Perk ti consente automaticamente caricare le fatture inviando un'e-mail a una casella di posta dedicata.

Quando Perk riceve le email nella casella di posta dedicata, elabora l'email e/o gli allegati e li carica come fatture.

, Dove NomeCliente Può essere una stringa qualsiasi (ma deve essere univoca all'interno di Perk). Questo indirizzo email viene utilizzato per identificare l'organizzazione e la persona giuridica specifiche a cui deve essere inviata la fattura. Qualsiasi email proveniente da indirizzi che non corrispondono esattamente a questo indirizzo verrà rifiutata.

Perk accetta e-mail inviate con l'indirizzo di posta elettronica della fattura in A O cc attributi. Tutte le email inviate con l'indirizzo di posta in arrivo della fattura nel ccn i campi non vengono elaborati.

Come organizzazione, potresti non voler fornire questo indirizzo di posta elettronica direttamente ai tuoi fornitori. In questo caso, hai due opzioni:

• Imposta l'inoltro e-mail nel server di posta della tua azienda
• Configurare un alias email in Perk per riconoscere gli indirizzi email di altri domini

Configurare l'indirizzo di posta in arrivo della fattura Perk

Durante l'implementazione, Perk avrà impostato una casella di posta dedicata per le fatture della tua azienda. Puoi visualizzare l'indirizzo in Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura, E-mail aziendale.

Di solito l'indirizzo email ha questo formato: yourCompanyName@invoice.perk.com.

È possibile modificare il prefisso (ad esempio il tuo nomeaziendale) di questa casella di posta, se necessario, ma il dominio deve rimanere lo stesso.

Attenzione: Il prefisso deve essere unico per il tuo account e la tua azienda.
Se provi a inserire un prefisso già utilizzato da un'altra organizzazione, verrà visualizzato un errore e non sarà possibile salvare il modulo.

Configura l'inoltro delle email

Se desideri che i fornitori utilizzino un indirizzo email all'interno del tuo dominio per inviare le fatture della tua azienda, puoi impostare l'inoltro sul tuo server di posta per garantire che tutte le email inviate a quell'indirizzo vengano automaticamente inoltrate alla casella di posta dedicata alle fatture Perk.

Ad esempio, se utilizzi Exchange come server di posta e Perk ha configurato la posta in arrivo delle fatture companyA@invoices.perk.com nell'app Perk, devi impostare una regola di inoltro dal tuo Server di posta di Exchange per inoltrare qualsiasi email da fatture@companyA.com A companyA@invoices.perk.com.

In questo caso è importante che il A l'indirizzo di tutte le email è impostato sull'indirizzo di posta in arrivo della fattura PerkIn caso contrario, Perk rifiuterà l'e-mail poiché non è in grado di identificare l'organizzazione e l'entità legale a cui appartiene.

Configurare un alias email

Alcuni server di posta non modificano il A indirizzo delle email inoltrate per motivi di sicurezza. Ciò rende impossibile per Perk determinare la persona giuridica a cui è destinata l'email. Ad esempio, un'email viene ricevuta per companyA@invoices.perk.com, ma l'indirizzo è ancora fatture@companyA.comPerk non sa da dove proviene l'e-mail e la scarta invece di caricarla nell'organizzazione sbagliata.

Perk ti consente di impostare alias email. Ciò significa che quando Perk riceve un'email da fatture@companyA.com, può trovare la casella di posta corretta per la fattura Perk.

Per motivi di sicurezza, Perk deve assicurarsi che tu sia il proprietario di questo indirizzo email, in modo che tu non possa ricevere fatture da un'altra organizzazione. A tal fine, Perk esegue un controllo DNS sul dominio.

La verifica del dominio viene eseguita per organizzazione e dominio. Ad esempio, una volta verificato fatture@companyA.com, puoi aggiungere invoices-belgium@companyA.com senza un ulteriore passaggio di verifica, anche in altre entità legali. Tuttavia, altri domini necessitano di un nuovo record DNS per eseguire la verifica (ad esempio invoices@belgium.companyA.com è considerato un altro dominio).

Per impostare un alias:

1. Vai a Amministrazione > Impostazioni fattura, E-mail aziendale.

2. Per prima cosa, aggiungi un alias alle impostazioni email. Dovrebbe essere l'indirizzo email che fornisci ai tuoi fornitori. Ad esempio, fatture@companyA.com.
   Quando salvi, vedi una notifica che il dominio non è verificato e un banner con un codice di verifica. Ad esempio, Aggiungi verifica-dominio-yokoy=26e2e19b4fcefa0bb6c5c2497f97710ee4334fe726bbbc0a421723f92bf8b2a8 ai tuoi file DNS.

   

3. Chiedilo ai record DNS TXT. Il DNS da aggiungere è il verifica-dominio-yokoy=XXX parte del banner informativo.
4. Una volta fatto questo, è necessario attivare manualmente la verifica nell'app cliccando su Verifica email pulsante.
5. Una volta verificato, l'alias viene disabilitato e non può essere cambiato per motivi di sicurezza. Puoi sempre rimuovere l'alias e aggiungerne un altro se hai commesso un errore.
6. Una volta verificato, il nuovo alias verrà preso in considerazione per le email in arrivo. Invia una nuova email di prova per verificarne il funzionamento.

Nota: In base alle impostazioni DNS, la propagazione degli aggiornamenti dei record DNS può richiedere fino a un'ora.

Attenzione: Devi ancora configurare il tuo sistema di posta per inoltrare le email a Indirizzo email Perk (companyA@invoices.perk.com). Perk non ha accesso al server di posta del cliente e può ricevere solo email inviate agli indirizzi Perk. L'alias email significa che se un altro indirizzo email appare nel A indirizzo, Perk può comunque elaborarlo correttamente.