È possibile utilizzare espressioni regolari per rilevare informazioni sulle fatture che possono essere utilizzate per assegnare automaticamente gli oggetti di costo alle voci di riga della fattura. Ciò migliora l'automazione e offre maggiore flessibilità nella personalizzazione della logica di estrazione.
Ad esempio, un'azienda opera in più sedi: uffici, magazzini, stabilimenti e siti produttivi. Ogni sede ha un proprio centro di costo, a cui i fornitori fanno riferimento nelle loro fatture. Il codice del centro di costo riportato in fattura consente di assegnare automaticamente le voci di fattura alla voce di costo corrispondente.
Attenzione: Una regola regex estrae un singolo riferimento da una fattura e lo utilizza per assegnare stesso oggetto di costo per tutte le voci di rigaNon estrae un riferimento separato per ogni voce di spesa.
La corrispondenza delle stringhe regex ha la precedenza su qualsiasi altra logica di assegnazione, inclusa la codifica intelligente. Ad esempio, se viene definita un'espressione regolare per gli oggetti di costo ma nessun riferimento alla fattura corrisponde al modello, o Perk non è in grado di trovare un oggetto di costo corrispondente, il campo dell'oggetto di costo viene aggiornato utilizzando un'altra logica attiva, come la codifica intelligente o i valori predefiniti.
Perk confronta automaticamente il riferimento estratto tramite regex con tutti i valori dell'attributo selezionato sugli oggetti di costo attivi nell'azienda (gli oggetti di costo devono avere Fatture ambito selezionato). Quando trova una corrispondenza, assegna l'oggetto di costo corrispondente a tutte le voci di riga. Se vengono trovate più corrispondenze, il campo oggetto di costo nelle voci di riga della fattura viene lasciato vuoto.
Solo corrispondenza esatta di valori è consentito; nessuna imprecisione. Questa funzionalità funziona solo con fatture in formato PDF; le fatture elettroniche basate su XML non sono supportate.
È possibile definire più regole regex per gli oggetti di costo. Se più regole corrispondono ai valori della stessa fattura, non viene assegnato alcun oggetto di costo e il campo viene lasciato vuoto.
Creazione di una regola per assegnare oggetti di costo
Per creare una regola regex per gli oggetti di costo:
- Vai a Regole aziendali per le fatture > Corrispondenza stringhe (Regex) scheda.
- Fare clic su Aggiungi espressione regolare pulsante.
Per creare una nuova regola, inserisci le seguenti informazioni:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Sintassi Regex | Le espressioni Regex sono un tipo speciale di linguaggio che ci consente di riconoscere determinati schemi. È possibile testare il pattern direttamente dal programma di installazione. Il programma verifica che il pattern contenga la sintassi corretta delle espressioni regolari. |
| Attributo oggetto corrispondente | Specifica il campo dati Perk che corrisponde alla stringa estratta dall'espressione regolare dalla fattura. Attualmente, è possibile confrontare solo valori di campo specifici in Categoria:
|
| Posizionamento del campo fattura di destinazione | Specifica dove si trova il campo di destinazione. In questo caso, seleziona Voce di riga. |
| Campo fattura di destinazione | Indica il campo della fattura a cui è assegnato il valore corrispondente. In questo caso, dovrebbe essere Oggetto di costo. |
Clic Salva per mantenere la regola senza attivare, o Attivare per applicare la regola a ogni nuova fattura caricata.
Possibile impostazione per l'assegnazione di un oggetto di costo
Ricevi fatture da più fornitori e desideri che ogni voce di fattura venga automaticamente assegnata alla voce di costo corrispondente. Ai fornitori viene chiesto di includere in fattura un riferimento univoco che identifichi il centro di costo, come specificato nella richiesta d'ordine. Tutti i riferimenti ai centri di costo seguono un formato specifico: le lettere CC, un trattino, seguite da quattro cifre, ad esempio CC-4000 per la linea di montaggio B.
Imposti una regola per:
- Definisci un modello di riconoscimento per questo riferimento utilizzando una regola regex (ad esempio
CC-\d{4}). - Seleziona il Oggetto di costo campo dati che dovrebbe essere abbinato – in questo caso, il Codice oggetto di costo (ERP).
- Selezionare Voce di riga come il posizionamento sul campo.
-
Selezionare Oggetto di costo come campo della fattura di destinazione.
Regola regex per assegnare l'oggetto di costo
Codice associato all'oggetto di costo
Per ogni nuova fattura caricata (manualmente o via e-mail), Perk analizza il PDF per rilevare una stringa che corrisponde al modello di espressione regolare specificato. Quando viene trovata una corrispondenza, Perk la confronta con i codici ERP memorizzati nei record degli oggetti di costo e assegna automaticamente tutte le voci di riga della fattura all'oggetto di costo in cui il codice ERP corrisponde al valore rilevato (ad esempio CC-4000 per la linea di montaggio B).