Gli oggetti di costo consentono di raggruppare, monitorare e gestire i costi di viaggio per lo stesso reparto o progetto.

Puoi creare un oggetto di costo per una specifica azienda o utilizzarlo per tutte le aziende presenti nel tuo account. Puoi rendere l'oggetto di costo disponibile a tutti i dipendenti dell'azienda o solo a persone specifiche.

Nota: È possibile utilizzare lo stesso oggetto di costo anche per i viaggi. Per ulteriori informazioni, vedere Oggetti di costo nei viaggi E Impostare gli oggetti di costo per i costi di viaggio.

Quando si crea un nuovo oggetto di costo, è possibile scegliere dove utilizzarlo e a quali persone assegnarlo per impostazione predefinita. È anche possibile specificare se altri utenti possono visualizzare l'oggetto di costo al momento della prenotazione del viaggio.

È possibile creare voci di costo solo per le spese o solo per le fatture. Queste voci di costo vengono visualizzate solo nel contesto in cui vengono create. Ad esempio, se si crea una voce di costo solo per le spese, questa non verrà visualizzata al momento del pagamento della prenotazione quando gli utenti cercano una voce di costo.

Se si prevede di utilizzare oggetti di costo per l'allocazione dei costi, è necessario immettere il codice ERP necessario per esportare i dati degli oggetti di costo nelle spese e nelle fatture verso un sistema di terze parti.

Se si prevede di utilizzare un processo di approvazione degli oggetti di costo per spese e fatture, è possibile specificare chi può approvare le spese o le fatture inviate all'oggetto di costo e impostare un limite alle approvazioni. Qualsiasi spesa o fattura che superi tale limite viene inoltrata a un superiore durante il processo di approvazione.

Aggiunta di un nuovo oggetto di costo per spese o fatture

1. Vai a Impostazioni > Gestione dei costi > Oggetti di costo.
2. Clic Aggiungi oggetto di costo.
3. Nel Nome e dettagli, inserisci un chiaro Nome dell'oggetto di costo, come il budget di viaggio del progetto X. Seleziona un Oggetto di costo padre se hai bisogno di una struttura gerarchica (facoltativo). Per ulteriori informazioni, vedere Oggetti di costo su Perk.
4. Seleziona le aziende applicabili. Puoi rendere questo oggetto di costo disponibile per tutte le aziende presenti nell'account o solo per alcune aziende specifiche.
5. Sotto Utilizzo, seleziona Spese O Fatture.
   
   
    
6. Sotto Persone assegnate, scegli chi vuoi che utilizzi questo come voce di costo predefinita. Quando caricano una spesa o una fattura, questa voce di costo viene selezionata automaticamente.

7. Se si prevede di utilizzare un strategia di approvazione dell'oggetto di costo, Sotto Processo di approvazione, scegli chi può approvare le spese o le fatture inviate all'oggetto di costo.

   Approvatore: La persona responsabile dell'approvazione di tutte le spese o fatture presentate con questo oggetto di costo.

   Limite di approvazione: Se si imposta un approvatore, impostare la soglia massima per la sua approvazione. Qualsiasi spesa o fattura che superi questo limite verrà inoltrata all'approvatore dell'oggetto di costo principale, se applicabile.

   Scadenza del delegato e della delega: Se l'approvatore prevede di essere fuori ufficio, impostare un Delegare per approvare mentre sono via, e il Scadenza del delegato per quando torneranno in ufficio.

8. Per gli oggetti di costo utilizzati per l'allocazione dei costi, immettere codice ERP Da utilizzare per identificare l'oggetto di costo nel sistema finanziario e contabile. Le spese e le fatture esportate utilizzeranno questo codice per indicare l'oggetto di costo.
9. Sotto Accesso agli oggetti di costo, scegli se le persone possono visualizzare e selezionare l'oggetto di costo selezionando Consenti ad altre persone di utilizzare questo oggetto di costoSe selezioni "Tutti", chiunque potrà cercare e selezionare la voce di costo durante la creazione di una spesa o di una fattura. Se selezioni "Persone selezionate", solo le persone selezionate potranno accedere e selezionare la voce di costo.
10. Clic Salva.
    
    

Mancia: È possibile creare un singolo oggetto di costo che viene utilizzato sia dalle spese che dalle fatture selezionando entrambi Spese E Fatture.

Assegnazione di oggetti di costo predefiniti

Quando si assegna una voce di costo come predefinita per una persona, la voce di costo viene automaticamente selezionata nella fase di pagamento quando si prenota un viaggio. La persona può anche visualizzare altre voci di costo, a seconda della loro visibilità.

Per assegnare un oggetto di costo predefinito:

1. Vai al Pagina Persone.
2. Selezionare la persona o le persone a cui si desidera assegnare l'oggetto di costo.

3. Nella sezione azioni rapide, fare clic su Modifica oggetto di costo.

   

4. Sotto Assegna un oggetto di costo, seleziona il nuovo oggetto di costo.