Oggetti di costo può essere utilizzato per determinare il flusso di approvazione per viaggi, spese o fatture.

Per quanto riguarda i viaggi, puoi scegliere di inviare tutte le richieste di viaggio all'approvatore dell'oggetto di costo come parte del processo di approvazione del viaggio.

Per le spese e le fatture, puoi scegliere una strategia di approvazione Perk standard o creare un flusso di lavoro personalizzato creato con progettista di flussi di lavoroSe si utilizzano oggetti di costo gerarchici, l'approvazione può essere inoltrata ai responsabili dell'approvazione degli oggetti di costo padre.

• Impostare un processo di approvazione del viaggio per oggetto di costo
• Impostare un processo di approvazione delle spese per oggetto di costo
• Impostare un processo di approvazione delle fatture per oggetto di costo

Approvazione dell'oggetto di costo in viaggio

Spesso le richieste di viaggio vengono inoltrate direttamente al tuo responsabile diretto. Tuttavia, puoi impostare regola di approvazione in modo che sia l'oggetto di costo a determinare chi firma il viaggio.

Quando imposti le voci di costo, ti basta assegnare una persona specifica come responsabile dell'approvazione per quella voce di costo. Se un dipendente sceglie quella voce di costo durante il checkout, Perk inoltra automaticamente la richiesta al responsabile di quella voce di costo anziché al suo responsabile di linea abituale.

Ad esempio, la Società A ha due reparti principali: Vendite e Marketing.

• Saldi il budget è gestito da Jo Smith.

• Marketing il budget è gestito da Alex Macdonald.

Se l'azienda imposta il processo di approvazione dei viaggi in modo da utilizzare gli oggetti di costo, il percorso di approvazione cambia in base al reparto a cui viene addebitato l'importo:

• Sarah lavora nel settore vendite, ma è in viaggio per partecipare a un evento di marketing.

• Quando Sarah prenota il suo viaggio, seleziona il Marketing oggetto di costo.

• La richiesta di approvazione va direttamente a Alex Macdonald (il responsabile del marketing) perché è lei a possedere quell'oggetto di costo, saltando completamente il solito manager di Sarah.

Puoi istituire un delegato di viaggio, che ti consente di trasferire temporaneamente i diritti di approvazione a qualcun altro mentre sei fuori ufficio.

Approvazione dell'oggetto di costo nelle spese e nelle fatture

Nell'elaborazione delle spese e delle fatture, è possibile impostare flussi di approvazione complessi a seconda di come sono impostati gli oggetti di costo:

• Non gerarchico: solo una singola approvazione
• Gerarchico: può comportare più approvazioni a seconda dei limiti di approvazione, poiché l'approvazione viene aumentata nella struttura

Approvazione delle spese e delle fatture con oggetti di costo non gerarchici

Ogni voce di costo ha un approvatore predefinito che è responsabile dell'approvazione di tutte le spese o fatture inviate per questa voce di costo. Quando una spesa o una fattura viene inviata con questa voce di costo, la persona selezionata nel Approvatore Il campo è responsabile dell'approvazione della spesa/fattura prima che venga esaminata dai revisori finanziari.

Se l'approvatore è lo stesso del mittente della spesa o della fattura, per impostazione predefinita, il documento è approvato automaticamente (a meno che non sia stato impostato un flusso di lavoro personalizzato per inoltrare l'approvazione a un altro utente).

Ad esempio, quando Sarah (del reparto Vendite) invia una spesa per un banner di marketing che ha acquistato, Perk vede l'oggetto di costo "Marketing" e invia la spesa direttamente ad Alex. Tuttavia, se Alex acquista qualcosa e lo associa al proprio budget di marketing, Perk sa che l'ha già "approvato". Salterà la fase di approvazione e andrà direttamente al reparto Finanza (a meno che la tua azienda non abbia un flusso di lavoro personalizzato per impedirlo).

È possibile delegare temporaneamente qualsiasi approvazione per l'oggetto di costo a un'altra persona selezionando tale persona nel Delegare campo. Puoi farlo in Impostazioni > Gestione costi > Oggetti di costo (se sei un amministratore dell'account) o in Spesa > Approvazioni > Approvazioni degli oggetti di costo (per gli approvatori).

È anche possibile impostare una data di scadenza. Dopo tale data, l'approvazione dell'oggetto di costo torna al responsabile originale.

Approvazione delle spese e delle fatture con oggetti di costo gerarchici

Gli oggetti di costo possono avere una relazione padre-figlio, con un massimo di 5 livelli. Questo determina come viene gestita l'approvazione in tali oggetti di costo, inoltrando automaticamente eventuali spese o fatture alla persona responsabile dell'oggetto di costo padre quando la spesa o la fattura supera una determinata soglia.

Negli oggetti di costo gerarchici, si determina:

• relazione genitore-figlio
• Approvatore predefinito
• limite di approvazione

Il limite di approvazione determina il punto massimo oltre il quale l'oggetto di costo padre determina la persona che deve approvare la spesa o la fattura. In altre parole, l'approvazione viene inoltrata a un livello superiore, fino al proprietario dell'oggetto di costo padre, secondo il principio del doppio controllo.

Ad esempio, se una persona nell'Oggetto di costo 1A invia una nota spese, è necessaria l'approvazione del responsabile di un oggetto di costo.

Se la nota spese supera il limite di approvazione per il responsabile dell'oggetto di costo 1A (ad esempio CHF 1.000), la nota spese richiede un'ulteriore approvazione da parte del responsabile dell'oggetto di costo padre, in questo caso il responsabile dell'oggetto di costo 1.

Se la nota spese è stata approvata dal responsabile dell'Oggetto di Costo 1A perché l'importo della nota spese era inferiore a CHF 1.000, il responsabile dell'oggetto di costo principale non deve approvare la spesa. In questo esempio, ci sono solo 3 livelli gerarchici, ma gli oggetti di costo possono essere impostati fino a cinque livelli, laddove siano necessari flussi di approvazione complessi.

L'oggetto di costo di livello superiore non è applicabile a tutti i flussi di approvazione, ma è necessario per la configurazione tecnica. Se necessario, l'oggetto di costo di livello superiore può essere impostato come invisibile a tutti. In altre parole, non viene assegnato a nessuno come oggetto di costo predefinito.