artificiale di Perk.

Grazie all'integrazione con Perk, i dati fluiscono automaticamente tra Microsoft Dynamics 365 Business Central e Microsoft Dynamics 365 Business Central, consentendo di automatizzare il processo, indipendentemente dal momento in cui viene effettuata la spesa.

Panoramica

MS Dynamics 365 Business Central è responsabile della gestione dei flussi di dati da e verso Perk. Utilizza l'API di Perk (autenticazione OAuth 2.0) per inviare a Perk dati anagrafici e transazionali, come ordini di acquisto e ricevute di merce, e per recuperare i dati delle fatture da contabilizzare. I webhook di Perk notificano a Business Central le modifiche allo stato dei documenti, consentendo a Business Central di controllare quando i dati vengono recuperati e contabilizzati. Per quanto riguarda le spese, Perk è responsabile dell'invio dei dati relativi alle spese a Business Central. Business Central recupera le ricevute e gli allegati tramite l'API di Perk.

Ogni azienda di Microsoft Dynamics 365 Business Central è associata a un'entità legale in Perk. Se si dispone di più di un'azienda, è necessario configurare un'entità legale separata in Perk.

Fatture senza ordine di acquisto, fatture con ordine di acquisto e fatture con ordine di acquisto e ricevuta di acquisto (GR)

Grazie all'integrazione, è possibile inviare ordini di acquisto e ricevute di acquisto a Perk per l'elaborazione con le fatture, abbinando le voci dell'ordine di acquisto e/o della ricevuta di merce con le voci della fattura (abbinamento a due vie e a tre vie). L'integrazione supporta i tipi di riga articolo, cespite e addebito articolo. Non supporta i tipi di riga risorsa e conto di allocazione.

Fattura in PDF

Business Central recupera i documenti di fattura come file PDF codificati in base64 e li allega all'ordine di acquisto o alla fattura di acquisto. Il documento può essere visualizzato nella scheda Allegati dell'ordine di acquisto o della fattura di acquisto.

Registrazione della fattura nel registro fornitori

Perk comunica le modifiche allo stato delle fatture Perk a Business Central tramite webhook. Business Central si occupa quindi di recuperare i dati delle fatture da Perk e di registrare i documenti di fattura di acquisto come già contabilizzati (se la contabilizzazione automatica è abilitata).

È possibile scegliere di registrare le fatture in Business Central al momento dell'invio, aggiornando l'ordine di acquisto con un blocco di pagamento o creando una fattura di acquisto temporanea con un blocco di pagamento, oppure, quando le fatture sono completamente approvate e pronte per l'esportazione, registrare i dati della fattura come fattura di acquisto registrata e creare la corrispondente voce nel registro del fornitore.

Registrazione delle spese nel giornale generale

Nel caso delle spese, Perk è responsabile della registrazione diretta delle spese nel libro giornale.

Gestione della valuta per fatture e spese

Con l'esportazione della fattura, la conversione di valuta viene gestita interamente da Business Central. Ciò significa che si utilizza I tassi di cambio di Business Central vengono utilizzati per gestire tutte le conversioni nella valuta aziendale e gli eventuali adeguamenti necessari.

Approvazione di fatture e spese

Il flusso di approvazione per fatture e/o spese è gestito interamente da Perk utilizzando un flusso di lavoro standard per responsabile di linea o per oggetto di costo, oppure utilizzando un flusso di lavoro personalizzato.

Requisiti

L'integrazione di Perk per MS Dynamics 365 Business Central è supportata dalle seguenti versioni:

L'integrazione può essere installata come estensione, sia tramite un pacchetto di estensione (per la distribuzione locale) sia tramite Microsoft AppSource.

Nota: Se si installa l'integrazione come pacchetto di estensione direttamente in Microsoft Dynamics 365 Business Central, non si riceveranno aggiornamenti automatici con nuove funzionalità. Sarà responsabilità dell'utente aggiornare il pacchetto di estensione all'ultima versione.

Elaborazione delle spese con l'integrazione

Le spese vengono elaborate in Perk secondo il flusso di lavoro aziendale; in altre parole, invio > approvazione > revisione.

Una volta elaborati, vengono esportati in Business Central da Perk manualmente (su attivazione del team Finanza) o automaticamente utilizzando un lavoro di esportazione.

