Per semplificare la gestione delle spese, Perk visualizza notifiche per informarti se una spesa viola una politica aziendale o potrebbe presentare qualche errore.
Le notifiche vengono visualizzate in tempo reale quando si inserisce una spesa. Perk visualizza tre tipi di notifiche nelle spese:
- Informazioni: queste notifiche forniscono informazioni aggiuntive sulla spesa, ad esempio l'importo totale supera CHF 400. Non è richiesta alcuna azione.
- Avvertimento: queste notifiche potrebbero influire sulle tue spese e potrebbero richiedere un'azione, ad esempio Potenziale duplicato.
- Errore: queste notifiche influiscono sulla tua spesa e richiedono un intervento. La tua spesa non potrà essere spostata allo stato successivo finché il problema non sarà risolto, ad esempio un errore API.
Se viene attivata una notifica, è possibile modificare la spesa in base all'avviso oppure inviarla insieme all'avviso, consentendone la visualizzazione anche a manager, approvatori e revisori finanziari. Tutte le notifiche sono raggruppate nella parte superiore del modulo di spesa.
Gli avvisi non impediscono di inviare una spesa. Gli avvisi possono verificarsi per due motivi:
Mancia: Puoi aggiungere un Commento alla spesa nel caso in cui tu abbia avuto una precedente discussione con un responsabile in merito a una spesa con un avviso.
Avvisi basati su policy
Queste notifiche vengono attivate in base alla configurazione della tua azienda. Potresti visualizzarle o meno quando invii le tue spese. Ad esempio, se nella tua azienda sono consentite le spese del fine settimana, l'avviso del fine settimana non verrà attivato per le spese sostenute nel fine settimana.
Violazione della politica
La tua azienda può impostare una regola di spesa che determina l'importo massimo o minimo di spesa. Se una spesa viola tale regola, viene segnalata. Inoltre, vengono visualizzate informazioni sulla regola che la spesa ha violato.
Giorni del fine settimana
Se una spesa viene creata nel fine settimana (ovvero, la data della spesa cade in un fine settimana), la spesa viene contrassegnata.
Avvertenza di categoria
Se la tua azienda ha configurato delle categorie per attivare automaticamente un avviso, la spesa verrà contrassegnata.
Indennità già richiesta
Se si crea un duplicato della diaria giornaliera per lo stesso giorno o se ne è già stata richiesta una, la spesa viene contrassegnata. I revisori finanziari possono trovare il duplicato cliccando sulla notifica nella spesa.
Sovrapprezzo elevato
Se la politica aziendale sulle spese prevede costi aggiuntivi, come mance o commissioni, è possibile segnalare una spesa se l'addebito aggiuntivo supera il limite consentito.
Pagato con carta aziendale
Se una spesa è stata pagata con una carta aziendale, potrebbe comparire un avviso che indica che la spesa non è rimborsabile. Ciò significa che non verrà effettuato alcun rimborso diretto a te come dipendente, ma l'importo verrà detratto dal conto della tua carta aziendale.
È richiesta la fattura ufficiale
Se una spesa supera la soglia per l'importo che richiede una fattura ufficiale, la spesa viene segnalata. Ad esempio, in Svizzera, la soglia per richiedere una fattura ufficiale è di 400 CHF.
È richiesta un'ulteriore revisione finanziaria
Se la tua azienda ha automatizzato il flusso di approvazione delle spese, ma una spesa ha attivato un avviso, verrà avviata una revisione manuale per i revisori finanziari e verrà visualizzata una notifica.
Oggetto di costo predefinito
Se l'oggetto di costo selezionato nella spesa non corrisponde all'oggetto di costo predefinito assegnato dall'amministratore Perk, la spesa viene contrassegnata.
IVA / aliquota fiscale
Se la tua azienda richiede di selezionare l'aliquota fiscale applicata alle spese, Perk segnala la spesa se non riesce a estrarre le informazioni IVA dalla spesa o se non selezioni un'aliquota fiscale. Questa notifica viene visualizzata per tutte le spese prive di informazioni IVA.
Nessuna spesa di ricevuta
Se tu creare una spesa senza ricevuta, queste spese vengono automaticamente contrassegnate. Se la tua azienda non consente la registrazione delle spese, potrebbe esserti richiesto di allegare ulteriore documentazione per giustificare la spesa. In questo caso, se provi a inviare una spesa senza ulteriore documentazione, verrà visualizzata una notifica.
Distanza in spese di chilometraggio
Se si crea una spesa chilometrica in cui Perk calcola automaticamente il numero di miglia o chilometri e poi modifichi manualmente il chilometraggio, potresti visualizzare una notifica che indica che il numero supera la soglia impostata dall'amministratore Perk della tua azienda.
Avvisi basati sull'intelligenza artificiale
Oltre agli avvisi basati sulle policy, Perk può anche segnalare una spesa se viene rilevata come duplicata o se gli importi nella spesa non sono stati estratti correttamente.
Potenziali duplicati
Se Perk riconosce la ricevuta come una spesa già presentata presso la tua azienda, la spesa viene contrassegnata. Le spese vengono contrassegnate come duplicate quando sono presenti più spese apparentemente identiche.
L'intelligenza artificiale di Perk utilizza questi criteri per identificare i duplicati (a seconda della configurazione della tua azienda):
- Codice fiscale o hash del documento (valore hash utilizzato per identificare l'immagine o il PDF)
- Richiesta totale
- Valuta
- Data
- Ora
Per essere considerata un potenziale duplicato, la spesa deve corrispondere a tutti i criteri selezionati dall'amministratore Perk della tua azienda. Ad esempio, se l'amministratore ha selezionato Valuta e Totale richiesta nella configurazione aziendale in Perk, Perk contrassegnerà tutte le spese con la stessa valuta e lo stesso importo totale della richiesta, indipendentemente dalle informazioni del documento, creando falsi positivi in cui la data della spesa potrebbe differire.
La notifica duplicata dipende dal ruolo:
- Dipendenti: possono vedere e accedere solo alle spese identiche a quelle caricate in precedenza.
- Responsabili e approvatori: può visualizzare gli ID di tutte le spese che potrebbero essere duplicate all'interno della propria azienda.
- Revisori finanziari: può visualizzare gli ID di tutte le spese che potrebbero essere duplicate all'interno della propria azienda (persona giuridica) e può accedere a tali spese.
I responsabili e gli approvatori possono trovare la spesa duplicata cercando l'ID spesa indicato nell'avviso, a condizione che abbiano accesso a tale spesa. I revisori finanziari possono cliccare sulla notifica per accedere alla potenziale spesa duplicata.
Validazione
In caso di problemi nella convalida dei dati, Perk segnala una spesa. Ciò può verificarsi se Perk non riesce a estrarre automaticamente le informazioni sulla spesa da una ricevuta.
Importo estratto modificato
Se modifichi manualmente l'importo totale di una spesa e l'importo inserito manualmente è superiore all'importo estratto dall'IA di una percentuale stabilita dall'amministratore Perk, Perk segnala la spesa con una notifica che il valore estratto dall'IA di Perk non corrisponde alla richiesta di rimborso totale della spesa.