Hai due opzioni per caricare una fattura in Perk:

• caricando manualmente la fattura sia come elaboratore di fatture che come mittente
• inviando la fattura a una casella di posta dedicata

È possibile caricare le fatture in formato PDF o XML. Per le fatture cartacee, è necessario digitalizzarle, ovvero scansionarle, prima di poterle caricare su Perk.

A seconda del formato del file, Perk può eseguire diverse operazioni sul file caricato:

• Se il file è un PDF e non contiene dati XML incorporati (ad esempio una fattura elettronica ZUGFeRD o Factur-X), l'OCR di Perk e il modello di intelligenza artificiale lavorano insieme per estrarre i dati rilevanti.
• Se il file è un PDF e contiene dati XML incorporati che vengono identificati come validiStruttura della fattura elettronica, i dati vengono estratti dal file XML incorporato e mappati ai campi Perk. Il PDF viene visualizzato come anteprima della fattura. Il file originale viene caricato nella scheda Documenti come documento sorgente.
• Se il file è un XML e contiene una struttura di fattura elettronica valida, i dati vengono estratti dal file XML e mappati ai campi di Perk. Inoltre, Perk utilizza i dati estratti per generare un'anteprima in PDF. Il file originale viene caricato nella scheda Documenti come documento sorgente.
• Se il file è un XML ma non contiene una struttura di fattura elettronica valida, Perk crea una fattura vuota e allega il file come documento giustificativo.

Carica la fattura come elaboratore di fatture

In Fatture > Elaborazione fatture > Fatture, fai clic sul pulsante Carica fattura nell'angolo in alto a destra e seleziona il documento di fattura che desideri caricare. Puoi caricare una sola fattura alla volta. Durante il caricamento e l'elaborazione del documento, verrà visualizzata un'icona di caricamento. Successivamente, potrai fare clic sulla fattura per visualizzarne i dettagli.

Carica la fattura da Le mie attività

A seconda delle impostazioni aziendali, potresti essere in grado di caricare e gestire le fatture come mittente. Ciò significa che puoi caricare una fattura facendo clic su Carica fattura in Spese > Le mie attività.

Se non visualizzi questa opzione, significa che l'amministratore di Perk l'ha disabilitata per la tua azienda.

Invia la fattura via email

Puoi anche inviare una fattura cartacea o digitale che hai ricevuto tramite e-mail a Perk per il caricamento automatico.

Fonte della fattura

È possibile determinare come una fattura è stata caricata su Perk in qualsiasi momento, consultando l'intestazione della fattura, nella sezione "Origine fattura". Questa sezione mostra il tipo di documento utilizzato per creare la fattura in Perk (ad esempio, PDF o fattura elettronica) e il canale utilizzato per caricarla.

Più nello specifico, Perk indica che la fonte della fattura è la seguente:

• fattura standard in formato PDF o fattura elettronica (ad esempio XML o PDF ibrido) ricevuta via e-mail
• Fattura PDF standard o fattura elettronica (ad es. XML o PDF ibrido) ricevuta tramite caricamento manuale
• fattura PDF standard o fattura elettronica (ad esempio XML o PDF ibrido) ricevuta tramite API

Nel caso di fatture ricevute via e-mail, Perk traccia anche il mittente della fattura.

Visualizzazione delle fatture caricate

Una volta caricata una fattura, la troverai in diverse posizioni a seconda che tu abbia un ruolo di addetto all'elaborazione delle fatture e/o di dipendente:

• In Fatture > Gestione fatture > Fatture (tutte le fatture della tua azienda)
• In Spese > Le mie attività > Fatture
• In Spese > Spese > Fatture (fatture che hai caricato)

Le fatture appena caricate mostrano lo stato Nuova.