Le richieste di approvazione dei viaggi spesso si bloccano quando gli Approver vanno in ferie senza aggiornare manualmente il loro stato di fuori sede (OoO). Puoi configurare Perk per sincronizzare automaticamente le date di fuori sede direttamente dal tuo strumento HR, così tutte le approvazioni di viaggio vengono inviate in automatico al loro Delegato di viaggio.
Nota: per usare questa funzione devi avere attivato una di queste integrazioni HR:
- Factorial
- Quando gli Approvatore prenotano le ferie nel sistema HR, le date vengono automaticamente riflesse in Perk. Le date di assenza sincronizzate compaiono nel profilo dell’Approvatore nella scheda Preference. Queste date sincronizzate sono di sola lettura. Gli Approvatore non possono Modificare nessuna data di assenza in Perk. Per effettuare un Cambio delle date di assenza, gli Approvatore devono aggiornare le loro ferie nel sistema HR.
- Quando attivi le approvazioni automatiche fuori sede, gli Approver devono assicurarsi di impostare un Delegato di viaggio nel proprio profilo per gestire le richieste di approvazione quando sono assenti.
- Gli Approver possono assegnare come Delegato di viaggio qualsiasi Utente attivo (tranne gli ospiti). Le richieste vengono inoltrate automaticamente al Delegato di viaggio, così tutte le richieste di viaggio vengono approvate in modo rapido.
- Una volta impostato il Delegato di viaggio nel profilo dell’Approvatore, quella persona verrà utilizzata per le richieste di viaggio durante tutte le assenze future. Gli Approver possono cambiare in qualsiasi momento il loro Delegato predefinito andando sul proprio profilo, in Preferenze > Delegato di viaggio. Come Admin, puoi anche svolgere tu questa operazione.
- BambooHR - consulta la guida qui
Se un Approvatore non ha impostato un Delegato per i viaggi e la data di inizio del congedo si avvicina (cioè entro le prossime 2 settimane e 3 giorni), riceve una notifica via E-mail per impostare un Delegato per i viaggi.
Se non impostano un delegato di viaggio e il loro periodo di assenza inizia, tutte le richieste di approvazione vengono inviate all’Approvatore originale. Gli Admin dell’account possono comunque approvare al posto dell’Approvatore assente dalla pagina Viaggi.
Se imposti Perk per sincronizzare le date di assenza dall’ufficio dal sistema HR, non puoi modificare manualmente queste date in Perk. Se vuoi permettere alle Persone di Modificare le proprie date di assenza dall’ufficio in Perk, allora Disattiva questa sincronizzazione.
Attenzione: puoi automatizzare solo le approvazioni di viaggio fuori sede. Le date di assenza dal tuo tool HR non hanno alcun impatto sulle approvazioni di spesa. Guardare Assegna un Delegato per gestire le tue spese.
Attivare la sincronizzazione OoO
Per configurare l’integrazione è necessario avere il ruolo di Admin dell’account in Perk e il ruolo di Admin nel sistema HR.
In Perk, vai su Impostazioni > Integrazioni.
Cerca la tua integrazione HR e fai clic su Gestisci.
Vai alla scheda Impostazioni, scorri verso il basso fino alla sezione Sincronizza impostazioni e fai clic su Configura.
In Per quali campi vuoi sincronizzare, seleziona Fuori sede e fai clic su Salva e sincronizza.
- In Riconnetti per sincronizzare i dati fuori sede, fai clic su Riconnetti.
- Fai clic su Ricollega integrazione.
- Controlla l’elenco delle autorizzazioni richieste da Perk e fai clic su Avanti. Nell’elenco ora è inclusa anche la gestione delle assenze dall’ufficio.
- Inserisci l’ID utente HRIS e il token, quindi fai clic su Avanti.
- Controlla i campi aggiuntivi oppure salta per completare la configurazione.
- Nota: nella piattaforma HR, assicurati che i permessi per permettere la sincronizzazione dei periodi di ferie siano attivati.
- Esamina l'elenco delle autorizzazioni richieste da Perk e fai clic su Avanti. L'elenco ora include i permessi per le assenze fuori ufficio.
- Inserisci l'ID utente e il token HRIS, quindi fai clic su Avanti.
- Rivedi i campi aggiuntivi oppure salta per completare la configurazione.
Nota: Nella piattaforma HR, assicurarsi che siano abilitate le autorizzazioni per consentire la sincronizzazione del periodo di ferie.