Gli ordini di acquisto sono ordini legali che le aziende inviano ai propri fornitori per acquistare articoli, servizi e prodotti. A seconda del settore, possono essere più o meno complessi, ma possono essere rappresentati come segue:
- Un'azienda (acquirente) invia un invito a presentare un'offerta al proprio fornitore per alcuni beni o servizi.
- Il fornitore fa un'offerta per quella richiesta.
- L'azienda decide di effettuare un ordine. In questo caso, l'ordine di acquisto viene emesso dal sistema ERP dell'acquirente.
- Il fornitore spedisce il prodotto/servizio e di conseguenza viene inviata una fattura all'acquirente.
- L'acquirente paga i fornitori per i beni/servizi.
Perk può abbinare automaticamente il numero di ordine d'acquisto alla fattura ad esso associata, riducendo il tempo necessario ai team finanziari per inserire i dati (corrispondenza bidirezionale).
Ci sono diversi scenari:
- Un ordine di acquisto associato a più fatture: nell'ordine potrebbero esserci più articoli fatturati separatamente; pertanto gli elaboratori di fatture abbinano tutte queste fatture a un singolo ordine di acquisto.
- Più ordini di acquisto abbinati a un'unica fattura: l'acquirente potrebbe aver richiesto beni o servizi separatamente, che vengono poi raggruppati in un'unica fattura dal fornitore.
Inoltre, le aziende potrebbero voler monitorare l'intero percorso di approvvigionamento, dall'offerta iniziale alla consegna del bene o del servizio. Perk può tracciare tale relazione confrontando ordini di acquisto, fatture e buone ricevute (GR) documenti (corrispondenza a tre vie).
Visualizzazione degli ordini di acquisto in Perk
Gli ordini di acquisto non possono essere caricati manualmente su Perk. Le informazioni sugli ordini di acquisto e sulle entrate merci vengono invece importate automaticamente dal sistema finanziario della tua azienda in Perk (o tramite l'API Perk).
Tutti gli ordini di acquisto importati vengono visualizzati in Fatture > Elaboratore fatture > Ordini di acquisto.
Nota: Per visualizzare gli ordini di acquisto come elaboratore di fatture, l'amministratore Perk deve aver abilitato gli ordini di acquisto per la tua azienda in Impostazioni > Fatture fornitore > Impostazioni fattura, Abilita gli ordini di acquisto.
Perk distingue tra ordini di acquisto e voci di riga degli ordini di acquisto. La panoramica degli ordini di acquisto mostra tutti gli ordini di acquisto, inclusi i relativi stato corrispondenteÈ possibile ordinare gli ordini di acquisto in base alla data di creazione o alla data di scadenza cliccando sull'intestazione della colonna.
Fatture > Elaboratore fatture > Ordini di acquisto
Facendo clic su un ordine di acquisto, è possibile visualizzare i dettagli dell'ordine di acquisto, comprese le informazioni sull'intestazione e tutte le voci di riga dell'ordine di acquisto (chiamate anche posizioni dell'ordine di acquisto).
Fatture > Elaboratore fatture > Ordini di acquisto, Visualizzazione ordini di acquisto
Perk mostra informazioni dettagliate per quell'ordine d'acquisto, come il nome del fornitore, il numero dell'ordine, l'importo totale ordinato, l'importo, la valuta, la data di creazione, la data di scadenza e le condizioni di pagamento. Mostra le voci elencate.
Informazioni sull'intestazione dell'ordine di acquisto
| Campo | Descrizione |
| Fornitore | Fornitore dell'ordine di acquisto, ad esempio Acme INC |
| numero d'ordine | Numero dell'ordine di acquisto |
| Importo totale ordinato | Budget totale dell'ordine di acquisto, ad esempio 60.000 CHF |
| Valuta | Valuta dell'ordine di acquisto |
| Data di creazione | Data in cui è stato creato l'ordine di acquisto. |
| Data di scadenza | Data di scadenza dell'ordine di acquisto. |
| Termini di pagamento | Data di scadenza del pagamento. |
Informazioni sulla voce dell'ordine di acquisto
| Campo | Descrizione |
| Stato |
Importato dai dati di approvvigionamento. I valori possibili sono Attivo, Eliminato, Bloccato. Vedi Stati PO e GR.
