Una spesa condivisa è una spesa in cui il dipendente è stato taggato come partecipante. Le spese condivise vengono visualizzate come parte di una trasferta, ma non contribuiscono al rimborso totale della trasferta. Ad esempio, un pasto in cui altre persone della stessa azienda sono taggate come partecipanti alla spesa.

Perk può visualizzare le spese per il pasto come parte di un viaggio, in modo che gli approvatori e i revisori finanziari possano verificarne l'applicazione della corrispondente riduzione giornaliera.

Perk mostra le spese condivise come parte di un viaggio in cui la data della spesa rientra nelle date di inizio e fine del viaggio. La quota di spesa del partecipante è non contemplato come parte del risarcimento totale del viaggio.

Nota: L'attribuzione dei costi della spesa non determina se questa venga visualizzata o meno come parte di un viaggio; determina solo se le persone della stessa azienda siano state contrassegnate come parte della spesa. La spesa stessa potrebbe non essere stato necessariamente diviso in categorie di oggetti di costo/spese separate.

Abilitazione della visualizzazione delle spese condivise

Le aziende possono scegliere se visualizzare o meno le spese condivise come parte di un viaggio a livello aziendale. È possibile attivare Abilita le spese condivise all'interno dei viaggi opzione in Impostazioni > Account > Aziende > Impostazioni di spesa > Viaggi.

Visualizzazione delle spese condivise in un viaggio

Dipendenti, approvatori e revisori finanziari vedono un'opzione aggiuntiva nella panoramica del viaggio che consente loro di visualizzare o nascondere le spese condivise nell'elenco delle spese di viaggio.

Le spese condivise sono indicate con un'icona a forma di persona nella panoramica del viaggio per le date. La spesa condivisa riporta una descrizione, la persona che ha inviato la spesa originale, la data della spesa (che deve rientrare nelle date del viaggio), lo stato della spesa e la quota di partecipazione del partecipante, anziché l'importo totale della spesa.

Visualizzazione dell'approvatore di un viaggio contenente una spesa condivisa

Solo le spese in fase di approvazione, in fase di revisione, pronte per l'esportazione ed esportate sono considerate spese condivise. Eventuali bozze di spesa in cui il dipendente è stato selezionato come partecipante non vengono prese in considerazione fino a quando la spesa non viene presentata.

Dipendenti e responsabili dell'approvazione possono visualizzare solo le spese condivise all'interno del viaggio. In altre parole, possono visualizzare la descrizione, la persona che ha inviato la spesa, lo stato della spesa e la propria quota di spesa. Non possono visualizzare la ricevuta/spesa originale né modificarne i dettagli.

I revisori finanziari possono cliccare sulla spesa condivisa per aprirla e visualizzarla.