Talvolta, i processi di esportazione potrebbero non riuscire o rimanere in sospeso (ad esempio, a causa di connettività o timeout nel sistema finanziario di destinazione, oppure a causa di documenti incompleti o contenenti errori), anche se i dati del documento sono stati importati correttamente nel sistema finanziario.
I revisori finanziari possono interrompere un'esportazione in Perk o annullarla e riavviarla. È possibile annullare le esportazioni di spese, spese di viaggio, transazioni e fatture in corso o contrassegnarle come esportate.
Abilita l'annullamento del lavoro di esportazione
In Yokoy, per consentire agli utenti del settore Finanza di annullare un'operazione di esportazione:
- Vai a Amministrazione > Azienda Impostazioni, Sezione Conformità.
- Seleziona Consenti al ruolo Finanza di annullare le esportazioni in corso.
- Fai clic su Salva.
In Perk, per consentire ai revisori finanziari di annullare un lavoro di esportazione:
- Vai su Impostazioni > Account > Azienda, Visualizza le impostazioni di spesa.
- Nella sezione Conformità, selezionare Consenti al ruolo Finanza di annullare le esportazioni in corso.
- Fai clic su Salva.
Gestione dei lavori di esportazione in sospeso
Una volta abilitata, la tabella di esportazione (Finanza > Esportazioni) contiene due pulsanti aggiuntivi in ogni riga del processo di esportazione.
Attenzione: Gli utenti amministrativi e tecnici visualizzano questi pulsanti nella tabella di esportazione indipendentemente dal fatto che la funzione sia abilitata o meno nelle impostazioni aziendali.
Puoi scegliere di:
Contrassegna il documento come esportato
Questo pulsante consente di contrassegnare il documento (spesa o fattura) come esportato. È necessario utilizzarlo solo dopo aver verificato che il documento sia stato correttamente importato nel sistema finanziario.
Quando un'operazione di esportazione viene contrassegnata come esportata, Yokoy aggiorna il documento allo stato Esportato e cambia lo stato dell'operazione di esportazione da In corso (in rotazione) a Completato.
Nel caso delle spese, laddove siano presenti transazioni collegate al documento di spesa, anche lo stato della transazione viene aggiornato.
Impatto sui viaggi:Questa azione influisce sulle singole spese incluse in un'esportazione, contrassegnandole come esportate e aggiornando le statistiche nel riepilogo dell'esportazione. Sebbene sia possibile scegliere di esportare a livello di viaggio, l'esportazione effettiva viene eseguita sulle singole spese incluse nel viaggio, anziché sul viaggio nel suo complesso. Lo stato di un viaggio è determinato dallo stato più basso delle spese. Pertanto, se si contrassegnano come esportate delle spese in sospeso, l'intero viaggio viene considerato esportato.
È possibile contrassegnare come esportata qualsiasi spesa o fattura che è in fase di esportazione o che deve ancora essere esportata (ovvero, per la quale non è ancora stato avviato il processo di esportazione).
Per contrassegnare un documento come esportato, seleziona il documento e poi fai clic su Contrassegna come esportato.
Per confermare, puoi inserire un commento prima di cliccare Contrassegna come esportatoQuesto commento è incluso nella cronologia delle spese.
Annulla il processo di esportazione
Questo permette di interrompere qualsiasi processo di esportazione in corso, impedendo l'esportazione di spese o fatture e ripristinando lo stato di tutti i documenti inclusi nel processo di esportazione in Yokoy. Non risolve i problemi derivanti da processi di esportazione in cui le spese o fatture esportate non sono state ricevute nel sistema esterno.
Annullando un'esportazione, Yokoy riporta lo stato di tutti i documenti inclusi nel processo di esportazione a Pronto per l'esportazione. Questi documenti saranno quindi automaticamente esportabili se si tenta di esportarli nuovamente.
Dovresti utilizzare questa opzione solo se la spesa o la fattura non ha ancora I dati sono stati trasferiti nel vostro sistema finanziario e non sono in fase di importazione nel sistema esterno.
Verifica il tuo sistema finanziario e la coda delle attività:L'annullamento dell'esportazione non interrompe la coda di esportazione. Si consiglia di verificare nel sistema finanziario poiché l'attività potrebbe essere già stata messa in coda per l'importazione. L'annullamento di un'attività di esportazione in sospeso e il suo riavvio potrebbero comportare doppie registrazioni. Si consiglia di attendere almeno un'ora prima di eseguire questa operazione.
È possibile annullare solo i processi di esportazione attualmente in corso. Se il processo di esportazione è stato completato, il pulsante è disattivato.
Per annullare un'operazione di esportazione, seleziona l'operazione e fai clic su Annulla esportazione.
Per confermare l'annullamento, è necessario inserire un commento prima di fare clic su Annulla esportazione .
Questi commenti non sono visibili nella cronologia delle spese o delle fatture. Tuttavia, è possibile richiedere un registro di questi commenti, se necessario, contattando l'assistenza .
Suggerimento: quando annulli un processo di esportazione, lo stato del processo di esportazione nel registro delle esportazioni ( Finanza > Revisione > Registro delle esportazioni ) viene modificato in Completato anche se i documenti non sono stati esportati.