Dal Panoramica dei report di spesa, è possibile generare report di download personalizzati con analisi sulla spesa, ottenendo la ripartizione delle spese per paese o mittente, dati delle transazioni e dati delle fatture per fornitore, paese del fornitore e altro ancora. È possibile utilizzare il generatore di report per generare un report di download personalizzato da zero o utilizzare un modello esistente per estrarre i dati.

Genera un report di download personalizzato

Per generare un report, è necessario:

1. Determinare il tipo di report
2. Definire l'intervallo di date di reporting
3. Definire l'ambito di reporting
4. Definire la struttura del report
5. Visualizza il risultato

Determinare il tipo di report

È possibile generare report per spese, transazioni o fatture. Nell'elenco a discesa Scegli tipo , seleziona il tipo di dati da includere nel report, quindi specifica l' Azienda per cui desideri generare il report.

Definire l'intervallo di date di reporting

È possibile restringere l'ambito del report in base alla data, utilizzando la sezione Selezione dell'intervallo di date per indicare una data di inizio e di fine specifica per il report.

Poiché potrebbe essere necessario del tempo prima che una spesa o una fattura attraversi diverse fasi del flusso prima di essere pagata al dipendente, la data di invio potrebbe differire dalle date di approvazione, revisione e pagamento. Per i dati delle transazioni, poiché la data di importazione delle transazioni con carta acquisite in Perk potrebbe variare leggermente dalle date delle transazioni con carta, si consiglia di estendere l'intervallo di date in questa sezione di un paio di giorni.

Per spese e fatture, puoi scegliere il tipo di data da utilizzare per la selezione dei dati utilizzando il campo Data . Indica il periodo utilizzando i campi Da/Al . Puoi utilizzare il calendario per selezionare la data o digitarla nel formato standard del tuo profilo.

Definire l'ambito di reporting

È possibile modificare l'ambito dei dati di spesa inclusi nel report utilizzando la sezione Applicazione dei criteri di filtro . I criteri di filtro variano a seconda che il report includa dati di spesa, fatture o transazioni.

Criteri di spesa e fatturazione:

• Dipendente: Limita il report ai singoli dipendenti o includi tutti i dipendenti. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati tutti i dipendenti.
• Approvato in precedenza da: Scegli i singoli approvatori o tutti gli approvatori. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati tutti gli approvatori.
• Oggetti di costo: Visualizza un singolo oggetto di costo o tutti gli oggetti di costo. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati tutti gli oggetti di costo.
• Stato: Seleziona uno, più stati o tutti gli stati. Per impostazione predefinita, sono selezionati gli stati Necessita di revisione , In approvazione , In revisione , Pronto per l'esportazione , Rifiutato , Esportato , Pronto per l'esportazione (biglietto aziendale) , e Esportato (biglietto aziendale) .
• Approvatore attuale: Se i diritti di approvazione sono stati temporaneamente delegati a un altro utente, è possibile selezionare l'approvatore attuale.

Criteri dei dati di transazione:

• Stato : seleziona gli stati delle singole transazioni o tutti gli stati.
• Stato spesa : seleziona singoli stati spesa o visualizza tutti gli stati.

Nota: questa sezione è facoltativa. Se non si immette alcun criterio di selezione, Perk utilizzerà automaticamente le impostazioni predefinite durante la generazione del report.

Definire la struttura del report

Questa opzione determina la configurazione del report di output. È possibile selezionare:

• Tipo di grafico: per visualizzare le informazioni. Può essere un grafico a barre o un grafico a colonne.
• Valuta del report: valuta da utilizzare per visualizzare gli importi.
• Lingua del report: lingua in cui vengono mostrati intestazioni e messaggi di avviso.

Puoi selezionare i campi dati che desideri includere nel report trascinandoli nel campo Righe o Colonne . I campi dati trascinati nei campi Righe e Colonne influenzano il modo in cui le informazioni vengono visualizzate nel grafico e nel report in seguito. Puoi controllare come vengono visualizzate le informazioni prima di scaricare il report utilizzando la sezione Risultati .

Campi dati disponibili per tipo

Suggerimento: se vuoi deselezionare i campi dati o modificarne l'ordine all'interno del campo Righe o Colonne , trascina e rilascia semplicemente il campo dati corrispondente. Per inserire tutti i campi dati nel campo Righe contemporaneamente, fai clic su (tutti) , che trovi accanto all'etichetta Righe .

Nell'elenco a discesa Valori (aggregati) , puoi decidere quali valori di spesa visualizzare, selezionando più valori. Puoi visualizzare:

• spese : importo totale o importo delle imposte nella valuta del report, imposta sul reddito e importi imponibili
• indennità giornaliere: importo di riferimento, importo base, aliquota base, aggiunte, detrazioni, aliquota di riferimento delle aggiunte, aliquota di riferimento delle detrazioni, importo base, aliquota di riferimento e aliquota di riferimento dell'aliquota base
• chilometraggio : distanza percorsa
• transazioni : importo nella valuta del report
• fatture : importo totale o importo delle imposte nella valuta del report

Dopo aver selezionato tutti i valori da visualizzare, fare clic su Genera report .

Puoi salvare la configurazione del report come modello facendo clic sul pulsante Salva come nuovo modello .

Visualizza i risultati

La sezione Risultati mostra un grafico che visualizza le informazioni in base alle tue preferenze. Per visualizzare informazioni dettagliate sui valori aggregati, passa il mouse sopra il grafico. Puoi scorrere le righe di dati successive cliccando sulla freccia rivolta verso il basso sotto il grafico.

Per scaricare il report completo, clicca sull'icona download o sul link report.xlsx . Un foglio di calcolo Excel verrà generato automaticamente e salvato tra i tuoi download.

Nel foglio di calcolo, le informazioni vengono esportate come configurato. È possibile utilizzare tabelle pivot per analizzare i dati di spesa e adattare la visualizzazione dell'output secondo necessità.