Passare a Perk significa molto più di un semplice nuovo nome: significa lavorare sul serio senza perdere tempo. Abbiamo semplificato le modalità di accesso, gestione del team e controllo delle spese per far crescere la tua attività più velocemente.

Da un'app mobile più flessibile a un'allocazione più efficace degli oggetti di costo, ecco tutto ciò che devi sapere per mantenere il controllo ed evitare la ricerca manuale.

Accedere a Perk è simile al metodo utilizzato in Yokoy:

Basta con le password da cercare. Scopri un accesso più fluido e sicuro al tuo spazio di lavoro.

A seconda che la tua azienda abbia effettuato l'accesso a Yokoy tramite SSO o password, potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche:

• Autenticazione tramite password: se i tuoi utenti hanno effettuato l'accesso a Yokoy con una password, non devi fare nulla. La tua azienda passerà automaticamente a autenticazione tramite password monouso (OTP), che offre maggiore sicurezza per il tuo account.
• Autenticazione SSO: se la tua azienda ha utilizzato l'accesso singolo con Yokoy, dovrai modificare le impostazioni del tuo provider di identità per utilizzare l'integrazione Perk. Puoi Configura Perk per utilizzare OAuth o SAML con più provider di identità. Ti faremo sapere quando sarà necessario apportare questa modifica.

Se la tua azienda filtra il traffico di rete con firewall aziendali, dovrai modifica la tua lista consentita per consentire il traffico da e verso Perk.

Gestione degli utenti e dei permessi

Aggiungere e organizzare il personale ora è intuitivo: puoi concentrarti sul lavoro, non sulla configurazione.

Come amministratore dell'account, avrai una visione a 360° di tutti i dipendenti che hanno accesso a Perk, insieme alle loro impostazioni nella pagina Persone. Puoi filtrare i dipendenti in base a diverse opzioni, rapidamente. aggiornare i profili e ruoli ed esportare i dati in Excel.

I tuoi utenti esistenti continueranno ad avere accesso alle attività e alle azioni che devono svolgere. Poiché i ruoli in Perk sono leggermente diversi da quelli in Yokoy, abbiamo mappato l'accesso dei tuoi utenti nel modo seguente:

A differenza della configurazione dei ruoli in Yokoy, che poteva richiedere l'assegnazione di più ruoli allo stesso utente, quando si assegna un ruolo specifico in Perk, a quella persona vengono assegnati compiti specifici. Alcuni ruoli possono essere combinati, altri no.

Come Yokoy, puoi comunque limitare il ruolo di una persona a una specifica azienda o consentirle di eseguire l'azione per tutte le aziende dell'account. Tuttavia, tieni presente che non è possibile svolgere un ruolo in un'azienda e un ruolo diverso in un'altra azienda. Deve essere lo stesso ruolo per tutte le aziende selezionate. Per ulteriori informazioni, consulta Assegna ruoli e autorizzazioni.

Con il ruolo di amministratore dell'account, avrai accesso a tutte le configurazioni necessarie per gestire al meglio il tuo account Perk: tutte le impostazioni di spesa e fatturazione, le integrazioni e l'accesso come sviluppatore in un'unica azione. I revisori finanziari hanno un maggiore controllo sulla spesa, potendo ora modificare viaggi, indennità giornaliere e spese chilometriche, aggiungere spese ai viaggi e annullare o annullare le esportazioni, il tutto in modo immediato.

Ruoli amministrativi

In precedenza, in Yokoy era possibile assegnare autorizzazioni amministrative aggiuntive agli utenti addetti all'elaborazione delle fatture, all'amministratore delle carte e all'amministrazione finanziaria, per consentire loro di eseguire attività amministrative come la gestione delle aliquote fiscali, l'impostazione delle categorie o l'aggiunta manuale delle carte. In Perk, questo non è più possibile; solo gli amministratori degli account possono eseguire queste attività.

Per impedire accessi indesiderati, a tutti gli utenti con autorizzazioni amministrative combinate con un altro ruolo chiave, come utente finanziario, elaboratore fatture o utente delle risorse umane, verrà assegnato solo quel ruolo principale.

Ad esempio, se l'utente ha un ruolo di utente finanziario e un ruolo di amministratore per gestire le aliquote fiscali, gli oggetti di costo e le tariffe chilometriche e giornaliere, gli verrà assegnato solo il ruolo di revisore finanziario, che non gli consentirà di modificare alcuna allocazione dei costi o configurazione delle spese. In qualità di amministratore dell'account, potrai modificare il suo ruolo dopo l'aggiornamento, se necessario.

