Modifiche dei costi può essere utilizzato per determinare il flusso di approvazione per viaggi, spese o fatture. Utilizza questo articolo per capire come funziona l'approvazione degli oggetti di costo per viaggi, spese e fatture e per scegliere la configurazione giusta per la tua azienda. Per i viaggi, puoi scegliere di inviare tutte le richieste di viaggio al responsabile dell'approvazione degli oggetti di costo come parte del processo di approvazione dei viaggi. Per spese e fatture, puoi scegliere una strategia di approvazione Perk standard o creare un flusso di lavoro personalizzato costruito con progettista di flussi di lavoroSe si utilizzano oggetti di costo gerarchici, l'approvazione può essere inoltrata ai responsabili dell'approvazione degli oggetti di costo principali.

• Impostare un processo di approvazione del viaggio per oggetto di costo
• Definisci un processo di approvazione delle spese per oggetto di costo
• Configurare un processo di approvazione delle fatture per oggetto di costo

Approvazione dell'oggetto di costo in viaggio

Approvazione delle spese e delle fatture con oggetti di costo gerarchici

Ad esempio, la Società A ha due reparti principali: Vendite e Marketing.

• Il budget delle vendite è gestito da Jo Smith.
• Il budget di marketing è gestito da Alex Macdonald, con Jamie Torres come ulteriore responsabile dell'approvazione.

Se l'azienda imposta il processo di approvazione dei viaggi in modo da utilizzare gli oggetti di costo, il percorso di approvazione cambia in base al reparto a cui viene addebitato l'importo:

• Sarah lavora nel settore vendite, ma è in viaggio per dare una mano a un evento di marketing.
• Quando Sarah prenota il suo viaggio, seleziona l'oggetto di costo Marketing.
• La richiesta di approvazione è indirizzata sia ad Alex Macdonald che a Jamie Torres. Entrambi possono approvare il viaggio.

Approvazione dell'oggetto di costo nelle spese e nelle fatture

Nell'elaborazione delle spese e delle fatture, è possibile impostare flussi di approvazione complessi a seconda di come sono impostati gli oggetti di costo:

• Non gerarchico: solo un'approvazione
• Gerarchico: può comportare approvazioni multiple a seconda dei limiti di approvazione, poiché l'approvazione viene inoltrata verso l'alto nella struttura

Approvazione delle spese e delle fatture con oggetti di costo non gerarchici

relazione genitore-figlio

Approvazione delle spese e delle fatture con oggetti di costo gerarchici

Gli oggetti di costo possono avere una relazione padre-figlio, fino a 5 livelli. Questo determina come viene gestita l'approvazione all'interno di tali oggetti di costo, inoltrando automaticamente qualsiasi spesa o fattura alla persona responsabile dell'oggetto di costo padre qualora la spesa o la fattura superi una determinata soglia. Negli oggetti di costo gerarchici, è possibile definire:

• relazione genitore-figlio
• approvatore predefinito
• limite di approvazione

Il limite di approvazione determina il punto massimo oltre il quale l'oggetto di costo principale stabilisce la persona che deve approvare la spesa o la fattura. In altre parole, l'approvazione viene inoltrata al livello superiore, al responsabile dell'oggetto di costo principale, secondo il principio del controllo incrociato. Ad esempio, se una persona nell'oggetto di costo 1A presenta una nota spese, questa richiede l'approvazione del responsabile dell'oggetto di costo. Se la nota spese supera il limite di approvazione per il responsabile dell'oggetto di costo 1A (ad esempio, CHF 1.000), la nota spese richiede un'ulteriore approvazione da parte del responsabile dell'oggetto di costo principale, in questo caso il responsabile dell'oggetto di costo 1. Se la nota spese è stata approvata dal responsabile dell'oggetto di costo 1A perché l'importo della spesa era inferiore a CHF 1.000, il responsabile dell'oggetto di costo principale non deve firmare la nota spese. In questo esempio, ci sono solo 3 livelli gerarchici, ma gli oggetti di costo possono essere configurati con un massimo di cinque livelli laddove siano necessari flussi di approvazione complessi. L'oggetto di costo di livello superiore non è applicabile in tutti i flussi di approvazione, ma è necessario per la configurazione tecnica. Se necessario, l'oggetto di costo di livello superiore può essere reso invisibile a tutti gli utenti. In altre parole, non viene assegnato a nessuno come oggetto di costo predefinito.