I ruoli di manager specializzato sono progettati per una supervisione di alto livello. Sono ideali per i membri del team Risorse Umane o del personale che gestiscono i profili dei dipendenti, o per chi gestisce le prenotazioni di viaggio per l'intera organizzazione o solo per specifici dipendenti.

• Responsabile dei viaggi

• People manager

Per ulteriori informazioni, vedere Ruoli e autorizzazioni.

Responsabile dei viaggi

Il ruolo di travel manager è concepito per consentirti di delegare le attività di gestione dei viaggi a una persona specifica all'interno della tua azienda.

I travel manager sono responsabili della prenotazione di viaggi per conto terzi e della modifica degli accordi di viaggio, se necessario. Ad esempio, un assistente esecutivo prenota voli e alloggi per i viaggi dell'amministratore delegato.

Possono visualizzare e modificare i viaggi futuri delle persone che gestiscono e consultare i viaggi passati. Sono il punto di contatto principale per tutti gli accordi di viaggio, il che significa che in caso di cancellazioni, i travel manager ricevono una notifica e possono intervenire per risolvere eventuali problemi con la prenotazione.

Possono modificare informazioni specifiche nei profili dei viaggiatori, come documenti di viaggio, programmi fedeltà e carte sconto.

Quando un travel manager prenota un viaggio, il processo di approvazione può essere automaticamente saltato, se lo si desidera. I travel manager possono scegliere di inviare la richiesta di approvazione o di saltarla e prenotare. Gli approvatori vengono avvisati che l'approvazione è stata saltata per il viaggio del viaggiatore e l'azione viene tracciata nella pagina di reporting.

Quando assegni il ruolo di travel manager, scegli se deve svolgere l'attività per una specifica azienda o per tutte le aziende e se deve gestire tutti o solo persone specifiche.

Per ulteriori informazioni, vedere Definire il ruolo di responsabile viaggi.

People manager

I responsabili del personale sono responsabili della gestione dei dipendenti, degli ospiti e degli altri utenti di Perk.

Questo ruolo è solitamente associato ai processi delle risorse umane, in quanto fornisce accesso a dati personali sensibili come nomi e indirizzi, documenti di viaggio, documenti d'identità rilasciati dal governo e reportistica delle risorse umane. Può anche determinare i ruoli e le autorizzazioni di altre persone in Perk.

Il ruolo di People Manager consente di gestire in modo flessibile gli utenti e i loro profili, senza dover concedere l'accesso alle impostazioni aziendali e degli account. Le persone con questo ruolo hanno accesso a uno spazio dedicato per svolgere le proprie attività senza esporre se stesse e l'azienda ad accessi non autorizzati a dati sensibili.

Se ti è stato assegnato il ruolo di responsabile del personale, puoi accedere alla pagina Persone, dove puoi invitare e attivare nuove persone nel tuo account e assegnare ruoli e autorizzazioni. Puoi anche gestire le informazioni utente, come i dati personali e altre informazioni relative ai viaggi, e assegnare policy di approvazione e di viaggio.

In qualità di responsabile del personale, non puoi creare o modificare impostazioni a livello aziendale o di account, come oggetti di costo o processi di approvazione. Puoi solo assegnare le persone alle opzioni esistenti.

Nota: sebbene il responsabile del personale possa invitare manualmente le persone a Perk, è anche possibile aggiungerle automaticamente tramite un'integrazione HRIS o con SCIM. Tutte le persone aggiunte tramite un'integrazione vengono visualizzate nella pagina Persone, ma non è consigliabile modificarne manualmente i dettagli.

Per impostazione predefinita, un responsabile del personale gestisce tutti gli utenti dell'account. Negli account Pro, un amministratore dell'account, un amministratore aziendale o un responsabile del personale con un livello di accesso più ampio può limitare l'accesso di un responsabile del personale a specifiche aziende o a un elenco specifico di persone.

Alcune impostazioni sono sempre disponibili, indipendentemente dalle persone o dalle aziende a cui sono assegnate:

• Responsabile di linea — il responsabile del personale può assegnare qualsiasi responsabile di linea all'interno dell'account.
• Delegati (fatturazione e approvazione) — il responsabile del personale può assegnare qualsiasi delegato.
• Politiche di viaggio e processi di approvazione — il responsabile del personale può visualizzare e assegnare tutte le politiche e i processi esistenti per l'account.

Nota: I responsabili del personale possono assegnare politiche e processi di approvazione esistenti, ma non possono crearne di nuovi né modificare quelli esistenti.

Responsabili del personale assegnati a persone specifiche

Per una maggiore sicurezza e conformità, Perk consente di limitare un responsabile del personale a un sottoinsieme delle persone presenti nell'account. Un amministratore dell'account, un amministratore aziendale o un responsabile del personale con un livello di accesso più ampio assegna un elenco specifico di persone a tale responsabile, che potrà quindi visualizzare e gestire solo tali persone. Chiunque venga aggiunto viene assegnato automaticamente a tale responsabile, che non potrà visualizzare o gestire nessun altro utente dell'account.

I responsabili del personale assegnati a persone specifiche possono:

• Svolgere tutte le mansioni tipiche di un responsabile del personale, ma esclusivamente per le persone a lui assegnate.
• Assegna i ruoli Nessun accesso, Dipendente e Ospite.

I responsabili del personale assegnati a persone specifiche non possono:

• Non è consentito visualizzare o gestire persone al di fuori del proprio personale assegnato, nemmeno all'interno della stessa azienda.
• Assegna un ruolo diverso da Nessun accesso, Dipendente e Ospite.
• Utilizzare il Persone assegnate O Aziende assegnate colonne all'interno del Importazione utente CSV in Gestisci dati → Importa dati.

Nota: Un responsabile del personale ha bisogno di almeno una persona assegnata prima di poter aggiungere altri utenti. Fino ad allora, Perk mostra il messaggio "Non puoi ancora creare utenti. Chiedi a un amministratore di assegnarti almeno un utente prima". Un amministratore assegna prima una persona dell'azienda di destinazione, e il responsabile del personale può quindi aggiungere gli altri autonomamente.

Combinazione con il ruolo di responsabile o analista dei viaggi

Se una persona ricopre contemporaneamente il ruolo di responsabile del personale, di responsabile viaggi o di analista, lo stesso livello di accesso si applica a tutti i ruoli che ricopre. Non è possibile essere responsabile del personale per un gruppo di persone e responsabile viaggi per un altro.

Ad esempio, Alex è responsabile dei viaggi di Ana e Joan, ma non di Jose. Se Alex viene anche nominato responsabile del personale, potrà gestire solo Ana e Joan e non potrà essere responsabile del personale di Jose. Per modificare questa impostazione, un amministratore dell'account o un amministratore aziendale aggiunge Jose al personale assegnato ad Alex.

Per saperne di più sulla combinazione dei ruoli, vedere Ruoli e autorizzazioni in Perk.

Attenzione: Il downgrade rimuove questi limiti. Se l'account passa da Pro a Premium, i responsabili del personale mantengono il ruolo ma possono nuovamente gestire tutti gli utenti dell'account, quindi un responsabile del personale che prima era limitato a 12 persone diventa responsabile del personale per l'intero account. Si consiglia di rivedere questi responsabili del personale prima o dopo un downgrade. Il downgrade a Starter trasforma il ruolo di responsabile del personale in dipendente o autore.