Utilizzi carte aziendali UBS e desideri gestirle direttamente in Perk? Segui questi passaggi per integrare il tuo conto UBS in Perk.

Configura il trasferimento dati

Per gestire le tue carte aziendali UBS in Perk, devi impostare il trasferimento di specifici dati tra il tuo conto aziendale UBS e il tuo account Perk.

Procedura per integrare le carte UBS con Perk:

1. Contatta il tuo responsabile di conto UBS.
2. Per ogni entità legale, firmare una liberatoria che confermi lo scambio sicuro dei dati tra UBS e Perk.
3. Contatta il tuo responsabile dell'implementazione o il responsabile dell'account Perk. Una volta che UBS Card Center avrà abilitato le carte e i centri di costo per le tue entità legali, i flussi di dati delle carte dovranno essere configurati in Perk.

Potrebbero essere necessari alcuni giorni prima che il trasferimento dei dati venga avviato.

Configurare le schede USB

Una volta che le tue carte aziendali UBS sono visibili in Perk in Impostazioni > Impostazioni carta > Carte aziendali, devi configurare ciascuna carta in Perk. Devi associare ogni carta al suo titolare e selezionare il tipo di carta. L'associazione delle carte non è automatica.

Per associare una carta a un utente e selezionare il tipo di carta:

1. Vai a Impostazioni > Impostazioni carta > Carte aziendali.
2. Seleziona un'azienda.
3. Per ogni carta UBS, vengono importati automaticamente il nome della carta, le ultime quattro cifre e la valuta.

4. Digita e seleziona la persona corrispondente dall'elenco a discesa Titolare della carta.

   Nota:Per assegnare un titolare di carta, è necessario prima aggiungi i tuoi dipendenti a Perk.

5. Seleziona un tipo di carta. Sono disponibili due opzioni che attivano una logica di prenotazione differente:
   • Carta con addebito privato: Selezionare questa opzione se il titolare della carta deve inizialmente pagare privatamente le spese elaborate tramite questa carta e viene successivamente rimborsato dalla vostra azienda.
   • Carta aziendale: Se non si seleziona l'opzione Carta con addebito privato, la carta viene configurata come carta aziendale. Ciò significa che il conto UBS dell'azienda viene addebitato direttamente per tutti i pagamenti con questa carta e i dipendenti non devono pagare privatamente in anticipo le proprie bollette.
6. Fai clic su Salva per salvare le modifiche e ripeti questo processo per ogni scheda.

Nota: Per ordinare nuove carte UBS per i nuovi dipendenti e visualizzarle in Perk, contatta il tuo account manager UBS che avvierà la procedura di ordinazione. Le nuove carte appariranno automaticamente in Perk dopo pochi giorni e non sarà necessario firmare ulteriori liberatorie.

Assegna gli amministratori delle carte UBS in Perk

Per gestire le carte aziendali UBS, è necessario dare accesso ad almeno una persona sezione di gestione delle carte (accessibile tramite Finanza > Gestione carte).

Per assegnare il ruolo di amministratore della carta:

1. Vai alla pagina Persone.
2. Seleziona la persona a cui desideri assegnare il ruolo oppure aggiungi una nuova persona.
3. In Accesso e autorizzazioni, fai clic su Modifica.
4. Seleziona Ruoli specialistici (se non già selezionati).
5. Seleziona Amministratore scheda.
6. Scegli se desideri che eseguano questa operazione per tutte le aziende in cui sono integrate le carte UBS o solo per aziende specifiche.
7. Fai clic su Salva.

Attenzione: Puoi scegliere di assegnare il ruolo a tutte le aziende o solo ad aziende specifiche. Tuttavia, se scegli tutte le aziende, queste avranno accesso solo alle informazioni della carta in aziende in cui l'integrazione della carta UBS è stata precedentemente configurata. Altrimenti, l'assegnazione del ruolo non ha alcun effetto, poiché non ci sono dati da visualizzare.

Gestisci le transazioni del conto e della carta UBS.

In Finanza > Gestione carte, puoi visualizzare due sezioni:

• Carte aziendali: Visualizza informazioni generali sul limite di credito, fondi attualmente disponibili, saldo corrente del conto e tutte le carte. Cliccando su una carta, è possibile accedere a ulteriori informazioni, come il saldo di quella specifica carta, il titolare della carta e la data di scadenza.

• Transazioni: Visualizza tutte le transazioni effettuate con le carte UBS dell'azienda, incluso il loro stato nel sistema.