Aggiungere nuove persone in Perk

Similmente a Yokoy, ci sono diversi modi per aggiungere nuove persone al tuo account Perk:

• Aggiungi persone nella pagina Persone (manualmente o tramite CSV)
• Fornitura tramite SCIM
• Fornitura da un sistema HR di terze parti
• Fornitura da parte di un finanziamento di terzi e UNsistema contabile

Per semplificare la gestione dei viaggi e delle spese, per creare un nuovo utente in Perk sono richiesti solo nome, cognome e indirizzo e-mail.

A seconda della configurazione attuale in Yokoy, potrebbe essere necessario modificare il modo in cui si aggiungono nuovi dipendenti in Perk:

Provisioning degli utenti tramite SCIM

Se hai effettuato il provisioning degli utenti utilizzando SCIM di Yokoy e non hai predisposto conti creditori, politiche per i dipendenti o soglie di approvazione, quindi ti consigliamo vivamente di regolare le impostazioni del tuo provider di identità per utilizzare Il provisioning SCIM di Perk Ora puoi ancora utilizzare la configurazione SCIM di Yokoy, ma tieni presente che in futuro verrà deprecata. Se accetti di apportare la modifica ora, ti contatteremo per informarti quando dovrai effettuare questa modifica per evitare interruzioni del servizio.

Provisioning degli utenti tramite il sistema HR

Se hai utilizzato il tuo sistema HR come fonte attendibile per la creazione degli utenti in Yokoy, puoi comunque farlo in Perk. Se hai utilizzato una soluzione alternativa, ovvero non hai collegato Yokoy direttamente al tuo sistema HR ma hai utilizzato una soluzione intermedia, come la generazione di un file CSV con gli utenti caricati tramite l'app o tramite SFTP, tieni presente che Perk offre anche Integrazione diretta con vari sistemi HRIS, tra cui HiBob, Personio, Workday, Lucca e BambooHR. Potresti valutare di passare a una di queste integrazioni per semplificare la manutenzione.

Provisioning degli utenti tramite il sistema finanziario e contabile

Se hai utilizzato il tuo sistema finanziario e contabile (o ERP) come fonte attendibile per la creazione di utenti in Yokoy, in modo da poter popolare automaticamente informazioni finanziarie chiave come conti creditori, report dei responsabili di linea e informazioni sulle buste paga, con Perk non ci saranno cambiamenti. L'integrazione del tuo sistema finanziario continuerà a essere responsabile del provisioning di tali informazioni in Perk.

Provisioning degli utenti tramite server SFTP

In precedenza, se aggiungevi utenti a Yokoy utilizzando un file CSV standard o personalizzato caricato sul server SFTP di Yokoy, la configurazione non subiva alcuna modifica. Tuttavia, tieni presente che non potrai caricare utenti ad hoc nell'app, poiché il formato del file CSV per l'importazione degli utenti in Perk è diverso da quello di Yokoy. Allo stesso modo, non potrai migliorare il tuo file di importazione esistente per includere altri attributi utente. Pertanto, ti consigliamo di valutare il passaggio al provisioning degli utenti tramite SCIM, integrazione HRIS o integrazione con il sistema ERP per rendere la tua configurazione a prova di futuro e beneficiare dei nuovi sviluppi.

Rimozione di persone in Perk

L'offboarding dei dipendenti in Perk è leggermente diverso da quello in Yokoy. In Perk, gli account degli utenti possono avere uno dei quattro stati seguenti:

• Invita: la persona è stata invitato ad accedere a Perk ma non l'ha ancora fatto oppure nel suo profilo mancano le informazioni richieste.
• Attivo: la persona può essere aggiunta a un viaggio o gestire le spese in Perk.
• Archivio: l'account della persona esiste in Perk, ma non riesce più ad accedervi. Non può creare nuovi viaggi o caricare spese.
• Elimina: l'account della persona non esiste più in Perk. In questo caso, eliminiamo tutte le sue informazioni personali (PII) per la protezione dei dati, ma conserviamo un registro delle sue azioni (ad esempio prenotazioni, spese, fatture, ecc.) per la tracciabilità.

È possibile rimuovere le persone nello stesso modo in cui si è fatto in Yokoy, a seconda di come sono state aggiunte inizialmente. In altre parole, è possibile rimuoverle tramite provisioning degli utenti tramite SCIM, sistema HR o sistema ERP, oppure manualmente. archiviarli o eliminarli.

Campi personalizzati nei profili utente

Abbiamo modificato il modo in cui gestiamo le informazioni personalizzate nel profilo utente. I campi personalizzati nel profilo utente in Perk possono essere modificati solo dall'amministratore dell'account o dal responsabile del personale (ad esempio, il ruolo HR). Se hai impostato campi personalizzati in cui i dipendenti possono aggiungere le proprie informazioni, come i numeri IBAN, ti contatteremo per offrirti un'alternativa.

