I revisori finanziari possono gestire le esportazioni non riuscite in Perk: contrassegnarle come esportate una volta confermate in finanza oppure annullarle (con commenti) per riportare i documenti allo stato Pronto per l'esportazione, evitando il rischio di duplicati se già in coda.
Talvolta, i processi di esportazione potrebbero non riuscire o rimanere in sospeso (ad esempio, a causa di connettività o timeout nel sistema finanziario di destinazione, oppure a causa di documenti incompleti o contenenti errori), anche se i dati del documento sono stati importati correttamente nel sistema finanziario.
I revisori finanziari possono interrompere un'esportazione in Perk o annullarla e riavviarla. È possibile annullare le esportazioni di spese, spese di viaggio, transazioni e fatture in corso o contrassegnarle come esportate.
Gestione dei lavori di esportazione in sospeso
Una volta abilitata, la tabella di esportazione ( Finanza > Revisione > Esporta ) contiene due pulsanti aggiuntivi in ogni riga del processo di esportazione: Contrassegna come esportato e Annulla esportazione .
A seconda del risultato desiderato, puoi scegliere di:
Contrassegna il documento come esportato
Questo pulsante consente di contrassegnare il documento come esportato, indipendentemente dal fatto che sia stato avviato o meno un processo di esportazione. Utilizzare questo pulsante solo dopo aver verificato che la spesa o la fattura sia stata importata correttamente nel sistema finanziario.
Quando un processo di esportazione viene contrassegnato come esportato, Perk aggiorna il documento allo stato Esportato . Se un processo di esportazione è in corso, lo stato cambia da In corso (in esecuzione) a Completato . Nel caso delle spese, in cui siano presenti transazioni collegate al documento di spesa, anche lo stato della transazione viene aggiornato a Esportato .
È possibile contrassegnare come esportate tutte le spese in fase di esportazione o che devono ancora essere esportate (ad esempio, quelle per cui non è stato avviato il processo di esportazione). Per le fatture, solo le fatture incluse in un processo di esportazione possono essere contrassegnate come esportate. Le fatture che devono ancora essere esportate non possono essere contrassegnate come esportate.
Per contrassegnare un documento come esportato, selezionalo e poi fai clic su Contrassegna come esportato .
Per confermare, puoi inserire un commento prima di cliccare su Segna come esportato . Questo commento verrà incluso nella cronologia della spesa o della fattura.
Nota: se contrassegni erroneamente un documento come esportato, ma scopri che non ha raggiunto il sistema di destinazione, puoi ripristinare il documento e riesportarlo. Assicurati tuttavia che i dati non siano in attesa di trasmissione, per evitare informazioni duplicate.
Annulla il processo di esportazione
Ciò consente di interrompere qualsiasi processo di esportazione in corso , impedendo l'esportazione della spesa o della fattura e ripristinando tutti i documenti inclusi nel processo di esportazione. Non risolve i problemi derivanti da processi di esportazione in cui le spese o le fatture esportate non sono state ricevute nel sistema esterno.
Annullando un'esportazione, Perk modifica lo stato di tutti i documenti inclusi nel processo di esportazione riportandoli a Pronti per l'esportazione . Questi documenti vengono ora presi in considerazione per l'esportazione se si tenta di esportarli nuovamente.
Dovresti utilizzare questa opzione solo se la spesa o la fattura non è ancora stata trasferita al tuo sistema finanziario e non è in fase di importazione nel sistema esterno.
Attenzione: l'annullamento dell'esportazione non interrompe la coda di esportazione. Si consiglia di controllare il sistema finanziario, poiché l'attività potrebbe essere già in coda per l'importazione. L'annullamento di un'esportazione in sospeso e il suo riavvio potrebbero causare doppie registrazioni.
Si consiglia di attendere almeno 1 ora prima di eseguire questa attività. È possibile annullare solo i processi di esportazione in corso. Per annullare un processo di esportazione, selezionarlo e fare clic su Annulla esportazione .
Per confermare l'annullamento, è necessario inserire un commento prima di fare clic su Annulla esportazione .
Questi commenti non sono visibili nella cronologia delle spese o delle fatture. Tuttavia, è possibile richiedere un registro di questi commenti, se necessario, contattando l'assistenza .
Suggerimento: quando annulli un processo di esportazione, lo stato del processo di esportazione nel registro delle esportazioni ( Finanza > Revisione > Registro delle esportazioni ) viene modificato in Completato anche se i documenti non sono stati esportati.