Il progettista del flusso di lavoro utilizza i nodi per determinare la logica aziendale applicata nell'elaborazione delle fatture in Perk.

Quando si crea un flusso di lavoro, si utilizzano quattro tipi di nodi:

• Nodi di stato: Indicano lo stato del documento. In altre parole, questi nodi rappresentano gli stati interni di Perk (ad esempio Bozza, In approvazione, ecc.).
• Nodi di condizione: Rappresentano le proposizioni condizionali. Sono condizioni if-else basato su una logica specifica che è vera o falsa.
• Nodi di attività: Rappresenta azioni o attività dietro le quinte in Perk.
• Nodi di approvazione: Completare i nodi di attività per riprodurre la logica aziendale di un flusso di approvazione.

I nodi di stato sono comuni sia ai flussi di lavoro di fatturazione che a quelli di spesa. Condizione, attività, e I nodi di approvazione sono specifici per ogni tipo di flusso di lavoro.

Ciascun nodo di stato ha una specifica combinazione di nodi che possono essere posizionati prima e dopo. L'azione che può essere attivata dipende da questa combinazione.

Lo strumento di progettazione del flusso di lavoro consente le seguenti combinazioni per i flussi di lavoro di fatturazione:

Nodi delle condizioni di fattura

I nodi condizione includono clausole condizionali per l'esecuzione del passaggio successivo nel flusso di lavoro. Il progettista del flusso di lavoro offre queste note per la gestione delle fatture:

• Contiene il numero d'ordine
• Convalida dell'importo
• Approvazione automatica in base alle condizioni del fornitore
• Condizione vero/falso
• Condizione personalizzata vero/falso
• Non contiene voci di spesa eccessiva
• Fornitore con proprietà
• Invio al proprio centro di costo
• Contiene avviso corrispondente
• Articoli non presenti nella riga dell'ordine di acquisto
• Inviante con proprietà
• Età della fattura ≤ soglia massima
• Sono presenti discrepanze di corrispondenza a tre vie

Contiene il numero d'ordine

Configura una condizione vero/falso in base al fatto che la fattura contenga o meno un numero d'ordine di acquisto (PO) selezionato:

• Vero: Se la fattura è collegata a un ordine di acquisto, ad esempio se è stato selezionato almeno un numero di ordine di acquisto nell'intestazione della fattura.
• Falso: Se la fattura non è collegata a un ordine di acquisto, ad esempio se non è possibile trovare alcun numero di ordine di acquisto nell'intestazione della fattura.

Ad esempio, invii una fattura. Se la fattura è associata a un ordine di acquisto, salti il flusso di approvazione e passi direttamente a In revisione. Altrimenti, viene eseguito un flusso di approvazione del tag (ovvero, tutti gli approvatori del valore del tag devono approvare).

Convalida dell'importo

Configura una condizione vero/falso in base all'importo della fattura.

In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero: La condizione relativa all'importo è soddisfatta.
• Falso: La condizione relativa all'importo non è soddisfatta.

Ad esempio, puoi impostare la logica in modo che Perk, se la fattura è compresa tra 10 e 100 CHF, salti il flusso di approvazione e passi direttamente a In revisione. Altrimenti, esegui un flusso di approvazione tramite tag.

Questa specifica condizione presenta tre diverse opzioni:

È possibile definire una soglia inferiore o superiore per verificare se l'importo del documento è maggiore o minore della soglia specificata, oppure impostare una soglia inferiore e una superiore per verificare se l'importo del documento è compreso in un intervallo.

Approvazione automatica in base alle condizioni del fornitore (solo per le aziende)

Configura una condizione vero/falso per determinare se desideri approvare automaticamente le fatture di un fornitore specifico. Questo nodo condizione viene utilizzato con Approva automaticamente una fattura per un determinato fornitore. Se lo aggiungi al flusso di lavoro, vedrai una nuova sezione in Fatture > Fatture fornitore > Fornitore > Impostazioni. Da lì, puoi configurare una soglia di approvazione automatica per il fornitore stesso. In questo caso, questa condizione restituisce:

• Vero:Se la fattura è inferiore alla soglia di approvazione automatica impostata sul fornitore.
• Falso:Se la fattura supera la soglia di approvazione automatica impostata per il fornitore.

A seconda del flusso di lavoro, la fattura è Pronta per l'esportazione oppure In fase di revisione.

Condizione vero/falso

Configura una condizione vero/falso basata su regole aziendali specifiche che definisci in formato JSON.

• Vero: La condizione specificata in JSON è soddisfatta (ovvero la proprietà è presente nella fattura).
• Falso: La condizione specificata in JSON non è soddisfatta (ovvero la proprietà non è presente nella fattura).

Ad esempio, è possibile utilizzare questa condizione per verificare la presenza di qualsiasi attributo nella fattura, come il numero dell'ordine di acquisto, i campi personalizzati, i valori dei tag, ecc.

