L'eliminazione delle transazioni comporta la perdita di dati, confusione e un lungo e dispendioso lavoro per ripristinare le informazioni perdute. Inoltre, significa che tali transazioni non saranno disponibili per scopi di audit e reporting.
Per le integrazioni con carte di terze parti, non è possibile eliminare le transazioni una volta importate in Perk. Se una transazione è stata importata per errore, è possibile archiviarla.
Nota:Non è possibile archiviare le transazioni della Perk Card, ma solo le transazioni provenienti da integrazioni di carte di terze parti. Se trovi una transazione errata che non dovrebbe essere visualizzata, contatta supporto.
Quando si archivia una transazione, questa viene nascosta a chi l'ha inviata, a chi l'ha approvata, agli amministratori delle carte e a chi elabora le spese di viaggio, sia nell'applicazione web che nell'applicazione mobile.
Le transazioni archiviate non possono essere:
- Abbinamento manuale o automatico
- Contrassegnato come privato
- Presentato per l'approvazione
- Esportato
- Modificato in qualsiasi modo
Le transazioni archiviate vengono visualizzate in Finanza > Revisione > Transazioni con carta con lo stato Archiviata.
È possibile ripristinare le transazioni direttamente da Transazioni con carta oppure da Finanza > Revisione > Ricerca, se necessario. Le transazioni archiviate vengono visualizzate anche nella vista Analisi con lo stato Archiviate.
Archiviazione di una transazione con carta
Una transazionenon deve essere abbinata (ovvero non deve essere associata a una spesa specifica) per poter essere archiviata.
Per archiviare le transazioni, vai su Finanza > Riepilogo > Transazioni con carta e nella scheda Transazioni con carta, seleziona la transazione che desideri archiviare spuntando la casella di controllo.
Fai clic su Archivia per archiviare la transazione oppure premi l'icona di archiviazione a destra della transazione.
Una volta archiviata, viene visualizzato un messaggio di conferma che indica che la transazione è stata archiviata e che deve essere ripristinata prima di poter essere associata a una spesa.
L'azione di archiviazione viene registrata nella cronologia della transazione per garantirne la tracciabilità:
La transazione è ora nascosta a chi l'ha inviata, a chi l'ha approvata, agli amministratori delle carte e a chi elabora le spese di viaggio. Come revisore finanziario, puoi comunque visualizzare le transazioni archiviate nella vista Finanza > Revisione > Transazioni con carta o nella vista Ricerca.
Recupero delle transazioni con carta archiviate
Se la transazione è stata archiviata per errore, è possibile recuperarla e utilizzarla nuovamente facendo clic su Ripristina direttamente nella transazione oppure sull'icona di ripristino dalla vista Transazione con carta.
Lo stato della transazione viene ripristinato a Non abbinata, rendendola visibile a tutti gli utenti nelle visualizzazioni delle transazioni con carta. Ora può essere abbinata a una spesa, contrassegnata come privata o esportata. L'azione viene registrata nella cronologia della transazione.
Visualizzazione delle transazioni archiviate
Oltre ad accedere alle transazioni archiviate nella vista Transazioni con carta, è possibile filtrare le transazioni archiviate anche nella vista Ricerca, Transazioni con carta: