Il rilevamento delle parole chiave può essere utilizzato per contrassegnare parole chiave specifiche presenti nelle fatture. È quindi possibile scegliere di eseguire azioni diverse, ad esempio indirizzare queste fatture attraverso un flusso di approvazione separato.

È possibile scegliere di visualizzare un avviso quando la fattura contiene una parola chiave inclusa nell'elenco delle parole chiave oppure visualizzare un avviso ed eseguire un'azione specifica, ad esempio contrassegnare una casella di controllo personalizzata o immettere un testo in un campo personalizzato.

Le regole aziendali per le fatture vengono configurate a livello di account, ma possono essere applicate a una o più aziende, a seconda delle necessità.

Abilita le regole di rilevamento delle parole chiave

Per configurare le regole di rilevamento delle parole chiave, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore per accedere Impostazioni > Fatture fornitore > Regole aziendali.

Imposta le regole aziendali per le fatture

È possibile impostare regole aziendali specifiche per avvisare gli elaboratori di fatture quando una fattura contiene una parola chiave specifica e configurare azioni aggiuntive, come contrassegnare una casella di controllo personalizzata o aggiungere una stringa di testo specifica in un campo di input personalizzato nell'intestazione della fattura.

Per configurare una regola di rilevamento delle parole chiave:

1. Vai a Impostazioni > Fatture fornitore > Regole aziendaliNel Regole personalizzate scheda, fare clic Aggiungi regola.
    

    

2. Inserisci un nome per la regola per identificarla e per identificare l'azienda a cui si applica:

   

   • Nome della regola: nome della regola di rilevamento delle parole chiave. Quando viene rilevata una parola chiave in una fattura, il nome della regola appare nella notifica visualizzata.
   • Azienda: Seleziona una o più aziende a cui applicare la regola di rilevamento delle parole chiave. Puoi selezionare tutte le aziende all'interno dello stesso account contemporaneamente. Se crei una nuova azienda, questa non verrà selezionata automaticamente nelle regole per parole chiave già esistenti. Devi modificare la regola per aggiungere nuove aziende.
3. Seleziona il elenco di parole chiaveÈ possibile importare un documento CSV contenente l'elenco delle parole chiave che si desidera rilevare nelle fatture. Viene fornito un file di esempio in cui è possibile verificare la struttura richiesta del file CSV:
   • tutte le parole chiave devono essere elencate nella prima colonna.
   • tutti i valori immessi nella prima riga non verranno considerati nel rilevamento delle parole chiave.
   • il file CSV deve essere salvato con codifica UTF-8.

4. Una volta caricato l'elenco delle parole chiave, questo apparirà sotto un collegamento chiamato Elenco parole chiave.csvÈ possibile scaricare il file in qualsiasi momento per visualizzare le parole chiave applicate.

   

5. Nel Azioni sezione, è possibile configurare azioni specifiche da eseguire quando viene rilevata una parola chiave in una fattura.
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   Le azioni disponibili includono:

   • Abilita/disabilita un campo di intestazione fattura personalizzato (tipo casella di controllo)
   • Compilare un valore definito in un campo di intestazione fattura personalizzato (tipo di input).

   Nel Campo dall'elenco a discesa, selezionare il rispettivo campo personalizzato. A seconda del tipo di campo personalizzato, è possibile impostare il valore come VERO / falso oppure inserisci una stringa nel Valore campo.

Nota: I campi personalizzati sono obbligatori per le azioni. Se desideri impostare un'azione, la tua azienda deve essere stata precedentemente configurata con un campo personalizzato affinché venga visualizzato come campo in AzioniLa funzione di rilevamento delle parole chiave supporta entrambi i tipi di campi personalizzati: casella di controllo e input. I rispettivi campi personalizzati devono esistere in tutte le aziende selezionato nella regola delle parole chiave.

È quindi possibile utilizzare questo campo personalizzato per elaborare l'approvazione della fattura in un flusso separato. Ad esempio, è possibile includere un nodo condizione vero/falso nel progettista del flusso di lavoro per rilevare se il campo personalizzato è vero o falso.