Nota:La condizione Vero/Falso controlla gli attributi salvati sulla fattura (come i campi personalizzati). Se è necessario controllare gli attributi sull'oggetto stesso, ad esempio se è stato selezionato un campo personalizzato su una dimensione tag, utilizzare Condizione personalizzata vero/falso.

Regole JSON

È possibile creare regole aziendali complesse e serializzarle in formato JSON. Le regole JSON vengono specificate nel campo Regole delle opzioni del nodo.

Sono supportate le seguenti operazioni:

Ad esempio, puoi:

• controllare se un è presente un campo personalizzato specifico sulla fattura
• verificare se c'è un notifica di mancata corrispondenza della valuta su una fattura

Verifica la presenza di un campo personalizzato sulla fattura

È possibile impostare una regola per verificare se un determinato campo di informazioni personalizzate ha valore "true". In tal caso, la regola restituisce "true".

1. Individua il nome del campo informativo personalizzato nell'azienda.

2. Quindi aggiungi un nodo vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

   { 
    "==": [ 
    { 
    "var": [ 
    "customInformation.skipApproval" 
    ] 
    }, 
    true 
    ] 
    }

    

3. Successivamente, si assegna il flusso di lavoro all'entità legale.

Nota: I campi informativi personalizzati possono essere impostati solo da Perk. Potrebbe essere necessario aprire un ticket di supporto se il campo informativo personalizzato di cui hai bisogno non esiste già nell'implementazione Perk o se non ne conosci il nome (che potrebbe essere o meno lo stesso dell'etichetta mostrata nell'app).

Verifica la presenza di notifiche di discrepanza valutaria.

È possibile impostare una regola per verificare se, tra le notifiche, è presente un valore di mancata corrispondenza della valuta e se questo è uguale a true. In tal caso, restituisce true.

Nota:È necessario aver importato gli ordini di acquisto per l'azienda. Aggiungi un nodo vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

   { 
 "!": { 
 "riduci": [ 
 { 
 "var": "notifiche" 
 }, 
 { 
 "o": [ 
 { 
 "in": [ 
 { 
 "var": "corrente.titolo" 
 }, 
 [ 
 "supplierInvoiceNotification.currencyMismatch.title", 
 "supplierInvoiceNotification.multipleCurrencyMismatch.title" 
 ] 
 ] 
 }, 
 { 
 "var": "accumulatore" 
 } 
 ] 
 }, 
 falso 
 ] 
 } 
 } 

Verifica la presenza di notifiche di mancata corrispondenza dell'account.

È possibile impostare una regola per verificare se è presente una notifica di mancata corrispondenza dell'account in tutte le notifiche di fattura e se il valore è uguale a true. In tal caso, restituisce true.

Aggiungi un nodo vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "supplierInvoiceNotification.mismatchAccountNumber.title" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Verificare la presenza della sola voce relativa alle imposte.

È possibile impostare una regola per verificare se tra tutte le voci è presente almeno una voce relativa esclusivamente alle imposte. In tal caso, la regola restituisce true.

Aggiungi un nodo vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

{ 
 "some":[ 
 { 
 "var":"lineItems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "var":"isTaxOnly" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Attenzione: non tutte le integrazioni con i sistemi ERP/finanziari supportano le voci relative esclusivamente alle imposte. Contatta l'assistenza clienti di Perk per verificare se questa funzionalità è disponibile per il tuo sistema finanziario.

Verifica le regole aziendali relative alla fatturazione.

Nella gestione delle fatture, è possibile impostare regole aziendali che consentono di verificare la presenza di un elenco di parole chiave predefinite nel documento. Se la parola chiave è presente, è possibile definire un'azione specifica. Ad esempio, è possibile inserire un valore predefinito in un campo personalizzato specifico o selezionare una casella di controllo in un campo personalizzato.

Esistono due modi per utilizzare il flusso di lavoro per verificare questi casi e instradare la fattura verso un percorso diverso: controllare il campo personalizzato oppure controllare una notifica specifica.

• Verificare che il campo personalizzato sia selezionato/contenga un valore specifico in seguito all'azione della regola aziendale di fatturazione.
  Nell'esempio seguente, si verifica se la fattura contiene la parola Iran. In tal caso, Perk seleziona la casella di controllo del campo personalizzato Embargo fattura.
  ​

  

  In questo caso, si imposta il Controllo usuale della presenza di campi personalizzati nel documento di fattura con il seguente codice:

{ 
 "==": [ 
 { 
 "var": [ 
 "customInformation.embargoInvoice" 
 ] 
 }, 
 true 
 ] 
 }

• Verifica la presenza di una notifica/avviso relativo alle regole aziendali di fatturazione nel documento di fattura.Nell'esempio seguente, si verifica la presenza della parola chiave "notifica" nell'intestazione della fattura:
  ​

  

  In questo caso, è necessario verificare la presenza di notifiche di fattura con questo codice:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "supplierInvoiceNotification.keywordsDetected.title" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Verificare i requisiti di legge relativi alla fattura.

