È possibile utilizzare espressioni regolari per rilevare informazioni sulle fatture che possono essere utilizzate per assegnare automaticamente le fatture a specifici mittenti.

Ad esempio, ricevi fatture dal fornitore Acme regolarmente e desiderano che ogni fattura venga assegnata automaticamente al dipendente che ha gestito l'ordine corrispondente. Ogni fattura Acme contiene un riferimento univoco che identifica il dipendente responsabile, ad esempio il codice ERP del dipendente. Questo codice ERP appare all'interno del documento di fattura stesso e segue un formato specifico: una singola lettera seguita da cinque cifre, ad esempio A34567.

Imposti una regola per:

1. Definisci un modello di riconoscimento per questo riferimento utilizzando una regola regex (ad esempio [AZ]\\d{5}).
2. Seleziona il Utente campo dati che dovrebbe essere abbinato – in questo caso, il codice ERP.

Per ogni nuova fattura caricata (manualmente o via email), Perk analizza il PDF per rilevare una stringa che corrisponde al modello di espressione regolare specificato. Quando viene trovata una corrispondenza, Perk la confronta con i codici ERP memorizzati nei record utente e assegna automaticamente la fattura all'utente il cui codice ERP corrisponde al valore rilevato (ad esempio A34567).

A seconda del campo di destinazione, potrebbero essere consentite più corrispondenze. Ad esempio, se vengono trovati più utenti, è possibile assegnarli tutti come mittenti della stessa fattura.

Abilita la corrispondenza delle stringhe (regex)

Crei una regola specifica per ogni schema di stringa che vuoi rilevare nelle fatture

1. Vai a Amministratore > Regole aziendali per la fatturazione.
2. Seleziona il Corrispondenza delle stringhe (regex) scheda.

3. Clic Aggiungi espressione regolare.

   

   Per creare una nuova regola, inserisci le seguenti informazioni:

   Campo	Descrizione
   Sintassi Regex	Le espressioni Regex sono un tipo speciale di linguaggio che ci consente di riconoscere determinati schemi. Supponiamo che tu abbia un libro e che in questo libro tu voglia trovare la parola che contiene i numeri 567 seguito da un certo numero alfabetico di lettere, come MELA (la stringa sarebbe 567APPLE). Le espressioni regolari consentono di scrivere un determinato schema sintattico per estrarre esattamente quello schema di stringa esatto dai dati. È possibile testare il pattern direttamente dal programma di installazione. Il programma verifica che il pattern contenga la sintassi corretta delle espressioni regolari.
   Attributo oggetto corrispondente	Specifica il campo dati che Perk deve confrontare con la stringa estratta dall'espressione regolare dalla fattura. Attualmente, è possibile confrontare solo valori di campo specifici in Utenti: Email Conto dipendente (codice ERP) Campo personalizzato (eventuali campi personalizzati che potrebbero essere stati impostati per la tua azienda nel profilo utente)
   Posizionamento del campo fattura di destinazione	Specifica dove si trova il campo di destinazione. In questo caso, seleziona Fattura.
   Campo fattura di destinazione	Indica il campo della fattura a cui è assegnato il valore corrispondente. In questo caso, dovrebbe essere Inviante.

Nota: Se non sei sicuro di quale espressione regolare funzionerebbe per il tuo caso specifico, puoi utilizzare strumenti online come espressione regolare101 per creare la tua espressione regolare o contatta Perk.

Quando tutti i campi obbligatori sono stati configurati correttamente, puoi attivare la configurazione appena creata.

Esempio di una possibile configurazione

In questa configurazione, Perk rileva tutte le stringhe che contengono una singola lettera e cinque numeri. Confronta la stringa con Conto dipendente (ERP) campo nei profili di tutti gli utenti. Se trova un utente con un nome corrispondente Conto dipendente (ERP), aggiorna la fattura con quell'utente come mittente.

Regola di corrispondenza delle stringhe per rilevare uno schema composto da una singola lettera e cinque numeri.

Campo account dipendente (ERP) presente nel profilo utente.