Gestione dell'allocazione dei costi

Assumi il pieno controllo del tuo budget con oggetti di costo flessibili e dimensioni finanziarie che corrispondono esattamente a come spende la tua azienda.

In Perk, è possibile determinare come contabilizzare i costi selezionando gli oggetti di costo (e i campi personalizzati) durante l'invio di spese e fatture. Gli utenti esterni (ad esempio, collaboratori o collaboratori esterni) non vedranno queste informazioni quando aggiungono spese o fatture, ma gli approvatori devono aggiungere l'allocazione dei costi prima di approvare la spesa o la fattura.

Durante il processo di aggiornamento, ci assicureremo che tutti gli oggetti di costo esistenti e le altre dimensioni finanziarie siano disponibili per l'uso in Perk.

Oggetti di costo in Perk

Come avrete già visto in Perk, abbiamo introdotto un concetto di allocazione dei costi combinata in preparazione all'aggiornamento da Yokoy: oggetti di costo.

L'impostazione e la configurazione sono simili a quelle di Yokoy. È possibile stabilire se l'oggetto di costo viene utilizzato da un'azienda specifica o da tutte le aziende, se si desidera che i dipendenti li selezionino al momento della prenotazione di un viaggio o se si desidera utilizzarli esclusivamente per spese o fatture. È possibile impostare l'oggetto di costo come oggetto di costo predefinito di un dipendente e scegliere un approvatore a cui eseguire l'approvazione basata sull'oggetto di costo. Se si utilizzano oggetti di costo gerarchici per determinare l'escalation dell'approvazione, è possibile configurare fino a 5 livelli. Vedere Oggetti di costo in Perk.

Oggetti di costo visibili a persone specifiche

Se in precedenza hai limitato l'accesso a specifici oggetti di costo solo agli utenti del reparto Finanza, ora puoi limitare l'accesso specificando persone specifiche o utilizzando gruppi di utenti. Pertanto, se desideri continuare a visualizzare determinati oggetti di costo solo al tuo team Finanza, dovrai configurare un gruppo di utenti "Finanza" con il tuo team Finanza e concedere l'accesso a tale gruppo di utenti "Finanza".

Oggetti di costo di provisioning

È possibile predisporre automaticamente gli oggetti di costo tramite l'integrazione HRIS o ERP oppure aggiungere in blocco più oggetti di costo nell'app utilizzando un file CSV.

Le integrazioni HRIS di Perk potrebbero non includere tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione di spese e fatture nel tuo sistema contabile (ad esempio, ID univoci per identificarle nel tuo sistema contabile, responsabili dell'approvazione), quindi verifica che tutte le informazioni richieste siano importate. In caso contrario, dovrai aggiornare queste informazioni manualmente.

Se l'integrazione ERP è responsabile della creazione di oggetti di costo in Yokoy, non ci saranno cambiamenti. Continuerà ad aggiungere nuovi oggetti di costo con tutte le informazioni necessarie per la corretta contabilizzazione delle spese e delle fatture elaborate. Tuttavia, è importante assicurarsi che, se si decide di utilizzare un'integrazione HRIS per il provisioning degli utenti, non vengano fornite informazioni sugli oggetti di costo.

Incluse altre dimensioni finanziarie

A seconda delle esigenze della tua azienda, potresti aver utilizzato i tag in Yokoy per tracciare ulteriori dimensioni finanziarie a livello di costo. Questi tag sono ora campi personalizzati in Perk, ma svolgono la stessa funzione. È comunque possibile impostare nuovi campi personalizzati per tenere traccia di dimensioni come progetti, reparti o eventi. Tuttavia, ora hai la flessibilità di decidere se desideri Utilizzateli per l'allocazione dei costi o semplicemente per raccogliere informazioni da utilizzare in Perk. Questi campi personalizzati per l'allocazione dei costi possono ancora essere utilizzati per determinare il flusso di approvazione della vostra azienda, come in precedenza.

Tutti i tag e i flussi di lavoro basati sui tag impostati in Yokoy saranno mantenuti dopo l'aggiornamento, ma verranno gestiti come campi personalizzati. Se necessario, vai su Impostazioni > Gestione costi > Campi personalizzati. modificare gli approvatori o aggiungere valori aggiuntivi.

Gestione delle impostazioni di spesa

Regola i tuoi limiti e la logica in tempo reale. Le tue spese rimangono sotto controllo, mentre il tuo team rimane flessibile. Con Perk, abbiamo semplificato il modo in cui configuri e gestisci le tue aziende per l'elaborazione di spese e fatture.