Nella gestione delle fatture, è possibile verificare la presenza di requisiti di legge. In altre parole, Perk può controllare la presenza di attributi standard nei documenti di fattura e attivare una notifica specifica. È possibile verificare la presenza di queste notifiche nel proprio flusso di lavoro.

Ad esempio, puoi:

1. Impedisci alla fattura di proseguire nel flusso di lavoro se, in base ai tuoi obiettivi, si verificano dei controlli che la rendono non valida. Ad esempio, potresti voler interrompere il flusso di lavoro e inviare una notifica se la fattura presenta un numero di partita IVA, un indirizzo del fornitore e così via non validi.
2. Se nell'intestazione della fattura è presente una qualsiasi di queste notifiche, sposta la fattura allo stato Da revisionare.

Il frammento di codice di base per configurare questa regola JSON è il seguente, dove si sostituisce "Notification" con il riferimento alla notifica.

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "notifications" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "title" 
 }, 
 "NOTIFICAT TEXT" 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Verificare la presenza di voci non relative all'ordine di acquisto.

È possibile impostare una regola per verificare se esiste almeno una riga con stato corrispondente Non-PO. In tal caso, restituisce true.

Aggiungi un nodo vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

{ 
 "some":[ 
 { 
 "var":"lineItems" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "var":"matchStatus" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Condizione personalizzata vero/falso

Configura una condizione vero/falso basata su regole aziendali specifiche che definisci in formato JSON.

Ad esempio, puoi usare questa condizione per verificare se un È stato selezionato un campo casella di controllo personalizzato per una dimensione tag.

In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero: La condizione specificata in JSON è soddisfatta.
• Falso: La condizione specificata in JSON non è soddisfatta.

È possibile creare regole aziendali complesse e serializzarle in formato JSON. Le regole JSON sono specificate nel campo Regole delle opzioni del nodo.

Verifica che il campo personalizzato sia contrassegnato sull'oggetto di costo

È possibile impostare una regola per verificare se, nell'oggetto costo, la casella di controllo delle informazioni personalizzate è impostata su true (ovvero selezionata). In tal caso, restituisce true.

1. Identifica il campo personalizzato nell'azienda sul tag. Il valore del campo etichetta (CustomFieldLabel) DEVE essere specificato nell'espressione seguente.

2. Aggiungi un nodo vero/falso e copia e incolla questo frammento nel Regole campo:
   ​

   { 
    "some": [ 
    { 
    "var": "_costObjects" 
    }, 
    { 
    "==": [ 
    { 
    "var": "customInformation.

3. Configurare il flusso di lavoro nell'entità legale.

Verificare che il campo personalizzato non sia presente/presente nell'intestazione dell'ordine di acquisto.

È possibile impostare una regola per verificare se le informazioni personalizzate nell'ordine di acquisto sono null o hanno un determinato valore. Questo esempio verifica se l'ordine di acquisto NON contiene informazioni personalizzate nell'intestazione dell'ordine di acquisto.

Aggiungi un nodo personalizzato vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "customInformation.

Verificare che il campo personalizzato non sia presente/presente nella riga dell'ordine di acquisto.

È possibile impostare una regola per verificare se le informazioni personalizzate nell'ordine di acquisto sono null o hanno un determinato valore. In questo esempio, la regola verifica se l'ordine di acquisto NON contiene informazioni personalizzate nelle sue voci.

Aggiungi un nodo personalizzato vero/falso e copia e incolla questo frammento nel campo Regole:

{ 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "some": 
 [ 
 { 
 "var": "items" 
 }, 
 { 
 "==": 
 [ 
 { 
 "var": "customInformation.

Verificare se la riga dell'ordine di acquisto corrispondente richiede un ricevimento merci o meno

L'ordine di acquisto determina se è necessaria una ricevuta merci e se deve essere utilizzato nella verifica incrociata a tre vie. È possibile verificare se è necessaria una corrispondente voce di riga della ricevuta merci.

 "some":[ 
 { 
 "var":"_purchaseOrders" 
 }, 
 { 
 "some":[ 
 { 
 "var":"items" 
 }, 
 { 
 "==":[ 
 { 
 "var":"requireGoodsReceipt" 
 }, 
 true 
 ] 
 } 
 ] 
 } 
 ] 
 }

Verificare che gli attuali approvatori non siano anche coloro che hanno inviato la fattura (controllo a quattro occhi).

È possibile impostare una regola per verificare se, nella fattura, gli approvatori selezionati per l'approvazione siano presenti nell'elenco dei mittenti.

