Tutti (tranne gli ospiti) in Perk possono creare nuove spese e visualizzare quelle archiviate. Puoi creare rendiconti spese, inviarli per approvazione e richiamarli in caso di necessità di modifiche. Inoltre, se possiedi una carta aziendale, sei responsabile dell'abbinamento delle transazioni con carta alle spese corrispondenti.
Il flusso di approvazione delle spese dopo l'invio dipende dal processo di approvazione configurato per la tua azienda in Perk.
Se la tua azienda utilizza il sistema, invii le spese per l'approvazione da parte di uno dei responsabili del team. flusso di approvazione del responsabile di linea, o oggetti di costo, nel caso di un flusso di approvazione dell'oggetto di costoIndipendentemente dal flusso di approvazione, puoi controllare lo stato delle tue note spese nel flusso di approvazione in qualsiasi momento.
Puoi gestire le tue spese tramite il menu "Spend" sia nell'app mobile che nell'app web. Tutte le azioni eseguite in entrambe le app vengono sincronizzate. Tuttavia, le funzionalità possono variare leggermente tra le app, poiché alcune funzionalità sono disponibili solo nell'app web.
Applicazione web
Ci sono tre aree chiave per gestire le tue spese:
I miei compiti
Tutte le spese, le fatture, le transazioni con carta e le approvazioni che richiedono un intervento da parte tua si trovano nel I miei compiti sezione.
Puoi aggiungere nuove spese cliccando sull'icona corrispondente nella parte superiore dello schermo. Inoltre, potresti visualizzare fino a cinque schede:
- Spese singole: Gestire le singole note spese.
- Spese di viaggio: Gestire le spese assegnate ai viaggi.
- Transazioni con carta:
- Fatture: Carica fatture se la tua azienda utilizza Perk per elaborare le fatture.
- Approvazioni: Gestisci le approvazioni delle spese e delle fatture degli altri dipendenti.
Nota: A seconda delle impostazioni della tua azienda, potresti visualizzare o meno tutte le icone dei tipi di spesa e le schede Fatture e Approvazioni.
Spese
La sezione Spese include una panoramica più completa delle tue spese e del loro stato, oltre ad altre funzionalità.
Spese singole
Qui trovi tutto spese che hai creato in Perk, indipendentemente dal loro stato. Puoi eseguire queste azioni:
- Modifica le spese attualmente salvate come bozza o che richiedono revisione.
- Tieni traccia delle spese già presentate durante il processo di approvazione.
- Visualizza le spese già pagate.
- Visualizza le spese archiviate.
Spese di viaggio
Qui trovi tutto il viaggi che hai creato in Perk, indipendentemente dal loro stato. Puoi eseguire queste azioni:
- Modifica le spese di viaggio attualmente salvate come bozza o che necessitano di revisione.
- Tieni traccia delle spese di viaggio già inviate durante il processo di approvazione.
- Visualizza le spese di viaggio già pagate.
- Visualizza le spese di viaggio archiviate.
Fatture
Qui troverai tutte le fatture che potresti aver caricato su Perk. Puoi eseguire queste azioni:
- Visualizza, modifica e invia fatture.
- Filtra le fatture per data di emissione, fornitore e notifiche.
Spese delegate
Qui puoi gestire le spese per conto di qualcun altro.
Carte aziendali
In questa sezione puoi visualizza, gestisci e monitora le transazioni della tua carta aziendaleÈ possibile eseguire le seguenti azioni:
- Richiedi una Perk Card, se la tua azienda lo consente.
- Controlla se le transazioni effettuate con la carta della tua azienda sono state abbinate correttamente a una spesa pagata con la carta che hai inviato.
- Abbina manualmente le transazioni della tua carta, nel caso in cui l'abbinamento automatico non vada a buon fine.
Approvazioni
La sezione delle approvazioni viene visualizzata se sei stato assegnato come responsabile dell'approvazione delle spese dei tuoi colleghi, in qualità di responsabile di linea o di proprietario di un oggetto di costo.
Applicazione mobile
L'app mobile offre opzioni simili nella scheda Spesa, come una panoramica delle spese e delle transazioni, oltre ad altre funzionalità.
A seconda delle impostazioni della tua azienda, nella pagina principale puoi vedere queste sezioni:
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Spese | Visualizza e gestisci i tuoi resoconti spese aperti (Le mie attività), i resoconti spese inviati (Inviati) e i resoconti spese di viaggio (Viaggi). |
| Rimborsabile | Visualizza le spese rimborsabili che ti sono state pagate o che ti verranno pagate. |
| Approvazioni | Visualizza e approva tutte le spese, i viaggi e le fatture che potrebbero esserti stati assegnati in qualità di responsabile e approvatore. |
| Fatture | Visualizza le fatture che hai caricato su Perk. |
| Carte | Visualizza le transazioni effettuate con la carta aziendale (Transazioni) e le tue carte (Elenco carte). |
| Archivia | Visualizza una panoramica completa delle spese, dei viaggi e delle fatture pagate o rifiutate definitivamente. |