Spese di esportazione e spedizione

Le spese (spese singole, transazioni con carta e spese di viaggio) vengono registrate nei conti del libro mastro. L'integrazione può essere configurata per registrare automaticamente le spese nei registri contabili corrispondenti o per creare la relativa registrazione nel giornale generale, in modo che il team finanziario possa inserirla manualmente.

Note di credito spese

Perk consente di registrare note di credito in Business Central (a condizione che l'opzione "Crea note di credito" sia stata abilitata per l'entità legale). Le note di credito vengono gestite come note di credito in Business Central.

Ricevute di spesa e allegati

È possibile importare le ricevute di spesa (e i relativi allegati) in Business Central. Se si importano le ricevute, queste vengono collegate alla corrispondente registrazione contabile. La ricevuta (e gli eventuali allegati) sono disponibili nella scheda Documenti in entrata per ogni registrazione contabile. Inoltre, al momento della contabilizzazione della registrazione contabile, le ricevute sono disponibili nella registrazione contabile del fornitore.

Elaborazione delle fatture con l'integrazione

Le fatture Perk vengono registrate come fatture di acquisto (per le fatture non emesse tramite ordine di acquisto) e ordini di acquisto (per le fatture emesse tramite ordine di acquisto) per essere elaborate in Business Central come pagamenti ai fornitori.

Business Central recupera i documenti di fattura in formato PDF codificato in base64 e li allega all'ordine di acquisto/fattura. Il documento può essere visualizzato nella scheda Allegati dell'ordine di acquisto/fattura.

L'integrazione con Perk può essere configurata per registrare automaticamente tutti gli ordini di acquisto/fatture di acquisto come fatture di acquisto registrate. In alternativa, gli utenti del reparto finanziario possono registrare manualmente ordini di acquisto o fatture di acquisto tramite l'apposita funzionalità di Business Central.

Business Central è responsabile di tutti i calcoli relativi all'importo netto, all'importo lordo e all'importo delle imposte, in base ai campi relativi alla quantità e al prezzo unitario forniti da Perk.

Attenzione: Se la scheda dell'ordine di acquisto contiene campi personalizzati obbligatori, è necessario aggiornarli manualmente in Business Central. In caso contrario, potrebbe verificarsi un errore durante l'esportazione delle fatture dell'ordine di acquisto da Perk.

Inoltre, puoi decidere di pubblicare le voci del diario su:

• Approvazione ed esportazione: flusso di esportazione della fattura standard
• Registrazione provvisoria: Fattura di acquisto registrata con blocco del pagamento per impedirne l'utilizzo durante l'esecuzione del pagamento.

L'installazione del connettore Perk in Business Central aggiunge un campo aggiuntivo Stato pagamento Perk alle schede Ordine d'acquisto e Fattura d'acquisto in Business Central. Solo le fatture con Stato pagamento Perk Approvato vengono considerate nel report Pagamenti fornitori suggeriti/sono disponibili per l'applicazione. Se lo stato di pagamento Perk non è approvato (indipendentemente dal fatto che si registri in fase di approvazione o provvisoriamente prima dell'approvazione), la fattura viene bloccata per il pagamento e l'applicazione.

Se si configura il flusso di lavoro della fattura per la contabilizzazione provvisoria (ovvero i dati vengono inviati al Business prima della completa approvazione) nel designer del flusso di lavoro di Perk, lo stato di pagamento di Perk risulta Non approvato finché la fattura non viene approvata ed esportata da Perk, momento in cui lo stato viene modificato in Approvato. Si sconsiglia vivamente di modificare manualmente lo stato di pagamento di Perk da "Non approvato" ad "Approvato", in quanto ciò compromette la coerenza con il concetto di contabilizzazione provvisoria.

Pubblicazione in attesa di approvazione ed esportazione

Quando l'utente del reparto finanziario esporta la fattura (operazione che potrebbe essere stata configurata per essere eseguita automaticamente), Business Central recupera i dati della fattura da Perk, genera la registrazione contabile del fornitore e contabilizza la fattura come fattura di acquisto registrata (per le fatture non associate a ordine di acquisto) e come fattura di acquisto registrata tramite l'ordine di acquisto (per le fatture associate a ordine di acquisto).

Lo stato del pagamento del vantaggio viene aggiornato ad "Approvato" quando la fattura viene esportata.

Processo tipico in Perk

Nota: gli stati indicati tra parentesi rappresentano lo stato risultante dall'azione.

