I revisori finanziari sono responsabili dell'esportazione delle spese approvate e revisionate, delle spese di viaggio e delle transazioni con carta al sistema di terze parti. Solo i documenti che hanno lo stato Pronto per l'esportazione può essere esportato. Il formato di output dipende dal configurazione specifica dell'azienda.
I revisori finanziari possono scegliere di esportare:
- spese: spese con o senza ricevuta, chilometraggio e spese giornaliere
- spese di viaggio: spese raggruppate in un viaggio, che possono includere o meno chilometri, indennità giornaliere e altri tipi di spesa.
- transazioni con carta: transazioni a cui è stata abbinata una nota spese corrispondente.
- spese di viaggio: fatture ricevute per prenotazioni di viaggio in Perk o da un'integrazione di terze parti.
Il comportamento del Finanza > Revisione > Esportazione la pagina è determinata da una combinazione di impostazioni:
| Spese (comprese le spese di viaggio) | Transazioni con carta | Spese di viaggio |
|---|---|---|
|
|
|
Impostazioni di esportazione delle spese
L'integrazione dell'esportazione delle spese in Integrazioni consente di determinare il sistema di destinazione che riceve i dati da Perk. A seconda del sistema di destinazione, la configurazione e le opzioni consentite variano.
In questa pagina puoi impostare il sistema di destinazione per:
- Spese
- Libro paga (vedi Spese di esportazione pagate tramite busta paga)
- Transazioni con carta
- Spese di viaggio
Puoi avere solo un sistema target per tipo di documento.
Attenzione: Se si tenta di impostare più funzionalità di esportazione (ad esempio un'integrazione di terze parti per un ERP e l'esportazione dell'API di spesa), è possibile che si verifichi l'errore Validazione: applicabili più strutture di esportazione quando si tenta di esportare una spesa.
Esportazione delle spese
Per impostazione predefinita, tutte le spese rimborsabili (pagate privatamente, indennità giornaliere, chilometraggio, viaggi) vengono esportate tramite l'integrazione specificata come sistema ERP. Tuttavia, è possibile scegliere di esportare separatamente la giornata lavorativa e l'indennità chilometrica.
I dati di spesa, come l'importo totale della spesa, gli importi delle imposte, la data di spesa e la data di registrazione, vengono utilizzati per generare la registrazione contabile. Per ulteriori informazioni, vedere Dati di esportazione delle spese.
Selezionare il sistema di destinazione desiderato. Ad esempio, è possibile esportare le voci del giornale di spesa in un file di esportazione delle spese che i revisori finanziari possono scarica dal registro delle esportazioni oppure accedervi tramite API di spesaPer ulteriori informazioni sulle impostazioni di ciascun sistema di destinazione, consultare la documentazione per la configurazione di tale sistema.
Spese di esportazione pagate tramite busta paga
Se si desidera impostare Yokoy per suddividere l'esportazione delle spese rimborsabili e delle indennità, è necessario aver selezionato l'opzione Esportare separatamente le indennità giornaliere e chilometriche nella busta paga casella di controllo nella Impostazioni di spesa > Esportazione dati e configurazione ERP.
Selezionando questa opzione, è possibile impostare sistemi separati per la contabilità paghe e quella finanziaria (spese). In altre parole, è possibile configurare:
spese pagate privatamente tramite l'integrazione delle spese (ad esempio il sistema di contabilità finanziaria)
- le richieste di indennità giornaliera e chilometrica vengono esportate tramite l'integrazione della busta paga
Se hai già impostato il Impostazioni di esportazione delle spese, la configurazione viene mantenuta. È sufficiente aggiungere la configurazione per il sistema di gestione delle paghe.
Esportazione delle transazioni con carta
Le transazioni con carta possono essere esportate su un sistema di terze parti, indipendentemente dal fatto che si utilizzi Perk Cards o un altro fornitore di carte di terze parti.
I dati delle transazioni con carta, come l'importo e la data della transazione, vengono utilizzati per generare la registrazione contabile.
Nel Impostazioni di spesa > Abilita carte aziendali, specifichi il numero di creditore predefinito (ERP) necessario per l'esportazione delle transazioni con carta. Può essere sovrascritto manualmente modificandolo per la scheda specifica in Impostazioni > Impostazioni carta > Carte aziendali.
Selezionare il sistema di destinazione desiderato. Ad esempio, potresti voler esportare le transazioni con carta in un file di esportazione delle spese che i revisori finanziari possono scarica dal registro delle esportazioni oppure accedervi tramite API di spesaPer ulteriori informazioni sulle impostazioni di ciascun sistema di destinazione, consultare la documentazione per la configurazione di tale sistema.
Esportazione delle spese di viaggio
È possibile scegliere di esportare separatamente tutte le spese di viaggio derivanti dai viaggi prenotati. Il conto di trasferimento utilizzato per registrare queste spese è determinato in Impostazioni > Impostazioni spese > Prenotazioni di viaggio.
Selezionare il sistema di destinazione desiderato. Ad esempio, potresti voler esportare le spese di viaggio in un file di esportazione delle spese che i revisori finanziari possono scarica dal registro delle esportazioni oppure accedervi tramite API di spesaPer ulteriori informazioni sulle impostazioni di ciascun sistema di destinazione, consultare la documentazione per la configurazione di tale sistema.