I fornitori (venditori) sono gli utenti che forniscono alla tua azienda beni, servizi e articoli.
La fonte attendibile per i dati dei fornitori dovrebbe sempre essere l'anagrafica fornitori presente nel sistema ERP aziendale. Pertanto, non è possibile creare manualmente nuovi fornitori o modificarne i dati in Perk.
Caricamento dei fornitori
In Perk puoi caricare i dati dei fornitori dal tuo sistema ERP:
- automaticamente tramite API
- automaticamente tramite SFTP utilizzando il file di importazione del fornitore standard
- manualmente da caricamento di un file di importazione fornitore Perk standard.
Quando si integra Perk con il sistema finanziario della propria azienda, si consiglia di implementare un meccanismo automatico, in quanto garantirà che i dati essenziali dei fornitori, come i dati bancari, siano sempre aggiornati in tutti i sistemi.
Visualizzazione dei dati del fornitore
Solo gli elaboratori di fatture con autorizzazioni sui dati del fornitore possono visualizzare i dati del fornitore.
Puoi visualizzare i dettagli di tutti i fornitori importati andando su Fatture > Elaboratore fatture > Fornitori.
Per cercare fornitori specifici nella panoramica, utilizza la barra di ricerca nella parte superiore della finestra e digita il nome del fornitore. Per rendere più specifica la ricerca, puoi anche utilizzare altre opzioni di filtro, come la persona giuridica a cui è associato il fornitore e lo stato del fornitore (attivo, inattivo o bozza).
Per visualizzare i dettagli specifici di un fornitore, clicca sul fornitore. La schermata "Dettagli fornitore" include tre schede:
Dettagli del fornitore
IL Fornitore la scheda dettagli contiene informazioni di base sul fornitore.
- Nome del fornitore
- Dettagli di contatto
- ID ERP
- Codice fiscale
- Informazioni bancarie
- Indirizzo
Fatture
IL Fatture La scheda contiene un elenco di tutte le fatture per il fornitore elaborate in Perk, incluso lo stato attuale della fattura.
Impostazioni del fornitore
IL Impostazioni del fornitore La scheda determina le impostazioni predefinite per il fornitore, inclusa la logica aziendale su come le fatture vengono abbinate a quel fornitore.
Oggetto di costo predefinito
Determina la voce di costo da utilizzare per tutte le fatture di questo fornitore. Gli elaboratori di fatture possono ignorare questa impostazione, se necessario, selezionando una voce di costo diversa durante l'elaborazione delle voci di riga della fattura.
Categoria predefinita
Determina la categoria da utilizzare per tutte le fatture di questo fornitore. Se necessario, gli elaboratori di fatture possono ignorare questa impostazione selezionando una categoria diversa durante l'elaborazione delle voci di riga della fattura.
Termini di pagamento predefiniti
Determina le condizioni di pagamento da utilizzare per tutte le fatture di questo fornitore. Se necessario, gli elaboratori di fatture possono ignorare questa impostazione selezionando una condizione di pagamento diversa nell'intestazione della fattura durante l'elaborazione.
Responsabile di approvazione
Determina l'approvatore predefinito per tutte le fatture di questo fornitore. Questa impostazione può essere ignorata se il flusso di lavoro determina un flusso di approvazione diverso.
Tipo di codifica
Determina come devono essere elaborate le fatture di questo fornitore.
- codifica intelligente: Se selezionato, Perk tenta di codificare in modo intelligente tutte le fatture per il fornitore.
- codifica fornitore predefinita: Se selezionato, Perk sceglie il oggetto di costo predefinito E categoria che hai impostato nelle impostazioni del fornitore.
- adottare la codifica dell'entità: Se questa opzione è selezionata, Perk segue la logica di codifica stabilita per l'azienda.
Per le nuove fatture di nuovi fornitori che Perk non ha mai visto, Perk non esegue la codifica intelligente, codificando automaticamente l'oggetto di costo e la categoria. Questo perché Perk deve prima apprendere cosa è stato utilizzato in passato prima di poter applicare la codifica intelligente a una fattura. Al contrario, per le fatture di fornitori che sono già state inviate al flusso di lavoro, Perk cerca di popolare tutti i campi degli oggetti di costo e delle categorie delle voci di riga, suggerendo una possibile codifica.
Il tipo di codifica del fornitore ha sempre la precedenza sul comportamento predefinito per la persona giuridica. Ad esempio, se è stata selezionata la codifica intelligente per la persona giuridica, ma le impostazioni del fornitore contengono il tipo di codifica codifica fornitore predefinita, quindi l'oggetto di costo e le categorie predefiniti vengono presi per tutte le fatture associate a quel fornitore.
Se non si specifica un tipo di codifica per il fornitore, il tipo di codifica è determinato dalla categoria/oggetto di costo predefinito per il fornitore e dalle impostazioni della persona giuridica.
Voci semplificate
Utilizza voci di spesa semplificate per questo fornitore.
Per le fatture con più voci, è possibile ridurre la complessità, se non necessario, unendo tutte le informazioni in un'unica voce. Perk può comprimere le voci per codice fiscale per rimuovere dettagli non necessari.
- A livello di fattura (all'interno di un report di fattura): Ad esempio, se due o più voci di riga appartengono alla stessa aliquota fiscale, non è necessario registrare tutte le voci di riga separatamente, ma è possibile selezionare le rispettive voci di riga nel report della fattura e fare clic su Aggregare le voci di riga.
- A livello di fornitore (all'interno delle impostazioni del fornitore): Se tutte le voci di un fornitore specifico appartengono sempre alla stessa aliquota fiscale, attivare il pulsante in queste impostazioni.
- A livello di intera entità (nelle impostazioni aziendali): L'attivazione della semplificazione delle voci di riga a questo livello si applica a tutti i fornitori di una persona giuridica e viene utilizzata quando le voci di riga non sono generalmente contabilizzate per questa persona giuridica. Questa opzione può essere attivata solo da un utente amministratore.
Attenzione: Se si prevede di utilizzare l'abbinamento automatico degli ordini di acquisto per le fatture, non è possibile abilitare le voci di riga semplificate, poiché Perk non è in grado di abbinare la voce di riga della fattura alle voci di riga dell'ordine di acquisto (a meno che non vi sia una relazione 1 a 1).
Impostazioni corrispondenti
Determina le impostazioni corrispondenti utilizzate per il fornitore.
Fornitori interaziendali
Molte organizzazioni hanno più entità giuridiche che devono fatturarsi a vicenda. Ad esempio, la Società CH fattura alla Società AU le merci spedite in Australia dalla Svizzera.
È possibile contrassegnare questi fornitori come fornitori interaziendali in Perk; per la persona giuridica Company AU, il fornitore Company CH è considerato un fornitore interaziendale.
Pertanto, Perk AI capisce che tale fornitore è un "caso speciale" e lo tratta di conseguenza.
Parole chiave corrispondenti
Il riconoscimento dei fornitori in Perk è una delle funzionalità più importanti e potenti. Senza il riconoscimento dei fornitori, la maggior parte delle funzionalità di elaborazione delle fatture non funziona correttamente, comprese le categorie predefinite e le voci di costo.
Pertanto, è possibile migliorare il riconoscimento del fornitore nelle fatture aggiungendo parole chiave personalizzate nella sezione delle parole chiave corrispondenti.
Ad esempio, si ricevono regolarmente fatture da un fornitore specifico. I dati anagrafici del fornitore sono di bassa qualità, il che significa che Perk ha difficoltà a riconoscere automaticamente il fornitore quando arriva una fattura. La fattura del fornitore contiene sempre alcune parole chiave ricorrenti come partita IVA, indirizzo, ecc. Inserendo tali campi dati come parole chiave, si migliora il riconoscimento del fornitore. In questo senso, la prossima volta che arriva una fattura da quel fornitore, Perk la associa direttamente al fornitore.
Attenzione: Una parola chiave deve contenere almeno 6 caratteri. Se aggiungi altre parole chiave, devi separarle con una virgola.