1. Carica fattura (stato nuovo)
2. Modificare il codice, se necessario. (stato bozza)
3. Invia la fattura per l'approvazione, se richiesto. (in approvazione stato)
4. Approva la fattura (stato in revisione)
5. Revisione della fattura. (Stato: pronto per l'esportazione)
6. Esporta fattura (stato esportato).
7. Registra la fattura come fattura di acquisto registrata su Business Central senza bloccare il pagamento.

Pubblicazione provvisoria

Quando una fattura viene creata in Perk, vengono create anche voci contabili del fornitore in Business Central, sebbene le fatture di acquisto registrate siano contrassegnate con un blocco di pagamento per impedire che vengano prese in considerazione dal report Suggerisci pagamenti ai fornitori (339). Quando la fattura viene approvata in Perk e quindi esportata (manualmente o automaticamente), lo stato di pagamento in Perk viene aggiornato a Approvato. Business Central rimuove il contrassegno di blocco del pagamento e aggiorna le voci contabili del fornitore.

Se la fattura viene rifiutata, puoi configurare Perk in modo che registri automaticamente una nota di credito per compensare la fattura di acquisto già contabilizzata. Puoi scegliere se Perk debba registrare automaticamente le note di credito o se preferisci gestire manualmente le fatture rifiutate.

Processo tipico in Perk

Nota: gli stati indicati tra parentesi rappresentano lo stato risultante dall'azione.

1. Carica la fattura. (nuovo stato)
2. Se necessario, modificare il codice. (Stato di bozza)
3. Invia per approvazione (in stato di approvazione) e crea la fattura di acquisto registrata su Business Central con blocco di pagamento.
4. Approva fattura (in fase di revisione)
5. Rivedi la fattura (pronta per l'esportazione)
6. Fattura di esportazione (esportata)
7. Rimuovere il blocco di pagamento in Business Central (esportato).

Se la fattura viene rifiutata, la fattura di acquisto registrata con blocco del pagamento viene annullata in Business Central con una nota di credito.

In questo esempio, la fattura viene registrata provvisoriamente dopo l'invio, ma il flusso di lavoro potrebbe essere configurato anche per registrare la fattura in Business Central dopo l'approvazione ma prima della revisione.

Documento di fattura, IVA e date di registrazione

Quando si esportano le fatture in Business Central, il connettore Perk mappa le date delle fatture nel modo seguente:

Se in Perk non viene specificata alcuna data di contabilizzazione, il connettore Perk utilizza la data di emissione della fattura come data di contabilizzazione.

Le date di scadenza indicate nella fattura Perk non vengono visualizzate in Business Central, poiché vengono ricavate dalle condizioni di pagamento associate.

Note di credito per acquisti

Le note di credito relative a fatture non associate a ordini di acquisto vengono esportate in Business Central come note di credito acquisto. Attualmente, l'integrazione non supporta le note di credito relative a fatture associate a ordini di acquisto.

Le note di credito d'acquisto possono essere registrate automaticamente o manualmente a seconda delle necessità (allo stesso modo delle fatture). Le note di credito d'acquisto vengono registrate in Business Central con stato "approvato" quando vengono esportate da Perk. Se una nota di credito viene revocata o restituita in Perk, non vi è alcun impatto in Business Central poiché la nota di credito d'acquisto viene creata solo quando la nota di credito viene esportata.

Se annulli manualmente una nota di credito in Perk, devi modificare manualmente la nota di credito corrispondente in Business Central. L'integrazione non modifica automaticamente le note di credito di acquisto associate a una nota di credito in Perk.

Addebiti articoli in note di credito senza ordine di acquisto

Per le note di credito relative a fatture non associate a ordini di acquisto, di solito le voci di riga sono conti contabili o cespiti. Tuttavia, è possibile utilizzare addebiti a singolo articolo, anche se è necessario assegnare le corrispondenti righe di incasso in Business Central.

Sincronizzazione dei dati anagrafici e transazionali

L'integrazione consente di gestire tutti i dati anagrafici in Microsoft 365 Business Central e di sincronizzarli con Perk:

• utenti
• dimensioni (oggetti di costo o campi personalizzati)
• Conti Co.Ge.
• venditori (fornitori)

È possibile scegliere di sincronizzare tutti i tipi di dati anagrafici o solo tipi di dati specifici (ad esempio, solo i fornitori), a seconda delle esigenze. La sincronizzazione dei dati anagrafici è automatizzata tramite processi, tuttavia è anche possibile sincronizzare manualmente record specifici direttamente dalla scheda.

