È possibile aggiungere o aggiornare in blocco le persone nella sezione Persone utilizzando un file CSV. Sono disponibili due modelli CSV per aggiungere o aggiornare le persone in Perk:
- Informazioni sulle persone: informazioni di base sulla persona, incluso il suo ruolo
- Informazioni sulla spesa: informazioni utilizzate esclusivamente per l'elaborazione delle spese e delle fatture
Dati sulle persone
Il modello di dati Persone consente di aggiungere più persone a Perk in blocco. È possibile specificare informazioni di base come nome, indirizzo email, azienda e ruolo. È possibile utilizzare lo stesso modello per aggiornare più valori per le persone già presenti.
Questo modello si applica a tutte le configurazioni di account, indipendentemente dal fatto che si utilizzi Perk per prenotare viaggi, gestire eventi o elaborare spese e fatture.
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Nome proprio o nome di battesimo della persona. |
| Cognome | Cognome della persona. |
| Nome utente | Creato automaticamente al primo caricamento. Specificare questo valore solo se l'utente esiste già. |
| Indirizzo email della persona utilizzata per accedere a Perk. | |
| Azienda | Utilizzare questo campo solo se la configurazione dei vantaggi include più aziende. Vedi Aggiungi, modifica o elimina aziende. Utilizzato per assegnare un utente a una determinata azienda all'interno del tuo account Perk. L'azienda deve già esistere in Perk e il nome fornito deve corrispondere al nome esatto dell'azienda esistente. |
| ID univoco | ID univoco dell'utente. Spesso, questo corrisponde anche al conto creditore del dipendente. Numero massimo di caratteri consentiti: 255 |
| Lingua |
Indica la lingua preferita dall'utente:
Ciò determina anche il formato della data e l'unità di misura per il profilo della persona. |
| Valuta | Codice della valuta utilizzata dalla persona. Codice ISO 4217 a tre lettere (es. EUR, USD) |
| Responsabile di linea | Indirizzo email del responsabile di linea. Il responsabile di linea deve già essere presente in Perk; in caso contrario, il processo di importazione non andrà a buon fine. |
| Genere |
Indica il sesso della persona, informazione che potrebbe essere richiesta ai fini del viaggio:
Nota: se desideri utilizzare l'opzione di genere non binario nel tuo account, contatta il tuo account manager. |
| Data di nascita | Data di nascita della persona nel AAAA-MM-GG formato |
| Paese di residenza | Codice del paese di residenza della persona. Codice ISO 3166-1 alpha-2 (ad esempio ES per la Spagna). |
| Ruoli |
Ruolo della persona. Se si applicano più ruoli, separarli con un punto e virgola (
|
| Persone assegnate | Indirizzi email delle persone per conto delle quali la persona può svolgere attività di travel manager e analista. Separare ciascun indirizzo email inserendolo tra virgolette. Ad esempio: “john@example.com””alex@example.com””jo@example.com”
|
| Azienda assegnata | Nome dell'azienda o delle aziende presso cui la persona può svolgere un ruolo di travel manager o analista. Il valore deve corrispondere esattamente. Separare ogni azienda con virgolette. Ad esempio, "Perk SL""Perk Ltd""Perk SLU"
|
| È attivo | Sì → ripristina l'utente (solo se attualmente è archiviato) No → archivia l'utente (solo se è attualmente attivo) Agisce solo sugli aggiornamenti (righe con un NomeUtente). Ignorato durante la creazione di un nuovo utente. |
Aggiornamento dei dati delle persone
Il modello dati persone consente anche di aggiornare le persone esistenti in Perk. Il NomeUtente La colonna indica a Perk se creare o aggiornare una persona. Se una riga contiene un NomeUtente, Perk aggiorna la persona corrispondente. Se il NomeUtente Il campo viene lasciato vuoto, Perk crea una nuova persona.
Quando aggiornate le persone, tenete a mente queste regole:
-
Includi il nome utente di ogni persona che desideri aggiornare. Se si ricarica una riga per una persona esistente senza un
NomeUtenteL'importazione fallisce con un errore di email duplicata. Perk non effettuerà l'abbinamento automatico tramite email. - Includi solo le colonne che desideri modificare. Se lasci vuota una colonna facoltativa, Perk mantiene il valore esistente. Puoi anche omettere completamente le colonne facoltative.
- Ruoli: Se nel file non sono presenti né la colonna "roles" né la colonna "admin", i ruoli esistenti vengono mantenuti. Se le colonne sono presenti ma vuote, non viene assegnato alcun ruolo.
-
È attivo: questa colonna funziona solo sulle righe di aggiornamento (righe con un
NomeUtenteViene ignorato durante la creazione di nuovi personaggi.
Il nome utente viene impostato automaticamente sull'indirizzo email della persona al momento della sua creazione. Lo trovi nella sezione Persone di Perk. Per aggiornare in blocco le persone esistenti:
- Vai a Persone.
- Esporta l'elenco delle persone attuali per ottenere il
nome utente di ciascuna persona. - Apri o crea un file CSV con i dati delle persone e includi il
NomeUtenteper ogni persona che desideri aggiornare. - Compila solo le colonne che desideri modificare. Lascia vuote le altre colonne per mantenere i valori esistenti.
- Seleziona Gestisci dati > Importa dati.
- Seleziona Dati sulle persone.
- Carica il tuo file CSV e seleziona Importa dati.
Dati di spesa
Il modello per i dati di spesa consente di aggiungere ulteriori informazioni agli utenti Perk esistenti, informazioni utilizzate per la gestione delle spese e l'elaborazione delle fatture. Ad esempio, è possibile definire chi può inviare o approvare le spese per conto dell'utente.
La persona deve essere già stata creata in Perk per poter utilizzare questo modello. Se si tenta di aggiungere persone utilizzando solo il modello dei dati di spesa, Perk visualizza un errore.
| Tutti i campi personalizzati configurati per la tua organizzazione. Più campi personalizzati sono separati da un punto e virgola (;). | Descrizione |
|---|---|
| Indirizzo email della persona registrata in Perk. Se la persona non esiste in Perk, il processo di importazione non va a buon fine. | |
| Delegato spese: inviare (assistente) | Indirizzo email della persona che può presentare le spese per conto della persona. |
| Delegato spese: approva | Indirizzo email della persona che può approvare le spese per conto della persona. |
| Limite di approvazione automatica delle spese | Importo al di sotto del quale le spese vengono approvate automaticamente dalla persona. |
| Limite di escalation dell'approvazione delle spese | Importo oltre il quale spese e fatture richiedono anche l'approvazione del responsabile diretto. Applicabile solo se Perk è configurato per utilizzare l'approvazione del responsabile diretto. |
| Politica sui dipendenti | ID del politica del dipendente associata alla persona. |
Suggerimento:Utilizza l'azione di massa nella pagina Persone per aggiornare oggetto di costo predefinito, politica di viaggio o processo di approvazione del viaggio per una persona.
Formattazione del file CSV
Quando si utilizzano i modelli CSV, è necessario mantenere la riga di intestazione. In caso contrario, l'operazione di importazione non andrà a buon fine.
Tenete presenti questi criteri durante la modifica del file CSV:
- Gli attributi sono separati da una virgola.
- Le righe (ovvero le persone) sono separate da un punto e virgola.
- Tutti i valori devono essere forniti come stringhe di testo. Il valore non deve contenere caratteri speciali.
- I campi relativi al nome (ad esempio nome e cognome) possono contenere dieresi e segni diacritici. Gli altri campi non devono contenere questi caratteri.
- I ruoli devono essere uno dei valori specificati; altrimenti, vengono ignorati.
Se devi aggiungere più persone a Perk, ti consigliamo di suddividere i file CSV in file più piccoli, se possibile. Il numero massimo di righe consentito è 400. I file CSV più piccoli, con meno di 50 righe, vengono elaborati immediatamente. I file più grandi, fino a 400 righe, vengono elaborati in background. Perk ti invierà un'email al termine dell'importazione.
Il formato CSV viene convalidato durante il processo di importazione ed eventuali errori nelle righe di intestazione vengono visualizzati nella finestra di caricamento. Se il file contiene valori non validi per un determinato attributo, Perk restituisce un rapporto di errore scaricabile con le istruzioni su come risolvere eventuali problemi.
Suggerimento: Alcuni metodi di integrazione (CSV, ERP, HRIS) potrebbero non consentire l'inserimento di tutte le informazioni necessarie per l'elaborazione di spese e fatture. In questi casi, è possibile utilizzare il file CSV per aggiornare gli utenti con le informazioni mancanti.
Aggiungere persone tramite file CSV
Per aggiungere persone a Perk tramite CSV, è necessario crearle in Perk utilizzando il modello di dati delle persone.
Se intendi utilizzare Perk per l'elaborazione delle spese e delle fatture, puoi aggiornare il profilo esistente utilizzando il modello per i dati di spesa. Devi utilizzare lo stesso indirizzo email che hai inserito quando li hai aggiunti tramite il modello per i dati personali.
Per aggiungere più persone contemporaneamente:
- Vai su Persone.
- Fai clic su Gestisci dati e poi seleziona Importa dati.
- Seleziona Dati sulle persone
- Carica un file CSV con i dati delle persone e fai clic su Importa dati.
Per aggiungere informazioni sulle spese ai dipendenti esistenti:
- Una volta che le persone sono state aggiunte a Perk, fai clic su Gestisci dati e quindi seleziona Importa dati.
- Seleziona Dati di spesa.
- Carica un spendi i dati file CSV e fai clic su Importa dati.