Lo stato della riga dell'ordine di acquisto non viene aggiornato dalle azioni eseguite in Perk. Può essere aggiornato solo tramite aggiornamento esterno dei dati dell'ordine di acquisto tramite API. |
| Posizione | Posizione della riga dell'articolo all'interno dell'ordine di acquisto. |
| Descrizione | Descrizione testuale della voce di riga. |
| Articolo n. | Numero anagrafico dell'articolo definito nel sistema di inventario del cliente. |
| Codice EAN/UPC | Numero di codice a barre EAN/UPC, se applicabile. |
| Oggetto di costo |
A seconda del tipo di articolo (di inventario o non di inventario), l'oggetto di costo può essere applicabile alla riga o meno. Per gli articoli di inventario, l'oggetto di costo viene solitamente ricavato nel sistema di approvvigionamento al momento della registrazione della fattura. |
| Categoria |
A seconda del tipo di articolo (in inventario o non in inventario), la categoria può essere applicabile o meno alla riga. Per gli articoli di inventario, la categoria viene solitamente ricavata nel sistema di approvvigionamento al momento della registrazione della fattura. |
| Unità | Unità di misura. |
| Quantità ordinata | Quantità dell'articolo/servizio ordinato. |
| Quantità consegnata |
Quantità dell'articolo/servizio consegnato. Utilizzato in combinazione con la ricezione merci. La quantità consegnata di un articolo dell'ordine d'acquisto è pari alla somma delle quantità consegnate di tutte le ricevute merci associate. |
| Quantità abbinata |
Quantità dell'articolo/servizio già fatturata dal fornitore e abbinata all'articolo dell'ordine di acquisto. Quando si utilizza l'abbinamento a tre vie, la quantità abbinata di un articolo dell'ordine d'acquisto è pari alla somma della quantità abbinata di tutte le entrate merci associate. |
| Prezzo dell'articolo | Prezzo unitario dell'articolo/servizio. |
| Quantità ordinata | Importo netto della quantità totale dell'articolo/servizio ordinato |
| Importo consegnato |
Importo netto della quantità totale dell'articolo/servizio consegnato. Utilizzato in combinazione con la ricevuta merci. L'importo consegnato di un articolo oggetto di ordine d'acquisto è pari alla somma degli importi consegnati di tutte le ricevute merci associate. |
| Importo corrispondente |
Importo netto dell'articolo/servizio già fatturato dal fornitore e abbinato all'articolo dell'ordine di acquisto. Quando si utilizza l'abbinamento a tre vie, l'importo abbinato di un articolo dell'ordine di acquisto è pari alla somma degli importi abbinati di tutte le entrate di merci associate. |
| Stato corrispondente | Stato assegnato da Perk in base ai dati degli articoli PO importati e alle azioni di corrispondenza delle fatture eseguite durante l'elaborazione delle fatture. Vedere Stati PO e GR. |
| Fattura corrispondente |
Visualizza un elenco di tutte le fatture corrispondenti all'articolo dell'ordine d'acquisto. Se ce n'è una sola, qui verrà visualizzata solo una fattura. Se ce ne sono più di uno, vedi Multiplo segnaposto, su cui è possibile cliccare per visualizzare l'elenco completo delle fatture abbinate.
Le fatture abbinate possono essere suddivise in due tipologie:
|
| Ricezione merci | Visualizza informazioni sulle transazioni di ricezione merci eseguite per l'articolo dell'ordine di acquisto. Vedere Ricevute merci in Perk. |
Fattura abbinata con più fatture
Filtraggio degli ordini di acquisto
È possibile filtrare gli ordini di acquisto in base a diverse opzioni:
- Cerca il numero di ordine di acquisto: cerca un ordine di acquisto tramite numero di ordine di acquisto
- Fornitore
- Data di creazione
- Data di scadenza
- stato dell'ordine di acquisto
- Valuta
- Importo totale ordinato
Visualizzazione delle voci di riga dell'ordine di acquisto nel matcher delle fatture
Gli articoli dell'ordine di acquisto vengono visualizzati nella finestra di abbinamento delle fatture quando si seleziona un ordine di acquisto nella colonna della voce di riga dell'ordine di acquisto.
Elaboratore di fatture > Fatture, Abbinamento voci di fattura
Nella finestra di abbinamento delle fatture, seleziona una voce di riga dell'ordine di acquisto o una voce di riga dell'ordine di acquisto per abbinarla a una voce di riga della fattura. Vedi Abbinamento fatture con ordini di acquisto (abbinamento bidirezionale) O Abbinamento fatture con ordini di acquisto e GR (abbinamento a tre vie).