Gli utenti vengono sincronizzati direttamente da Business Central, creando utenti Perk con stato attivo o inattivo, a seconda delle necessità. Gli utenti Perk possono essere creati dalla scheda Dipendente. Puoi scegliere di importare individuale o più fornitori/dipendenti. I fornitori possono essere creati dalla scheda Fornitore.

In Perk è possibile mappare le dimensioni finanziarie (progetti, reparti, aree, ecc.) come oggetti di costo specifici o campi personalizzati, ottenendo così una maggiore flessibilità nella configurazione della contabilità finanziaria.

La sincronizzazione dei dati anagrafici è automatizzata tramite processi, tuttavia è anche possibile sincronizzare manualmente record specifici direttamente dalla scheda.

Nota: Gli utenti devono disporre di un'autorizzazione di integrazione Perk impostata in Business Central per eseguire le attività di sincronizzazione.

Attenzione: Le aliquote fiscali non vengono importate da Business Central. È necessario impostare manualmente le aliquote fiscali in Perk. Perk associa il gruppo di contabilizzazione aziendale e il gruppo di contabilizzazione del prodotto all'aliquota fiscale, in modo che le informazioni fiscali possano essere esportate correttamente in Business Central.

Per i dati transazionali, è possibile configurare come e quando Microsoft Dynamics 365 Business Central invia ordini di acquisto (PO) e ricevute di acquisto (GR) a Perk in modo che possa essere utilizzato per eseguire la corrispondenza a due e tre vie con le fatture, controllando sia i dati di intestazione che quelli di riga per eventuali deviazioni.

Business Central visualizza le informazioni relative agli ordini di acquisto (PO) e alle ricevute di merce (GR) inviati a Perk, rispettivamente nelle schede "Ordini di acquisto" e "Ricevute di acquisto".

Dati utente

Gli utenti possono essere creati in Perk a partire dalle schede dei dipendenti di Business Central, secondo necessità.

La struttura gerarchica (ovvero i responsabili di linea) non viene replicata da Business Central. È necessario configurare la reportistica in Perk se si prevede di utilizzare l'approvazione dei responsabili di linea (o un flusso di lavoro personalizzato che utilizza l'approvazione dei responsabili di linea per l'escalation delle approvazioni).

La soglia per il responsabile di linea, i delegati e gli assistenti (se presenti), l'oggetto di costo assegnato e le preferenze linguistiche devono essere impostati manualmente nel profilo utente.

L'integrazione con Perk invia queste informazioni da Business Central a Perk:

Dati dimensionali finanziari

L'integrazione di Perk supporta la sincronizzazione di dimensioni. Puoi scegliere di collegare le dimensioni ai centri di costo Perk (oggetto) e ai campi personalizzati Perk. Poiché Perk supporta un solo centro di costo per riga/registrazione contabile, è possibile associare dimensioni aggiuntive utilizzando i campi personalizzati.

Dimensioni che potresti voler sincronizzare in Perk:

• Zona
• Gruppo di lavoro
• Gruppo di clienti
• Dipartimento
• Acquirente
• Campagna di vendita
• venditore

Ad esempio, è possibile configurare la sincronizzazione dei valori della dimensione Department di Business Central come oggetti di costo e dei valori della dimensione Area Europa Nord, Europa Nord (UE), Europa Nord (non UE) con la dimensione del campo personalizzato Perk Country, creando i campi personalizzati Europa Nord, Europa Nord (UE), Europa Nord (non UE).

Attenzione: L'integrazione con Perk non supporta le dimensioni gerarchiche (ovvero oggetti di costo gerarchici), il che significa che non è possibile configurare un oggetto di costo principale con oggetti di costo secondari per la creazione di report a livello di reparto. Ad esempio, un oggetto di costo principale reparto IT con oggetti di costo secondari Software, Hardware e Licenze.

Nota: Sebbene le dimensioni finanziarie (oggetti di costo) possano essere utilizzate per approvare fatture e spese in Perk, è necessario assegnare l'approvatore dell'oggetto di costo direttamente in Perk una volta che l'oggetto di costo è stato replicato da Business Central. L'integrazione non importa approvatori o limiti di approvazione da Business Central.

