A volte, potresti scoprire che la nota spese inviata non è idonea al rimborso, ad esempio perché si tratta di una spesa privata. Puoi escludere la nota spese da ulteriori elaborazioni rifiutandola definitivamente in linea con le politiche aziendali in materia di spese.

Quando si rifiuta una spesa, chi la presenta viene informato che la spesa non verrà rimborsata e non può più inviarla nuovamente.

La nota spese non viene eliminata, ma le viene assegnato lo stato "rifiutato". Le spese rifiutate non possono essere reinviate e la nota spese viene archiviata per il mittente. Questo consente di rifiutare spese non accettabili, pur conservando i dati per la tracciabilità in caso di audit futuri.

Solo chi invia una nota spese può eliminarla. Per rimuoverla completamente da Perk, è necessario:

• rispedire il rapporto al mittente e chiedergli di eliminarlo.
• in qualità di delegato che può presentare la nota spese per conto del richiedente, richiamarla ed eliminarla per suo conto.

Attenzione: non è consigliabile eliminare la spesa come mittente o per conto di qualcun altro, poiché ciò non impedisce al mittente di provare a inviare nuovamente la spesa. Perk può impedire che la spesa venga reinviata solo se è stata rifiutata definitivamente.