• Se nessuno degli approvatori selezionati è elencato come mittente della fattura, restituisce true
• Se almeno una persona ha inviato la fattura ed è anche l'approvatore, restituisce false

{ 
 "e": [ 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.0" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.1" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.2" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.3" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.4" }, { "var": "currentApproverIds.5 
 
 "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.6" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.7" }, { "var": "submitters" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.8" }, {"var": "mittenti" } ] } }, 
 { "!": { "in": [ { "var": "currentApproverIds.9" }, { "var": "mittenti" } ] } } 
 ] 
 }

Non contiene voci di spesa eccessiva

Imposta una condizione vero/falso per determinare se la fattura è stata spesa oltre il dovuto. In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero:Se non c'è spesa eccessiva sulla fattura, ovvero nessuna voce della fattura ha uno stato di spesa eccessiva, restituisce vero.
• Falso: Se si verifica un superamento della spesa per le singole voci della fattura, la condizione restituisce falso.

Fornitore con proprietà (solo per aziende)

Configura una condizione vero/falso basata su uno o più campi specifici. Puoi confrontare i valori di qualsiasi fornitore. Ad esempio:

• Nome del fornitore (supplier.name)
• Codice ERP del fornitore
• Termini di pagamento del fornitore
• Informazioni personalizzate del fornitore

In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero: La proprietà specificata corrisponde all'attributo del fornitore sul fornitore, che si trova sulla fattura
• Falso: La proprietà specificata NON corrisponde all'attributo specificato sul fornitore presente nella fattura

Per configurare questo nodo, è necessario inserire il campo dati da controllare e il/i valore/i contenuto/i in tale campo:

Ad esempio, se si desidera eseguire un'azione specifica per un gruppo specifico di fornitori, è possibile specificare il campo come nome.fornitore e il valore Corrisponde con diversi nomi di fornitori, come Acme, MyCompany, ecc.

La condizione restituisce "vero", in quanto confronta le informazioni presenti sulla fattura con quelle presenti sul fornitore.

Invio al proprio centro di costo

Imposta una condizione che restituisca vero/falso se l'oggetto di costo della fattura è uguale all'oggetto di costo del mittente. In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero: La fattura è codificata con oggetti di costo il cui proprietario è la stessa persona che ha inviato la fattura.
• Falso: Il proprietario degli oggetti di costo derivati ​​dalla fattura non è lo stesso dell'utente che ha inviato la fattura.

La condizione restituisce truese uno qualsiasi dei mittenti presenti sulla fattura è uguale al proprietario dell'oggetto costo dell'oggetto costo della fattura.

Ad esempio, se una fattura con due voci viene inviata da "Alex 1":

1. Voce 1 con proprietario dell'oggetto di costo "Alex 1"
2. Voce di riga 2 con responsabile dell'oggetto di costo "Supporto benefit"

La condizione restituisce true e sposta la fattura al passaggio successivo, anche se per una delle voci di riga è presente un proprietario dell'oggetto di costo diverso.

Contiene avvisi corrispondenti (solo per la versione Enterprise)

Configura una condizione vero/falso per determinare se sono stati attivati avvisi corrispondenti per il documento. In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero:Se sono presenti errori corrispondenti nella fattura, restituisce vero.
• Falso: Se non ci sono errori corrispondenti nella fattura, restituisce falso.

Ad esempio, è possibile utilizzare questo nodo nel caso in cui manchi una ricevuta di merce e si tenti di inviare la fattura; Perk rileva questa situazione e il nodo condizione restituisce true. Il passaggio successivo a questo nodo dipende dallo scenario specifico.

Attualmente, l'elenco delle notifiche che Perk può controllare è il seguente:

Articoli non presenti nella riga dell'ordine di acquisto

Questo nodo consente di verificare se una qualsiasi delle voci della fattura ha lo stato corrispondente Non PO. In tal caso, restituisce true. Altrimenti, restituisce false.

Viene in genere utilizzato per progettare flussi di lavoro in cui è necessario verificare la presenza di costi aggiuntivi non inclusi nell'ordine di acquisto. In tal caso, potrebbe essere necessaria un'ulteriore approvazione da parte dei responsabili degli oggetti di costo.

Verificare se è necessario approvare eventuali costi aggiuntivi imprevisti non indicati nell'ordine di acquisto.

Gli ordini di acquisto (PO) rappresentano per le aziende uno strumento per controllare le spese e il budget. Sebbene gli ordini di acquisto riportino la maggior parte delle spese, a volte potrebbe essere necessario registrare costi aggiuntivi al di fuori dell'ambito dell'ordine stesso. Ad esempio, costi aggiuntivi di trasporto o spedizione non inclusi nell'approvazione iniziale del budget dell'ordine di acquisto.

Per gestire questo caso d'uso, è possibile utilizzare il nodo "Condizione presente voci non incluse nell'ordine di acquisto", che verifica la presenza di costi aggiuntivi nel documento di fattura non inclusi originariamente nell'ordine di acquisto. La maggior parte delle aziende richiede approvazioni aggiuntive in questi casi. Pertanto, potrebbe essere opportuno configurare quanto segue:

• Se sono presenti voci non relative all'ordine di acquisto, eseguire un'approvazione aggiuntiva (ad esempio, un'approvazione dell'oggetto di costo).
• Se non sono presenti voci non relative all'ordine di acquisto, non eseguire ulteriori approvazioni (ad esempio, passare direttamente allo stato In revisione).

