In Finanza > Revisione > Esporta , puoi trovare diversi tipi di spesa:
- Spese : tutte le spese pagate privatamente e revisionate, comprese le indennità giornaliere e le spese chilometriche individuali.
- Viaggi : tutte le spese esaminate incluse come parte di un viaggio, comprese le spese chilometriche e le indennità giornaliere.
- Transazioni con carta : tutte le spese esaminate, pagate tramite carta aziendale e abbinate a un rendiconto spese corrispondente.
- Spese di viaggio : tutte le spese esaminate generate tramite servizi di un fornitore di viaggi integrato.
- Fatture : tutte le fatture approvate e riviste.
Cliccando su una singola spesa, vengono visualizzati i dettagli della nota spese. Cliccando su una transazione, vengono visualizzati sia la transazione con carta sia la nota spese a cui è stata abbinata. È possibile inviare la spesa per la revisione oppure cliccare su Esporta .
Cliccando su un viaggio, puoi visualizzare tutte le spese, le indennità giornaliere e il chilometraggio inclusi nel viaggio, nonché le informazioni sul viaggio (inclusi i campi personalizzati, se applicabili) e l'itinerario. Puoi scegliere di scaricare un PDF del viaggio o dei suoi allegati, inviare l'intero viaggio e le relative spese per la revisione o esportare le singole spese del viaggio o tutte le spese del viaggio.
La scheda Viaggi contiene tutte le spese collegate a un viaggio specifico che hanno lo stato Pronto per l'esportazione o Esportato . Le spese rifiutate vengono ignorate. Le spese del viaggio vengono visualizzate separatamente anche nella scheda Spese . Quando si esporta un viaggio, anche le spese associate scompaiono dalla scheda Spese, poiché tutte le spese vengono esportate singolarmente in base alle impostazioni di esportazione dell'azienda per le spese, indipendentemente dal fatto che facciano parte di un viaggio o meno.
Attenzione: per visualizzare la scheda viaggi, l'amministratore Perk deve averla abilitata in Impostazioni > Account > Aziende, Visualizza impostazioni di spesa, Esportazione dati e Configurazione ERP selezionando il pulsante Abilita esportazione a livello di viaggio . Per impostazione predefinita, questa scheda è nascosta.
Nota: i viaggi inviati che non contengono spese vengono esportati automaticamente.
Facendo clic su una fattura, è possibile visualizzare il documento della fattura e la panoramica della fattura, nonché altri dettagli importanti come voci di riga, cronologia delle fatture, approvatori e altro ancora.
Suggerimento: puoi scegliere di esportare i report per un mittente specifico selezionando la persona nel campo a discesa Mittente .
Il formato in cui vengono esportate le spese e le fatture di Perk dipende dalle impostazioni aziendali. Se la tua azienda ha integrato Perk direttamente con il tuo sistema finanziario e contabile (tramite API), l'esportazione attiva una registrazione automatica nel tuo sistema. Se la tua azienda ha configurato un file di scambio specifico nelle impostazioni aziendali, l'esportazione genera il file di esportazione corrispondente. Puoi anche scegliere di automatizzare il processo .
Suggerimento: puoi verificare se l'esportazione è andata a buon fine in Finanza > Revisione > Registro esportazioni . Inoltre, puoi visualizzare e scaricare eventuali file aggiuntivi generati durante l'esportazione delle spese.
Esportazione manuale di singoli report
Esistono due opzioni per esportare singoli report:
- Aprire il report cliccandoci sopra, scorrere fino in fondo al report e cliccare su Esporta .
-
Fare clic sull'icona Esporta a destra del report nella tabella.
Esportazione manuale di più report
Per esportare più report, seleziona la casella di controllo accanto al report o fai clic sulla casella di controllo Seleziona tutto. Fai clic sul pulsante Esporta sopra la tabella per esportare tutti i report contemporaneamente.
Esportazione da Perk
Dopo aver selezionato i report da esportare, è necessario inserire la data di registrazione più vicina . Questa data viene utilizzata per determinare la data di registrazione del documento nel sistema contabile.
Per impostazione predefinita, viene suggerita la data corrente, ma è possibile scegliere una data di pubblicazione passata. Se si sceglie una data futura, verrà visualizzato un messaggio di errore. Dopo aver confermato la data, l'esportazione verrà generata.
Date di registrazione delle spese
L'ordine di priorità per determinare la data di registrazione utilizzata quando si esportano le spese è il seguente:
- Data di pubblicazione
- Data di spesa
La data in cui le transazioni di spesa vengono registrate nel sistema contabile è determinata come segue:
- Se la data di registrazione è precedente alla data di registrazione più vicina, viene utilizzata la data di registrazione più vicina (e la data della spesa viene aggiornata alla data di registrazione).
- Se la data di pubblicazione è successiva alla data di pubblicazione più antica, viene utilizzata la data di pubblicazione (e non viene apportata alcuna modifica alla data di pubblicazione).
- Se non è presente una data di registrazione e la data spesa è precedente alla data di registrazione più , viene utilizzata la data di registrazione più vicina.
- Se non è presente una data di registrazione e la data spesa è alla data di registrazione più antica, viene utilizzata la data di spesa.
Date di registrazione delle fatture
L'ordine di priorità per determinare la data di registrazione utilizzata durante l'esportazione delle fatture è il seguente:
- Data di pubblicazione (facoltativa)
- Data di emissione della fattura (obbligatoria)
La data in cui le transazioni delle fatture vengono registrate nel sistema contabile è determinata come segue:
- Se le date di registrazione sono abilitate e la fattura ha una data di registrazione successiva alla data di registrazione più vicina, viene presa la data di registrazione della fattura e non vi è alcuna modifica alla data di registrazione durante l'esportazione.
- Se le date di registrazione sono abilitate e la fattura ha una data di registrazione precedente alla data di registrazione più vicina, viene presa in considerazione la data di registrazione più vicina . La data di registrazione viene aggiornata quando la fattura viene registrata correttamente.
- Se non è presente una data di registrazione e la data di emissione della è alla data di registrazione più vicina, viene presa in considerazione la data di registrazione più vicina.
- Se non è presente una data di registrazione e la data di emissione della è alla prima data di registrazione, viene presa in considerazione la data di emissione.
Esportazione automatica dei report
In alternativa alla selezione e all'esportazione manuale dei report, puoi automatizzare il processo affinché si attivi automaticamente , inviando le informazioni direttamente al sistema finanziario della tua azienda o generando il file di esportazione.