Mentre hai avuto accesso a queste impostazioni dal menu Amministrazione in Yokoy, abbiamo raggruppato tutte le impostazioni e le configurazioni dell'account sotto Impostazioni.

A differenza di Yokoy, che consentiva di assegnare autorizzazioni di amministratore per configurare un'azienda specifica, solo gli amministratori degli account Perk possono eseguire la configurazione. È ancora possibile configurare determinate impostazioni per un'azienda specifica e impostarne altre per un'altra; questa funzionalità non è cambiata.

Per accedere alle impostazioni specifiche di un'azienda, vai su Impostazioni > Account > Aziende e seleziona l'azienda specifica che desideri modificare. Fai clic su Visualizza impostazioni di spesa.

Qui Troverai tutte le impostazioni chiave per determinare come Perk elabora spese e fatture. Potresti notare che alcune impostazioni sono state rimosse; non preoccuparti, la funzionalità è ancora presente: abbiamo solo incorporato alcune impostazioni come predefinite per tutti gli account.

Ad esempio, queste opzioni sono sempre attive:

• Impostazioni di conformità finanziaria: i revisori finanziari possono ora sempre modificare spese, viaggi e tariffe giornaliere secondo necessità, ottenendo così un maggiore controllo sull'invio delle spese.
• Approvazioni interaziendali: quando si determinano i processi di approvazione delle spese in voci di costo o campi personalizzati, è possibile scegliere chiunque, indipendentemente dall'azienda di appartenenza, anche se si limita l'utilizzo della voce di costo o del campo personalizzato a una specifica azienda. Abbiamo introdotto questa opzione per offrire maggiore flessibilità nei flussi di approvazione; tuttavia, se si limita l'approvazione a persone di una specifica azienda, la configurazione non cambierà. È comunque possibile assegnare la persona corrispondente che appartiene all'azienda in cui è impostata la voce di costo.

Alcune altre funzionalità non sono attualmente disponibili, ma ciò non significa che non le offriremo in una fase successiva:

• Timeout di sessione: non offriamo più la possibilità di configurare il timeout di sessione dovuto all'inattività.
• Analisi per chi invia e per i gestori: stiamo lavorando per offrirti analisi e report migliori sulla spesa in generale, quindi abbiamo rimosso l'opzione per chi invia e per i gestori di visualizzare le analisi sulla spesa, ma continua a seguirci per scoprire le nuove funzionalità di analisi.

Con il processo di aggiornamento manterremo la tua configurazione attuale, quindi non sarà necessario modificarla a meno che tu non lo voglia!

Utilizzo dell'app mobile Perk

Nessun controllo, nessuna attesa. L'app mobile Perk ti consente di gestire tutto, ovunque tu sia. I dipendenti possono caricare le spese in mobilità e gestire tutti gli aspetti del viaggio, come gestire le prenotazioni, controllare i dettagli dell'imbarco e altro ancora.

Se utilizzi la gestione dei dispositivi mobili (MDM) per i tuoi dispositivi mobili aziendali, dovrai aggiungere l'app mobile Perk alle tue app autorizzate. In caso contrario, i dipendenti potranno scaricare l'app autonomamente una volta completato l'aggiornamento. L'app Perk è disponibile in Apple App Store e Google Play Store.

L'app mobile consente ai dipendenti di svolgere tutte le attività principali durante i viaggi di lavoro, come creare note spese, gestire le spese di viaggio, approvare spese e fatture e controllare i dettagli delle carte aziendali o le transazioni. Con questa attenzione all'esperienza dei dipendenti, abbiamo eliminato la possibilità di caricare note spese per conto terzi o fatture, poiché queste operazioni vengono solitamente eseguite tramite l'app web.

Reportistica e analisi della spesa

Perk include una dashboard per la rendicontazione delle spese che offre agli amministratori dell'account e ai revisori finanziari una panoramica visiva delle spese aziendali, senza bisogno di esportazioni manuali.

In Yokoy, era possibile esportare solo dati grezzi relativi a spese, fatture e transazioni. La panoramica dei report di spesa offre al team finanziario una visibilità diretta sulle tendenze di spesa e sui principali indicatori.

La panoramica include metriche chiave come la spesa totale e l'andamento della spesa totale, la spesa media per dipendente, la spesa per voce di costo e per categoria. La panoramica dei report di spesa è accessibile agli amministratori dell'account e ai revisori finanziari (per le entità di loro competenza). Come in precedenza, è possibile esportare i dati grezzi o programmare l'invio del report alla propria casella di posta elettronica a intervalli regolari.

Per ulteriori informazioni, vedere Scopri i report di spesa in Perk.

Punti salienti dell'aggiornamento

Riassumendo, ecco i cambiamenti chiave da tenere a mente: