In Analizza > Rapporto spese, puoi generare un rapporto di download personalizzato con analisi sulla spesa, ottenendo la ripartizione delle spese per paese, mittente e altro ancora. Puoi creare un report da zero oppure utilizzare un modello esistente per estrarre i dati.

È possibile generare report personalizzati per analizzare casi d'uso specifici delle spese:

• Caso d'uso 1: analizzare le spese per paese
• Caso d'uso 2: generare un rendiconto spese completo

Caso d'uso 1: analizzare le spese per paese

Con l'analisi dei vantaggi, puoi visualizzare facilmente i valori aggregati delle spese per Paese in un periodo di tempo specifico.

Per fare ciò:

1. In Selezione dell'intervallo di date , seleziona l'intervallo di date. In questo esempio, desideri estrarre tutte le spese presentate tra il 1° agosto 2022 e il 20 settembre 2023.
2. In Applicazione dei criteri di filtro , puoi perfezionare i tuoi dati applicando diversi criteri di filtro. Qui vuoi visualizzare tutti i dipendenti e gli oggetti di costo. Lascia selezionati gli stati predefiniti.
3. In Definisci struttura del report , per visualizzare le spese dell'azienda per paese, è possibile scegliere un tipo di grafico a colonne. La valuta del report è CHF e la lingua delle spese è l'inglese.
4. Ora, seleziona i campi dati richiesti come base per l'analisi. Poiché desideri analizzare le spese in base al Paese di spesa , seleziona questo campo dati dall'elenco e trascinalo nel campo Colonne . Nel campo Righe , trascina i campi dati Nome dipendente e Oggetto di costo - nome per un'analisi più dettagliata delle spese.
5. Infine, nell'elenco a discesa Valori (aggregati) , seleziona Importo totale (valuta del report) per visualizzare tutti i report delle spese, comprese le tasse.
6. Ora fai clic su Genera report per confermare le impostazioni.

Nella sezione Risultati , è ora possibile visualizzare i valori aggregati delle spese distribuiti tra i due Paesi: Svizzera e Germania. Inoltre, vengono create sezioni separate per ciascun dipendente e oggetto di costo, per consentirne il confronto per Paese.

Fare clic sull'icona download nella sezione Risultati e un foglio di calcolo Excel verrà generato automaticamente e salvato nei download.

Nel foglio di calcolo, le informazioni sono disposte in righe e colonne in base alle selezioni precedenti. Nelle due colonne Paese di spesa , troverai i valori aggregati delle note spese, ordinati in base al nome del dipendente e al nome dell'oggetto di costo. Puoi convertire queste informazioni in una tabella pivot per una più facile gestione.

Caso d'uso 2: generare una dichiarazione completa

Potresti voler creare un rendiconto completo che fornisca una panoramica di tutte le spese grezze elaborate in un intervallo di tempo specifico, come base per ulteriori rendicontazioni.

Per fare ciò:

1. In Selezione dell'intervallo di date , seleziona tutte le spese presentate tra il 1° agosto 2022 e il 20 settembre 2023.
2. In Applicazione dei criteri di filtro , puoi perfezionare i tuoi dati applicando diversi criteri di filtro. Qui puoi selezionare tutti gli oggetti di costo e i dipendenti. Lascia selezionati gli stati predefiniti.
3. In Definisci struttura report , il tipo di grafico non è importante, poiché l'obiettivo principale è creare una dichiarazione completa, idealmente visualizzata sotto forma di tabella.
4. Seleziona i campi dati richiesti come base per l'analisi. In questo esempio, questi campi dati sono rilevanti, quindi trascinali nel campo Righe :
   • Nome del dipendente
   • Data di spesa
   • Contea di spesa
   • Metodo di pagamento
   • Nome dell'oggetto di costo
   • Categoria - nome
   • Approvatore - nomi
   • Data di approvazione finale
   • Data di revisione
   • Importo totale (valuta della ricevuta)
5. Poiché il tuo obiettivo è creare un elenco di dati grezzi rilevanti senza analizzarli, il campo Colonne rimane vuoto.
6. Nell'elenco a discesa Valori (aggregati) , seleziona Importo totale (valuta del report) , poiché in questo esempio non desideri visualizzare gli importi delle imposte sulle spese.
7. Fai clic su Genera report per confermare le impostazioni.

Per visualizzare le informazioni, clicca sul pulsante Scarica nella sezione Risultati . Un foglio di calcolo Excel verrà generato automaticamente e salvato tra i tuoi download. Nel foglio di calcolo, tutte le informazioni rilevanti sono elencate in base alla tua selezione.