In genere, questo nodo condizione viene collegato a un nodo condizione della fattura d'ordine, poiché spesso le fatture non associate a un ordine d'acquisto vengono gestite in modo diverso.

Inviante con proprietà

Questo nodo consente di configurare un nodo condizione che restituisce vero/falso se il gruppo di mittenti della fattura contiene una proprietà specifica. È possibile verificare qualsiasi proprietà utente, come nome, email, responsabile di linea, nonché campi personalizzati.

Questo nodo può essere utilizzato solo dai clienti con un piano Professional o Enterprise.

In questo caso, la condizione restituisce:

• Vero: L'oggetto costo associato alla fattura del mittente ha un valore di proprietà specifico.
• Falso: L'oggetto costo associato alla fattura del mittente non ha il valore di proprietà specifico.

Ad esempio, se la condizione è impostata con Responsabile di linea proprietà e partite Alex Smith,

• Se una fattura inviata viene creata da un utente il cui responsabile è "Alex Smith", il risultato è true.
• Se una fattura inviata viene creata da un utente il cui responsabile è "Devis Hirt", il risultato è falso.

Impostazione della convalida della proprietà del mittente su un campo personalizzato

Ad esempio, se si desidera verificare se l'utente nel campo personalizzato Amministrazione target ha valore "G000" O "G001":

1. Nel profilo utente è presente un campo personalizzato:

1. Fai clic sul nodo Inviatore con proprietà nel designer del flusso di lavoro e inserisci questi dati. Poiché desideri selezionare più valori, inserisci il valore "G001" e poi fai clic su + Aggiungi riga per aggiungere il secondo valore "G002":

Il risultato è il seguente:

In questo caso, Perk verifica se il mittente possiede questa proprietà. Se il valore è true, esegue un'approvazione dell'oggetto di costo. Se il valore è false, sposta il documento nello stato "In revisione".

Età della fattura ≤ soglia massima

Questo nodo consente di verificare l'età di una fattura e assicurarsi che non superi una soglia massima. Se la fattura supera il limite massimo impostato, restituisce false. Viene tipicamente utilizzato per progettare flussi di lavoro in cui è necessario verificare che la data di una fattura non sia antecedente a un certo numero di giorni.

Il nodo esegue i seguenti calcoli:

• Verifica la data della fattura sulla fattura.
• Calcola la differenza tra la data odierna e la data di fatturazione/pagamento riportata sulla fattura.
• Confronta con il valore immesso nella configurazione del nodo (età massima in giorni).
• Resi:
  • se la differenza > età massima: falso
  • se la differenza < età massima: VERO

Ad esempio, le aziende spesso desiderano impedire agli utenti di inviare fatture più vecchie di uno o due mesi. Con questo nodo è possibile definire un percorso di flusso di lavoro specifico in base al quale, se la fattura è vecchia, non può essere inviata.

Sono presenti discrepanze di corrispondenza a tre vie

Questo nodo consente di configurare una condizione vero/falso per determinare se sono stati attivati avvisi di corrispondenza per il documento nel contesto della corrispondenza a tre vie e instradare il documento di fattura di conseguenza. Ad esempio, è possibile utilizzare questo nodo per verificare se sono state rilevate discrepanze nella corrispondenza a tre vie, come ad esempio discrepanza di quantità, mancata corrispondenza dell'importo o ricevuta merce mancante.

In questo caso, la condizione restituisce:

• VERO:
  • Se sono presenti errori di corrispondenza nella fattura, come configurato dall'utente nell'opzione del nodo.
• Falso:
  • Se non sono presenti errori corrispondenti nella fattura, come configurato dall'utente nell'opzione del nodo.

È possibile selezionare uno o più di questi tre casi, a seconda della configurazione preferita. Ad esempio, posizionare la condizione dopo Invia per verificare se la fattura presenta o meno delle discrepanze relative alla corrispondenza a tre vie. In tal caso, è possibile decidere di informare l'utente tramite Assegna la notifica del flusso di lavoro e instrada il documento a Richiede revisione.

Nodi di attività di fatturazione

I nodi di attività della fattura eseguono un'azione specifica sul documento nel flusso di lavoro.

È possibile eseguire queste azioni nel flusso di lavoro:

• Assegna approvatori con proprietà (Solo Enterprise)
• Assegnare tutti gli approvatori degli oggetti di costo
• Assegna approvatori di tag personalizzati (Solo per la versione Enterprise)
• Assegna tutti i responsabili di linea degli oggetti di costo (solo Enterprise)
• Assegna tutti gli approvatori dei tag
• Assegna approvatori di tag personalizzati (Solo per la versione Enterprise)
• Assegna approvatori statici (solo per la versione Enterprise)
• Assegnare l'approvatore predefinito del fornitore
• Assegnare il responsabile di linea
• Assegna gli approvatori dei documenti SAP (solo per le versioni Enterprise)
• Genera un errore (Solo Enterprise)
• Assegna notifica flusso di lavoro (Solo Enterprise)
• Assegnare il proprietario dell'ordine di acquisto come responsabile dell'approvazione.

