Quando si effettua un viaggio di lavoro, in genere si sostengono diverse spese. È possibile raggruppare tutte queste spese in un'unica voce di spesa di viaggio per semplificarne la gestione. In Perk, una voce di spesa di viaggio rappresenta un insieme di diverse tipologie di spese sostenute durante un viaggio di lavoro in un determinato periodo di tempo.
Quando i dipendenti creano una nota spese di viaggio in Perk, le indennità giornaliere e i rimborsi chilometrici possono essere generati automaticamente in base ai luoghi di partenza e di arrivo, se configurati. Possono quindi aggiungere manualmente altre spese, con o senza ricevute. In alternativa, possono creare separatamente i rimborsi chilometrici e le indennità giornaliere e poi aggiungerli al viaggio.
Gli approvatori visualizzano tutte le spese raggruppate per data e possono scegliere di approvare l'intero viaggio con tutte le spese oppure approvare ogni spesa singolarmente.
I revisori finanziari possono filtrare le spese per viaggio nella pagina di revisione per visualizzare una panoramica delle spese incluse nel viaggio, nonché informazioni aggiuntive sul viaggio (compresi eventuali campi personalizzati) nella sezione "Informazioni sul viaggio". Possono rivedere l'intero viaggio o le singole spese prima di inviarle per l'esportazione.
Con le spese di viaggio puoi:
- Spese relative al gruppo
- Visualizza un itinerario completo
- Visualizza ulteriori informazioni sul viaggio
- Spese separate prima e dopo il viaggio
- Scarica il PDF del viaggio e degli allegati
- Elimina e esaminare più spese contemporaneamente
- Esportare i viaggi come un concetto unico, piuttosto che come spese individuali.
Le spese di viaggio sono abilitate e configurate a livello aziendale. A seconda del ruolo, è possibile accedere alle spese di viaggio come segue:
- Dipendenti: Spese > Spese > Spese di viaggio
- Approvatori: Spese > Approvazioni > Elenco approvazioni, Spese di viaggio scheda
- Revisori finanziari: Finanza > Revisione > Spese e fatture, Viaggi selettore a discesa
Suggerimento:Impara come creare un rapporto spese di viaggio.
Panoramica delle spese di viaggio
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La panoramica del viaggio include una visualizzazione a calendario che mostra le spese in ordine cronologico. La panoramica del viaggio contiene diversi pulsanti di azione: |
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Nell'applicazione web, questi pulsanti di azione si trovano sopra la visualizzazione del calendario, mentre nella versione mobile si trovano nel menu delle azioni (icona con i tre puntini) nell'angolo in alto a destra. A seconda del ruolo (dipendente, responsabile dell'approvazione o revisore finanziario), il pulsante di azione principale varia: invia, approva o rivedi. |
Panoramica dell'ordinamento
È possibile modificare la modalità di visualizzazione delle spese utilizzando l'opzione di ordinamento Raggruppa per. Per impostazione predefinita, le spese vengono raggruppate per data. Tuttavia, è possibile scegliere di visualizzare le spese in base a:
- Tipologia di spesa (chilometraggio, diaria, spese senza ricevuta, ecc.)
- Categoria (pranzo, cena, alloggio, ecc.)
- Stato della spesa (Bozza, Pronto, In approvazione, ecc.)
- Stato corrispondente
Questo ti permette di identificare rapidamente l'importo totale speso per specifiche categorie di spesa, rendendo il processo di revisione più efficiente. Ad esempio, un revisore può ora scoprire facilmente l'importo totale speso per il pranzo durante un determinato viaggio, raggruppando le spese per categoria "Pranzo" e visualizzando immediatamente l'importo complessivo.
Spese pre e post viaggio
La panoramica indica anche le spese sostenute prima o dopo un viaggio. In questo modo, è possibile associare al viaggio spese come le prenotazioni dei voli effettuate prima della data di partenza e le spese di parcheggio sostenute dopo tale data, consentendo di distinguere facilmente tra le diverse fasi del viaggio.
Itinerario di viaggio
È possibile visualizzare l'intero itinerario di un viaggio. Qualora la vostra azienda abbia previsto dei valichi di frontiera, gli orari tra un valico e l'altro sono indicati nell'itinerario. Nell'applicazione web, è sufficiente cliccare sul pulsante Visualizza itinerario. L'applicazione mobile dispone di una scheda dedicata, "Itinerario".
Scarica il PDF e gli allegati
È possibile scaricare un documento PDF con informazioni dettagliate sul viaggio, come i dati dell'entità legale, i dati dei dipendenti, il nome del viaggio, l'ID del viaggio, l'itinerario e i costi giornalieri e totali. È possibile scaricare contemporaneamente tutti gli allegati relativi alle spese (ad esempio, le ricevute caricate).
Elimina più spese o un viaggio
È possibile selezionare più spese ed eliminarle tutte contemporaneamente. Questo semplifica il processo di eliminazione e fa risparmiare tempo agli utenti che gestiscono un elevato numero di spese.
I dipendenti possono eliminare un intero viaggio, se necessario, selezionando Elimina nella visualizzazione del viaggio nell'app web oppure scorrendo verso sinistra su un viaggio nella scheda Viaggi nell'app mobile.
Per eliminare più spese in blocco, i dipendenti possono selezionare la casella di controllo accanto alla spesa nella panoramica del viaggio.
Approva, rivedi o respingi più spese
Gli approvatori e i revisori finanziari possono ora selezionare più spese e scegliere di approvarle, rivederle o rimandarle indietro contemporaneamente. Durante la fase di revisione o approvazione, è possibile aggiungere un commento facoltativo che verrà applicato a tutte le spese in esame.
Quando si inviano le note spese, è possibile allegare un commento a ciascuna di esse. Questa funzione è particolarmente utile quando sono necessarie informazioni aggiuntive o correzioni per determinate spese. Il commento garantisce una comunicazione chiara tra chi approva e chi invia la nota spese, riducendo i ritardi nel processo di approvazione.
Informazioni sul viaggio
La scheda Informazioni viaggio contiene informazioni aggiuntive sul viaggio, come l'ID del viaggio, i dettagli del dipendente, gli oggetti di costo relativi al viaggio e gli eventuali campi personalizzati che la tua azienda potrebbe aver configurato per tenere traccia di dettagli cruciali relativi al viaggio.
Attenzione: Le etichette e i valori dei campi personalizzati non vengono localizzati in altre lingue. Ad esempio, se si imposta un campo personalizzato per i viaggi con l'etichetta Motivo del viaggio, l'etichetta del campo verrà sempre visualizzata come Motivo del viaggio anche se l'utente ha selezionato il tedesco nel proprio profilo utente.