Perk cerca di abbinare automaticamente il maggior numero possibile di transazioni e spese con carta per ridurre al minimo il lavoro manuale di dipendenti e revisori finanziari. Tuttavia, a volte la complessità del mondo reale può ostacolare la gestione.
In questi casi, Expense Matcher ti aiuta a gestire facilmente queste situazioni in Perk.
Informazioni su Expense Matcher
Una volta inviato il resoconto spese della carta, Perk solitamente abbina automaticamente la spesa alla transazione sulla carta corrispondente .
Tuttavia, ci sono casi in cui l'abbinamento automatico fallisce . È qui che entra in gioco Expense Matcher. Expense Matcher ti consente e ti aiuta ad abbinare manualmente le transazioni della tua carta con le tue note spese.
Expense Matcher ti aiuta e ti guida quando esegui manualmente l'abbinamento delle transazioni con carta e delle spese, evidenziando le potenziali corrispondenze e avvisandoti se l'abbinamento di una transazione con una spesa viola una regola di convalida.
Accesso all'Expense Matcher
Se vuoi abbinare manualmente le transazioni alle spese, vai su Spesa > Carte aziendali e seleziona la carta corretta dall'elenco a discesa.
In alternativa, vai su Spesa > Le mie attività e clicca sulla scheda Transazioni per trovare tutte le tue transazioni non abbinate.
Fai clic su Visualizza dettagli per visualizzare la transazione che desideri abbinare manualmente a una nota spese inviata. Puoi visualizzare informazioni dettagliate sulla transazione, sulla carta e sull'esercente, nonché la cronologia delle modifiche.
Per aprire Expense Matcher e avviare l'abbinamento manuale, fare clic su Abbina . Expense Matcher mostra tutte le transazioni e le spese non abbinate per la stessa carta.
Suggerimento: per elaborare una transazione con carta se hai perso la ricevuta o se hai effettuato una spesa personale con una carta aziendale, consulta Abbina le transazioni con carta aziendale alle spese .
Utilizzo di Expense Matcher
Con Expense Matcher puoi svolgere diversi casi d'uso:
- Scenario 1: abbinare una transazione a una spesa
- Scenario 2: combina due o più transazioni e abbinale a una spesa
- Scenario 3: abbinare una transazione a due o più spese
- Scenario 4: dividere le transazioni combinate dalla vista dei dettagli della transazione
- Scenario 5: abbinare un rimborso a una spesa già abbinata
- Scenario 6: creare manualmente una nota di credito per abbinarla a un rimborso
Scenario 1: abbinare una transazione a una spesa
Per abbinare una transazione con carta a una singola spesa, seleziona la transazione che desideri abbinare sul lato sinistro dell'Expense Matcher e poi seleziona la spesa corrispondente sul lato destro dell'Expense Matcher. In alternativa, puoi trascinare e rilasciare per collegare la transazione e la spesa.
Per aiutarti a identificare la spesa corrispondente alla transazione selezionata, l'Expense Matcher evidenzia in verde le possibili corrispondenze. Fai clic su Corrispondenza nell'angolo in basso a destra per confermare la selezione.
Per verificare la corrispondenza, clicca sulla scheda Corrispondenti all'interno di Expense Matcher. Qui puoi vedere la corrispondenza che hai appena eseguito.
Suggerimento: se non viene visualizzata la transazione o la spesa corretta da abbinare, modifica l'intervallo di date.
Scenario 2: combina due o più transazioni e abbinale a una spesa
Per combinare due transazioni, seleziona tutte le transazioni che desideri combinare sul lato sinistro dell'Expense Matcher. La somma delle transazioni selezionate viene visualizzata in basso a sinistra della finestra.
Seleziona la spesa a cui abbinare le transazioni selezionate. In genere, Expense Matchers evidenzia in verde tutte le possibili corrispondenze per facilitare il processo di abbinamento.
Fai clic su Corrispondenza nell'angolo in basso a destra per confermare la selezione. Per verificare la corrispondenza, fai clic sulla scheda Corrispondenza . Qui puoi vedere la corrispondenza appena eseguita.
Scenario 3: abbinare una transazione a due o più spese
Per abbinare una transazione a più spese, seleziona la transazione che vuoi abbinare sul lato sinistro di Expense Matcher e poi seleziona tutte le spese corrispondenti sul lato destro di Expense Matcher.
Assicurati che gli importi della transazione e delle spese corrispondano. In caso contrario, Perk visualizzerà un avviso nella parte inferiore della finestra e non sarà possibile abbinare la transazione con carta.
Prima di confermare l'abbinamento, Perk ti informa che l'abbinamento di una transazione con più spese suddivide la transazione e che questa azione non può essere annullata. Pertanto, assicurati di eseguire un abbinamento corretto.
Ora, clicca su Corrispondenza nell'angolo in basso a destra dell'Expense Matcher per confermare la selezione. Per verificare la corrispondenza, clicca sulla scheda Corrispondenza all'interno dell'Expense Matcher. Qui vedrai la corrispondenza appena eseguita.
Scenario 4: dividere le transazioni combinate dalla vista dei dettagli della transazione
Hai combinato per errore le transazioni sbagliate? Non preoccuparti, puoi facilmente separarle. Clicca sulla transazione combinata per visualizzare la vista transazioni.
Fai clic su Cancella corrispondenza nel punto in cui la transazione combinata è stata erroneamente abbinata a una spesa. Fai clic sull'icona X accanto a ciascuna transazione per separarla dalla transazione combinata. Nella panoramica, ora puoi visualizzare le singole transazioni.