Assegna responsabili dell'approvazione alla proprietà (solo per le aziende)

Determina gli approvatori in base a una proprietà specifica presente nei dati utente.

Può essere utilizzato per creare gruppi di approvazione o per assegnare dinamicamente gli utenti in base a specifiche proprietà personalizzate che possono essere impostate sul profilo utente.

In questo caso, la condizione restituisce:

• VERO: Richiede un approvatore con le opzioni specificate nell'azione. Se l'approvatore non è presente, l'azione non procede.
• Falso: Richiede un approvatore con le opzioni specificate nell'azione. Se l'approvatore non è presente, l'azione procede.

Ad esempio, è possibile utilizzare questo nodo del flusso di lavoro per assegnare come approvatori tutti gli utenti con la proprietà customInformation.TeamA uguale a true. Ciò significa che tutti gli utenti con la casella di controllo Team A selezionata nel loro profilo vengono assegnati all'approvazione.

Questa specifica condizione prevede due opzioni che devono essere completate:

Assegnare tutti gli approvatori degli oggetti di costo

Assegna come approvatori tutti i responsabili degli oggetti di costo. Tecnicamente, il processo scorre le varie voci della fattura, estrae i responsabili degli oggetti di costo e li assegna all'approvazione.

Ad esempio, è possibile configurare Perk in modo che assegni i responsabili a tutti gli oggetti di costo e richieda l'approvazione di tutti i responsabili al momento dell'invio di una fattura.

In questo caso, la condizione restituisce:

• VERO: Se Perk non riesce a trovare un approvatore, mantiene il documento nello stesso stato.
• Falso: Se Perk non riesce a trovare un approvatore, sposta il documento allo stato successivo.

Assegna approvatori personalizzati per gli oggetti di costo (solo per la versione Enterprise)

Determina i responsabili degli oggetti di costo come approvatori in base a una proprietà specifica. Tecnicamente, scorre i vari centri di costo presenti nella fattura e assegna gli approvatori in base alle proprietà specificate nelle opzioni.

Questa condizione specifica prevede delle opzioni che devono essere completate:

Ad esempio, si desidera assegnare un utente speciale (che non è il proprietario dell'oggetto di costo) per l'approvazione tramite l'oggetto di costo sulla fattura:

1. Aggiungi un campo personalizzato terzoapprovatore all'oggetto costo.
2. Fai riferimento al campo dell'oggetto costo (in questo caso, il campo personalizzato custom.Information.thirdApprover) e al corrispondente valore utente dove troverai l'indirizzo email per identificare quell'utente (nel campo standard user.email).
3. In questo caso, è possibile specificare qualsiasi indirizzo email utente desiderato nell'oggetto di costo e Perk lo assegnerà automaticamente. Quindi, chi invia la fattura inserisce l'oggetto di costo nella fattura stessa. Da tale oggetto di costo, Perk seleziona l'utente specificato con quell'indirizzo email.

Assegnare tutti i responsabili di linea degli oggetti di costo (solo Enterprise)

Assegna come approvatori i responsabili di linea di tutti i proprietari degli oggetti di costo. Verifica il valore dell'oggetto di costo e assegna il responsabile di linea del proprietario dell'oggetto di costo che rispetta tali condizioni. Se non è prevista un'escalation dinamica, assegna il responsabile di linea del proprietario dell'oggetto di costo, in generale (senza verifica).

Ad esempio, è possibile configurare Perk in modo che assegni i responsabili di linea di tutti i proprietari degli oggetti di costo e richieda l'approvazione di tutti i proprietari quando viene inviata una fattura.

In questo caso, la condizione restituisce:

• VERO: Se Perk non riesce a trovare un approvatore, mantiene il documento nello stesso stato.
• Falso: Se Perk non riesce a trovare un approvatore, sposta il documento allo stato successivo.

Assegna tutti gli approvatori dei tag

Assegna come approvatori tutti gli approvatori con un determinato valore di tag presenti nel documento di fattura. Tecnicamente, il processo scorre le varie voci della fattura, estrae i valori dei tag degli approvatori e li assegna all'approvazione.

Il nodo è disponibile in due opzioni:

Ci sono due opzioni durante la configurazione dei flussi di lavoro dei tag relativi agli ID:

• Non inserire alcun ID di dimensione tag nel flusso di lavoro: il flusso di lavoro considera tutte le dimensioni tag presenti nel documento di fattura. Ciò significa che il flusso di lavoro può essere riutilizzato in diversi ambienti, senza modifiche.
• Inserisci gli ID delle dimensioni del tag nel flusso di lavoro: il flusso di lavoro considera solo quella dimensione del tag. Ciò significa che dovresti prima creare un flusso di lavoro inserendo l'ID della dimensione del tag TEST e un altro flusso di lavoro con gli ID della dimensione del tag PROD.

