Gli oggetti di costo consentono di raggruppare, monitorare e gestire i costi di viaggio per lo stesso reparto o progetto.

Puoi creare un oggetto di costo per una specifica azienda o utilizzarlo per tutte le aziende presenti nel tuo account. Puoi rendere l'oggetto di costo disponibile a tutti i dipendenti dell'azienda o solo a persone specifiche.

Nota: È possibile utilizzare lo stesso oggetto di costo anche per i viaggi. Per ulteriori informazioni, vedere Costo degli oggetti nel viaggio E Configurare gli oggetti di costo per le spese di viaggio..

Quando si crea un nuovo oggetto di costo, si sceglie dove si desidera utilizzare l'oggetto di costo e quali aziende possono utilizzarlo. Per impostazione predefinita, Quando crei un utente in Perk, assegni un oggetto costo a tutti.Tuttavia, è possibile scegliere di consentire ad altre persone di visualizzare e accedere all'oggetto costo al momento dell'invio di spese o fatture.

È possibile creare oggetti di costo che siano solo spese o solo fatture. Questi oggetti di costo vengono visualizzati solo nel contesto in cui sono stati creati. Ad esempio, se si crea un oggetto di costo che sia solo spese, non verrà visualizzato nella fase di checkout della prenotazione quando gli utenti cercano un oggetto di costo, né come opzione per le voci di riga durante la codifica delle fatture.

Se si intende utilizzare oggetti di costo per l'allocazione dei costi, è necessario inserire il codice ERP appropriato per esportare i dati degli oggetti di costo da spese e fatture a un sistema di terze parti.

Se si prevede di utilizzare un processo di approvazione per oggetti di costo per spese e fatture, è possibile definire la persona autorizzata ad approvare le spese o le fatture associate all'oggetto di costo e impostare un limite di approvazione. Le spese o le fatture che superano tale limite vengono inoltrate a un superiore nel processo di approvazione.

Aggiunta di un nuovo oggetto di costo per spese o fatture

1. Vai a Impostazioni > Gestione dei costi > Oggetti di costo.
2. Clic Aggiungi oggetto di costo.
3. Nel Nome e utilizzo:
   1. Inserisci un nome chiaro per l'oggetto Costo (ad esempio, "Budget di viaggio del progetto X").
   2. (Facoltativo) Seleziona un oggetto di costo padre se hai bisogno di una struttura gerarchica per determinare l'escalation nell'approvazione dell'oggetto di costo. Vedi Oggetti di costo in Perk.
4. Seleziona le aziende applicabili. Puoi rendere questo oggetto di costo disponibile per tutte le aziende presenti nell'account o solo per alcune aziende specifiche.
5. Sotto Utilizzo, seleziona Spese O Fatture.
6. Sotto Persone assegnate, scegli chi vuoi che utilizzi questo come voce di costo predefinita. Quando caricano una spesa o una fattura, questa voce di costo viene selezionata automaticamente.
7. Se prevedi di utilizzare un strategia di approvazione degli oggetti di costoNella sezione Processo di approvazione, scegli chi può approvare le spese o le fatture inviate all'oggetto di costo.
   Nota:Approvatori aggiuntivi per i viaggi sono configurati quando Viaggio è incluso nell'utilizzo dell'oggetto di costo. Non si applicano all'approvazione delle spese o delle fatture. Per delegare temporaneamente le approvazioni delle spese, utilizzare Delegato campo.
   1. Responsabile dell'approvazione: La persona incaricata di approvare le spese o le fatture presentate con questo oggetto di costo.
   2. Limite di approvazione: se si imposta un responsabile dell'approvazione, è possibile definire la soglia massima per la sua approvazione. Eventuali spese o fatture che superano tale limite verranno inoltrate al responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo principale, se applicabile.
   3. Delega e scadenza della delega: Se l'approvatore prevede di essere fuori ufficio, impostare una Delega ad approvare mentre sono viae la data di scadenza del delegato per il loro ritorno in ufficio.
8. Per gli oggetti di costo utilizzati per l'allocazione dei costi, immettere codice ERP Da utilizzare per identificare l'oggetto di costo nel sistema finanziario e contabile. Le spese e le fatture esportate utilizzeranno questo codice per indicare l'oggetto di costo.
9. Sotto Accesso agli oggetti di costo, scegli se le persone possono visualizzare e selezionare l'oggetto di costo selezionando Consenti ad altre persone di utilizzare questo oggetto di costoSe selezioni "Tutti", chiunque potrà cercare e selezionare la voce di costo durante la creazione di una spesa o di una fattura. Se selezioni "Persone selezionate", solo le persone selezionate potranno accedere e selezionare la voce di costo.
10. Clic Salva.

Mancia: È possibile creare un singolo oggetto di costo che viene utilizzato sia dalle spese che dalle fatture selezionando entrambi Spese E Fatture.

Assegnazione di oggetti di costo predefiniti

Quando si assegna una voce di costo come predefinita per una persona, la voce di costo viene automaticamente selezionata nella fase di pagamento quando si prenota un viaggio. La persona può anche visualizzare altre voci di costo, a seconda della loro visibilità.

Per assegnare un oggetto di costo predefinito:

1. Vai al Pagina Persone.
2. Selezionare la persona o le persone a cui si desidera assegnare l'oggetto di costo.

3. Nella sezione azioni rapide, fare clic su Modifica oggetto di costo.

   

4. Sotto Assegna un oggetto di costo, seleziona il nuovo oggetto di costo.