Dimensioni come oggetti di costo dei vantaggi

Tutte le dimensioni attive vengono importate automaticamente come oggetti di costo attivi. Se la dimensione o il valore della dimensione sono bloccati in Business Central, vengono comunque importati in Perk come oggetti di costo, ma con stato inattivo. I limiti di approvazione, gli approvatori degli oggetti di costo, i limiti di approvazione automatica e i delegati degli oggetti di costo devono essere impostati manualmente in Perk.

Dimensioni come campi personalizzati di Vantaggi

Tutte le dimensioni attive vengono importate come campi personalizzati attivi. Se la dimensione o il valore della dimensione sono bloccati in Business Central, vengono comunque importati in Perk come campi personalizzati, ma con stato inattivo. Gli approvatori per spese e fatture devono essere configurati in Perk.

dati del conto GL

Per ogni conto contabile, è possibile sincronizzarlo come fattura e/o categoria di spesa in Perk, a seconda delle necessità.

L'integrazione crea la definizione di base della categoria in Perk (nome, descrizione, account), ma è possibile modificare le categorie una volta sincronizzate in Perk per visualizzare un simbolo in Perk.

Dati del fornitore

I fornitori sono associati ai fornitori di Perk. Le modifiche apportate alla scheda del fornitore vengono sincronizzate automaticamente con Perk. Tuttavia, è possibile inviare manualmente le modifiche da Business Central.

Business Central fornisce i dettagli di base relativi al fornitore di Perk:

• Indirizzo
• Codice(i) fiscale(i)
• Informazioni bancarie

Le impostazioni predefinite del fornitore devono essere configurate manualmente. I termini di pagamento per l'entità legale non vengono sincronizzati da Business Central.

ordini di acquisto

Gli ordini di acquisto di Business Central vengono utilizzati nella verifica a due e tre vie in Perk.

Grazie al connettore, la scheda dell'ordine di acquisto contiene campi aggiuntivi per tenere traccia se l'ordine di acquisto è stato creato in Perk, l'ID dell'ordine di acquisto Perk corrispondente e lo stato del pagamento Perk.

Lo stato di pagamento del vantaggio tiene traccia dello stato di approvazione della fattura associata. Questo campo viene utilizzato per determinare se applicare un blocco di pagamento alla voce Fattura di acquisto registrata per impedire il pagamento nel caso in cui sia stato configurato il registro fornitori. pubblicazione su invio invece di pubblicazione su export.

L'integrazione supporta le seguenti voci nell'ordine di acquisto:

• Articoli: voci standard dell'ordine. Queste appaiono come voci di riga Perk. Le voci di riga vengono registrate nel conto Co.Ge. (tramite il gruppo di registrazione specificato nella scheda Articolo).
• Spese per articolo: registra i costi di gestione degli articoli, come spese di trasporto, carico e scarico, dazi doganali, assicurazione e altri costi simili. Questi vengono tracciati tramite campi personalizzati in Perk. Il conto di contabilizzazione deriva dalla spesa per articolo.
• Immobilizzazioni: Queste vengono tracciate tramite campi personalizzati in Perk. Il conto di contabilizzazione deriva dall'immobilizzazione.

Attenzione:Il vantaggio non supporta i tipi di riga risorsa e conto di allocazione.

Dati di intestazione dell'ordine di acquisto

dati di riga dell'ordine di acquisto

Nota: A differenza delle righe relative ai cespiti e agli addebiti sugli articoli, le righe degli ordini di acquisto relative agli articoli non includono il conto contabile (categoria di fattura). Queste informazioni non vengono visualizzate né abbinate in Perk. Il conto contabile viene determinato dal gruppo di contabilizzazione dell'articolo in Business Central e la contabilizzazione sul conto contabile corrispondente viene determinata da Business Central quando la fattura viene importata in Business Central.

Ricevute di acquisto registrate (ricevute merci)

Le ricevute d'acquisto registrate vengono elaborate come ricevute merci in Perk.

Le ricevute di merce sono sempre associate a un ordine di acquisto e vengono utilizzate per effettuare la verifica a tre vie.

In generale, le voci di tipo "addebito" e "testo cespiti" sono considerate voci non relative alla ricezione merci in Perk. Tuttavia, è possibile associarle a una ricevuta d'acquisto registrata, se necessario.

Dati di intestazione GR

Dati di riga GR