Assegna approvatori di tag personalizzati (solo per la versione Enterprise)

Determina i proprietari degli oggetti di costo come approvatori in base a una proprietà specifica. Tecnicamente, il processo scorre i valori dei tag sulla fattura e assegna gli approvatori in base alle proprietà specificate nelle opzioni.

Ad esempio, se si desidera assegnare un utente speciale (che non è il proprietario dell'oggetto di costo) per l'approvazione tramite l'oggetto di costo sulla fattura:

1. Aggiungi un campo personalizzato additionalApprover al tag.
2. Fai riferimento al campo del codice ERP della dimensione Tag e al campo Tag (in questo caso, il campo personalizzato customInformation.additionalApprover) e al corrispondente valore utente dove troverai l'indirizzo email per identificare quell'utente (nel campo standard email).
3. In questo caso, è possibile specificare qualsiasi indirizzo email utente desiderato nell'oggetto di costo e Perk lo assegnerà automaticamente. Quindi, chi invia la fattura inserisce l'oggetto di costo nella fattura stessa. Da tale oggetto di costo, Perk seleziona l'utente specificato con quell'indirizzo email.

Assegna un responsabile dell'approvazione statico (solo per la versione Enterprise)

Assegna un responsabile dell'approvazione tramite un ID specifico. In breve, assegna un utente specifico per l'approvazione all'interno dell'entità legale. Viene spesso utilizzato per assegnare un utente finale per l'approvazione se vengono soddisfatte determinate condizioni, ad esempio per fatture superiori a 50.000, assegnando l'approvazione all'amministratore delegato.

Questo nodo è dotato di opzioni che devono essere completate:

Ad esempio, è possibile configurare questo nodo in modo da assegnare due utenti come approvatori e collegarlo a un nodo di approvazione finale. Ciascuno di questi utenti può approvare e concludere il flusso di approvazione.

Assegnare l'approvatore predefinito del fornitore

Assegna come responsabile dell'approvazione l'approvatore predefinito impostato per il fornitore. Ad esempio, è possibile configurare il flusso di lavoro in modo che assegni come responsabile dell'approvazione l'approvatore impostato per il fornitore.

Assegnare il responsabile di linea

Configura un flusso di lavoro in cui tutti i responsabili di linea dell'utente che ha inviato la richiesta o che l'ha approvata per ultimo vengano assegnati come approvatori. Deve essere utilizzato in combinazione con Responsabile di linea o Escalation.

Questo nodo ha due opzioni:

Assegnare gli approvatori dei documenti SAP (solo per la versione Enterprise)

Configura un responsabile dell'assegnazione, assegnando gli utenti dal campo personalizzato dell'oggetto di costo come approvatori. Questo è un nodo speciale valido solo per i clienti SAP che utilizzano la fatturazione e che necessitano di replicare le proprie tabelle di approvazione in Perk tramite oggetti di costo.

Questo nodo presenta due opzioni che devono essere completate:

Ad esempio, è possibile configurare un flusso di lavoro in cui Perk assegna come approvatori gli utenti recuperati dalle informazioni personalizzate del centro di costo, facendo riferimento all'ID SAP specificato nella chiave utente (in questo caso, customInformation.SAPUserId).

Genera un errore (solo per la versione Enterprise)

Configura Perk in modo che invii un messaggio di errore quando si verifica una determinata azione/condizione.

A differenza di Assegna notifica flusso di lavoro, questo nodo di attività interrompe completamente il flusso di lavoro e non aggiunge alcun log aggiuntivo al documento stesso.

Questo nodo ha un'opzione:

Ad esempio, è possibile impostare un flusso in cui, in caso di spesa eccessiva, Perk invia un messaggio "Si prega di rivolgersi all'ufficio acquisti".

Notifica del flusso di lavoro (solo per le aziende)

Configura Perk in modo che invii un messaggio informativo quando si verifica una determinata azione/condizione.

A differenza di Genera un errore, questo nodo attività invia semplicemente informazioni all'utente, in modo che possa confermarle e passare al passaggio successivo.

Il nodo ha due opzioni:

Ad esempio, è possibile impostare una notifica che si attivi in ​​caso di spesa eccessiva, inviando un messaggio informativo agli utenti con la dicitura "Attenzione: è stata rilevata una spesa eccessiva!".

Assegnare il proprietario dell'ordine di acquisto come responsabile dell'approvazione.

Questo nodo assegna come approvatore il proprietario impostato sull'ordine di acquisto. Il proprietario dell'ordine di acquisto è specificato

Suggerimento:Utilizzare questo nodo per impostare un flusso di approvazione del fornitore in combinazione con Approvazione finale.

Ad esempio, è possibile configurare il flusso di lavoro in modo da assegnare come responsabile dell'approvazione l'approvatore specificato nell'ordine di acquisto.

Nodi di approvazione delle fatture

I nodi di approvazione delle fatture sono complementari nodi di attività nel flusso di lavoro per eseguire una logica aziendale specifica per la fatturazione.

È possibile utilizzare i seguenti nodi di approvazione:

• Tutti gli approvatori devono approvare (Solo per le aziende)
• Approvazione finale
• Approvazione dell'oggetto di costo
• Approvazione o escalation del responsabile di linea
• Approvazione SAP (solo per aziende)

Tutti gli approvatori devono dare la loro approvazione (solo per la versione Enterprise)

Configura un flusso di approvazione che obblighi tutti gli approvatori assegnati dal nodo attività ad approvare il documento.

Tecnicamente, questo nodo svolge la seguente funzione:

• Una volta che un approvatore di tag approva, rimuove l'ID dell'approvatore dall'elenco degli ID degli approvatori correnti.
• Assegna il documento ad altri approvatori già incaricati dell'approvazione del documento di fattura, che devono ancora approvarlo.

Una volta che tutti gli approvatori hanno approvato il documento, il documento passa alla fase successiva del flusso.

Caso d'uso

È possibile utilizzare questo nodo con quest'altro nodo:

• Assegna approvatori con proprietà: Ciò comporta che "tutti" gli approvatori debbano approvare per procedere.
• Assegna tutti gli approvatori di tag: Crea un flusso di approvazione per "tutti" gli approvatori di tag.
• Assegna un approvatore statico: tutti gli approvatori specificati devono approvare per terminare il flusso di approvazione.

Approvazione finale

Configura un paio di flussi di approvazione multipla, a seconda delle tue esigenze.

Tecnicamente, questo nodo funziona in questo modo: quando a un documento sono assegnati più approvatori, l'approvazione da parte di un utente cancella l'elenco degli approvatori rimanenti e il documento passa alla fase successiva del flusso di lavoro.

Caso d'uso

È possibile utilizzare questo nodo con quest'altro nodo:

• Assegna approvatori con proprietà: cancella l'elenco degli approvatori, consentendo a "qualsiasi" approvatore di terminare il flusso di approvazione.
• Assegna un responsabile predefinito all'approvazione del fornitore: crea un flusso di approvazione standard per i fornitori in cui i responsabili dell'approvazione sono specificati per il fornitore.
• Assegna tutti gli approvatori di tag: Crea un flusso di approvazione per "qualsiasi" approvatore di tag.
• Assegna approvatore statico: cancella tutti gli approvatori dall'elenco, consentendo a "qualsiasi" approvatore di terminare il flusso di approvazione.
• Assegnare il responsabile di linea
• Assegnare approvatori di oggetti di costo personalizzati
• Assegna tutti gli approvatori dell'oggetto di costo: cancella l'elenco degli approvatori, consentendo a "qualsiasi" approvatore di terminare il flusso di approvazione.

Approvazione dell'oggetto di costo

Consente di impostare un flusso di approvazione per gli oggetti di costo. Tecnicamente, svolge le seguenti funzioni:

• Gestisce l'escalation al centro di costo principale, se necessario.
• Completa il primo nodo di attività. Assegna tutti gli approvatori dell'oggetto di costo.

Questo nodo specifico offre diverse opzioni:

La casella di controllo Verifica l'indipendenza viene utilizzata per determinare, nei casi in cui chi invia la richiesta coincide con chi approva un oggetto di costo, se l'approvazione viene inoltrata al proprietario dell'oggetto di costo principale per garantire la conformità.

Caso d'uso

È possibile utilizzare questo nodo con quest'altro nodo:

• Assegna tutti gli approvatori dell'oggetto di costo: Ciò comporta che "tutti" gli approvatori debbano approvare per terminare il flusso di approvazione.
• Assegnare approvatori di oggetti di costo personalizzati

Approvazione o escalation del responsabile di linea

Configurare un flusso di lavoro del responsabile di linea con il Assegnare il responsabile di linea. Tecnicamente, si tratta di gestire l'escalation alla gerarchia dei responsabili di linea quando un determinato utente approva in sequenza.

Caso d'uso

È possibile utilizzare questo nodo con quest'altro nodo:

• Assegnare il responsabile di linea

Approvazione SAP (solo per aziende)

Configura un flusso di approvazione speciale in combinazione con l'assegnazione degli approvatori di documenti SAP. Tecnicamente, questo nodo gestisce la logica aziendale per estrarre informazioni personalizzate da un oggetto di costo e assegnarle ai vari approvatori.

Si tratta di un nodo speciale valido solo per i clienti SAP che utilizzano la fatturazione e che necessitano di replicare le proprie tabelle di approvazione in Perk tramite oggetti di costo.

Questo nodo presenta due opzioni che devono essere completate:

Caso d'uso

È possibile utilizzare questo nodo con quest'altro nodo:

• Assegna approvatori di documenti SAP: crea un flusso di approvazione che utilizza i dati dell'oggetto informativo personalizzato del centro di costo.