È possibile utilizzare gli oggetti di costo per determinare chi è responsabile dell'approvazione della richiesta di viaggio. Quando un utente seleziona un oggetto di costo al momento del pagamento, Perk instrada la richiesta di approvazione agli approvatori dell'oggetto di costo: l'approvatore preferito e tutti gli approvatori aggiuntivi configurati. Chiunque di loro può approvare il viaggio. È possibile limitare le regole di approvazione a uno specifico oggetto di costo o applicarle a tutti gli oggetti di costo.

Per approvare le richieste di viaggio per oggetto di costo, è necessario:

1. Assegna gli approvatori nell'oggetto di costo.
2. Assegnare l'approvatore dell'oggetto di costo come approvatore.

Assegnazione degli approvatori nell'oggetto di costo

1. Vai a Impostazioni > Gestione dei costi > Oggetti di costo.
2. Fai clic su Aggiungi oggetto di costo oppure modifica un oggetto esistente.
3. Nella fase di Approvazione, selezionare un approvatore preferito.
4. (Facoltativo) Aggiungi approvatori aggiuntivi.
5. Fai clic su Salva.

Vedere Assegnare un responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo.

Assegnazione di un approvatore di oggetti di costo come approvatore

Una volta configurati correttamente gli oggetti di costo, è possibile creare un processo di approvazione che instradi le richieste di viaggio ai responsabili dell'approvazione. In questo modo, Perk richiederà automaticamente l'approvazione al responsabile collegato all'oggetto di costo selezionato dal prenotante al momento del checkout del viaggio.

1. Vai a Impostazioni > Gestione viaggi > Processi di approvazione.
2. Crea un nuovo processo di approvazione (o modificane uno esistente).
3. Scorri verso il basso fino a A chi è destinato il processo di approvazione? e aggiungi le persone a cui si applica il processo di approvazione.
4. Scorri verso il basso fino a Chi dovrebbe approvare il loro viaggio?
5. Nell'elenco a discesa Approvatore, selezionare Approvatore oggetto di costo.

Approvazione in più fasi con approvatori aggiuntivi

Se il processo di approvazione prevede più fasi e utilizza l'approvatore dell'oggetto di costo in uno slot, Perk crea un percorso di approvazione separato per ogni approvatore aggiuntivo in quello slot. L'altro approvatore nella regola rimane invariato. Ad esempio, con una regola che prevede un responsabile di linea e un approvatore dell'oggetto di costo, ogni approvatore aggiuntivo dell'oggetto di costo ottiene una propria fase parallela con lo stesso responsabile di linea.

Possibile configurazione di approvazione dell'oggetto di costo

Esistono diversi scenari che è possibile impostare per determinare come Perk sceglie l'approvatore:

1. Configura il processo di approvazione in modo che utilizzi l'approvatore dell'oggetto di costo, senza scegliere alcun oggetto di costo specifico. In questo caso, l'approvazione si applica a ogni viaggio che ha un oggetto di costo. L'approvatore viene selezionato dalla configurazione dell'oggetto di costo.
2. Configura il processo di approvazione in modo che prenda l'approvatore dell'oggetto di costo e lo utilizzi per uno specifico oggetto di costo. In questo caso, l'approvatore viene prelevato dalla configurazione dell'oggetto di costo per quello specifico oggetto di costo.
3. Configura il processo di approvazione in modo che selezioni una persona specifica e la utilizzi per un oggetto di costo specifico. In questo caso, l'approvatore viene selezionato dal processo di approvazione, non dalla configurazione dell'oggetto di costo.

È possibile impostare un processo di approvazione per l'intero account o per un gruppo specifico di persone, definendo chi sarà il responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo:

• Se chi effettua la prenotazione non seleziona alcun oggetto di costo per il viaggio, la regola di approvazione viene ignorata in quanto non applicabile.
• Se chi effettua la prenotazione seleziona un oggetto di costo per il viaggio, ma tale oggetto di costo non ha un responsabile dell'approvazione predefinito, la regola di approvazione non può essere applicata poiché Perk non è in grado di identificare il responsabile. In questo caso, Perk invia una notifica e richiede l'approvazione agli amministratori dell'account.

Tutte le altre regole di approvazione eventualmente stabilite nel processo di approvazione restano valide.