La revisione di spese, viaggi e fatture è un compito fondamentale per i revisori finanziari. È necessario assicurarsi che i documenti presentati siano conformi alle policy, individuare potenziali frodi e garantire che dipendenti e fornitori vengano rimborsati puntualmente. Per rivedere le spese, andare su Finanza > Revisione > Spese e fatture per visualizzare tutte le spese da rivedere.

A seconda delle impostazioni della tua azienda, potresti vedere:

• Tutte le spese, i viaggi e le fatture presentate e approvate dai precedenti approvatori.
• Solo spese, viaggi e fatture presentate e approvate dai precedenti approvatori, ma che includono un avviso.
• Nessuna spesa se la strategia di revisione finanziaria della tua azienda è impostata su Revisione completamente automatizzata nelle impostazioni di spesa per la tua azienda (Impostazioni > Account > Azienda > Visualizza impostazioni di spesa, Approvazione e revisione finanziaria).

Per rivedere una nota spese, è necessario:

1. Seleziona un'azienda e un tipo di spesa .
2. Esaminare una nota spese .
3. Completa la tua recensione .

Seleziona un'azienda e un tipo di spesa

A seconda del ruolo, potresti avere accesso a diverse aziende (entità giuridiche). Le tipologie di spesa sono raggruppate in una delle tre tabelle in questa pagina:

• Scheda Spese : vengono visualizzate tutte le singole spese precedentemente inviate e approvate e pronte per la revisione.
• Scheda Fatture : vengono visualizzate tutte le fatture con stato In revisione.
• Scheda Viaggi : vengono visualizzate le raccolte delle singole spese sostenute durante il viaggio, che sono state inviate e approvate e sono pronte per la revisione.

Utilizza l'opzione a discesa Tipo di spesa nell'angolo in alto a destra per passare da un tipo di spesa all'altro.

Nota: Potresti non vedere le schede Viaggi e Fatture . Queste schede vengono visualizzate solo se viaggi e fatture sono abilitati per la tua azienda.

Suggerimento: puoi utilizzare filtri per restringere il campo dei report che desideri esaminare . Consulta Filtrare i report in Revisione .

Se non ci sono documenti di spesa da esaminare per il tipo di spesa selezionato, viene visualizzato un messaggio.

Esaminare un rendiconto spese

Quando si apre una nota spese, verificare che tutte le informazioni siano corrette e, se necessario, apportare le modifiche necessarie.

In qualità di utente finanziario, puoi modificare questi campi a seconda del tipo di spesa:

Attenzione: se la spesa è stata pagata con carta di credito, i campi rilevanti per la corrispondenza, come metodo di pagamento e carta aziendale, non possono essere modificati. Per modificare determinati campi, come valuta o importo della spesa, è necessario prima annullare la corrispondenza della spesa da tutte le transazioni con carta.

Per i viaggi, è possibile visualizzare le informazioni di viaggio, scaricare un PDF dell'itinerario di viaggio o eventuali allegati. È possibile rivedere ogni singola spesa, richiesta di rimborso chilometrico e indennità giornaliera separatamente oppure rivedere tutte le spese incluse in un'unica azione cliccando su Completa revisione (tutto) .

Per il viaggio stesso, è possibile modificare tutti i campi del viaggio, incluso l'itinerario, impostandoli sulla data corrente o passata. Quando si apporta una modifica a un viaggio, Perk ricalcola automaticamente tutte le spese generate automaticamente. Le nuove spese generate vengono automaticamente spostate nello stato "In revisione". Tutte le spese aggiunte manualmente rimangono invariate e non cambiano stato.

Quando si esaminano le indennità giornaliere come parte di un viaggio, è necessario tenere presente che la data non può essere modificata poiché viene ricavata dalle date del viaggio.

Attenzione: se il viaggio contiene una spesa già esportata, non è possibile modificarla.

Esaminando il rapporto, si possono presentare tre possibili scenari:

• Se non sei sicuro di alcuni dettagli e vuoi verificare con i colleghi prima di procedere, clicca su Salva per salvare il report e poterlo rivedere in un secondo momento. La spesa/fattura rimane nello stato In revisione .
• Se non sei sicuro dello scopo della spesa o devi modificare uno dei campi in grigio, puoi cliccare su Rispedisci per ottenere chiarimenti. È sempre necessario specificare il motivo per cui si desidera rispedire le note spese. Dopo che la nota spese è stata rispedita per la revisione, il richiedente deve apportare modifiche, riavviando l'intero processo di approvazione.
• Se è necessario modificare l'importo, la valuta e/o la data, è necessario fare clic su Annulla corrispondenza per annullare la corrispondenza tra la nota spese e la transazione con carta prima di inviare nuovamente la nota al mittente per modificare i campi corrispondenti pertinenti .

Se l'amministratore di Perk ha configurato le spese per visualizzare gli importi delle imposte, è possibile rivedere e modificare l'aliquota fiscale e il numero. L'aliquota fiscale e il numero vengono estratti automaticamente da Perk. Pertanto, assicurarsi di controllarli e correggerli se necessario.

Se l'azienda è stata configurata per consentire date di registrazione diverse dalla data corrente, è possibile visualizzare e modificare la data di registrazione di una fattura. La data di registrazione determina il periodo in cui la transazione viene registrata.

Completa la tua recensione

Dopo aver verificato le informazioni nel report, puoi contrassegnare la spesa, la fattura o le spese di viaggio come pronte per l'esportazione facendo clic su Termina revisione . Anche le spese di viaggio devono essere riviste singolarmente prima di poter essere inviate per l'esportazione come riscossione.

Una volta che i rendiconti spese, le transazioni e le fatture sono pronti per l'esportazione, vengono automaticamente spostati da Finanza > Revisione> Spese e fatture a Finanza > Revisione> Esporta .

Nota: Scopri come utilizzare Finanza > Revisione > Esporta . Consulta Esporta la spesa revisionata.